Top.Mail.Ru

Что делать, если документы пришли позже

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, то есть в тот же день, а то и час, когда операция была произведена. Но когда этот документ попадет в бухгалтерию продавца и покупателя – это проблема исполнительской дисциплины. В связи с этим перед бухгалтерией стоит вопрос: имеют ли они право учесть в расходы работы (или услуги), произведенные в одном отчетном периоде, если первичный документ составлен в следующем? То есть что более важно: дата составления первичного документа или период осуществления факта хозяйственной жизни?

Одна из самых больших проблем, которую уже не один десяток лет пытаются решить российские (а до этого советские) бухгалтеры – это своевременное получение первичных учетных документов как от сотрудников своей организации, так и от партнеров. Недавно налоговики выпустили письмо, разъясняя этот вопрос.

Почему документы задерживаются

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон № 402-ФЗ). Не вдаваясь в подробности оформления первичных документов, отметим только, что в число семи их обязательных реквизитов входят «Дата составления документа» и «Содержание факта хозяйственной жизни» (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Под содержанием факта хозяйственной жизни, по нашему мнению, следует понимать описание (с той или иной степенью подробности) произведенной операции. В том числе может быть указана фактическая дата (период) ее осуществления.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, то есть в тот же день, а то и час, когда операция была завершена (ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). В каких-то ситуациях, например при передаче материальных ценностей, это возможно. Продавец передал товар покупателю, а тот сразу же расписался в заранее оформленном документе, где не хватало только его подписи и даты. В этом случае дата составления документа и фактическая дата ­совершения операции будут совпадать.

А вот когда этот документ попадет в бухгалтерии продавца и покупателя, это уже вопрос исполнительской дисциплины. Теоретически он должен быть там в тот же день. На практике считается неплохим результатом, когда первичные учетные документы поступают в бухгалтерию в течение недели-двух после окончания отчетного месяца. Ну а о ­рекордах ­длительности читатели сами могут немало поведать.

В каких-то других случаях подписание первичного документа требует проверок, согласований, принятия решений, и документ окажется подписанным намного позже, чем имел место быть факт хозяйственной жизни. Примером этого может быть выполнение работ, оказание ряда услуг и т.п.

В частности, при оформлении передачи результата строительно-монтажных работ заказчик и подрядчик до сих пор используют (что, на наш взгляд, вполне оправданно) акт о приемке выполненных работ (форма № КС-2) и справку о стоимости выполненных работ и затрат (форма № КС-3), формы которых были утверждены постановлением ­Госкомстата России от 11.11.1999 № 100.

В акте по форме № КС-2 в шапке документа есть показатели «Дата составления» и «Отчетный период». И вполне допустима ситуация, когда документ составлен после окончания отчетного периода (например, отчетный период – октябрь, а документ составлен в первых числах ноября). Точно такая же ситуация будет и со справкой по форме № КС-3. Отчетный период и дата составления не обязательно будут совпадать. Причем подписаны заказчиком они могут быть значительно позже, как и ­переданы в бухгалтерии заказчика и подрядчика.

Аналогичная ситуация возникает и при оказании некоторых услуг. Акты о фактически оказанных услугах могут быть подписаны не день в день (либо, если услуги длительные, последним днем отчетного периода), а существенно позже. Хотя в самом акте, подписанном в декабре, будет указано, что данные услуги были оказаны в период, допустим, с 15 октября по 30 ноября текущего года.

Расходы в одном периоде, документы – в другом

Многие годы бухгалтеры решают для себя вопрос, имеют ли они право учесть в расходы работы (или услуги), произведенные в одном отчетном периоде, если первичный документ составлен в следующем. То есть что более важно: дата составления первичного документа или период ­осуществления факта хозяйственной жизни?

Мы придерживаемся точки зрения, что дата осуществления факта хозяйственной жизни (указанная в документе) превалирует над датой составления документа. Хотя ни из текста Закона № 402-ФЗ, ни из текста ранее действовавшего Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» такой однозначный вывод сделать нельзя.

Однако эту позицию поддержала ФНС России. В письме от 02.07.2015 № ­ГД-4-3/­11546@ «О признании даты осуществления расходов для целей налогообложения прибыли организаций» налоговое ведомство вполне логично приходит к выводу, что расходы признаются в том отчетном ­(налоговом) периоде, в котором они возникают исходя из условий сделки.

Далее в письме сказано, что при длительном или многократном выполнении работ (оказании услуг) заказчик имеет право признать их расходами того отчетного (налогового) периода, в котором они фактически были выполнены (оказаны). Тот факт, что первичный документ был составлен в следующем отчетном (налоговом) периоде, не противоречит ­действующему налоговому законодательству.

Таким образом, при отражении в учете какой-то операции (факта хозяйственной жизни) в первую очередь следует принять во внимание фактическую дату ее совершения, и уже во вторую – дату первичного документа, которым сей факт подтвержден. Этот же принцип, по нашему мнению, можно, а точнее, следует применять и в бухгалтерском учете.

Здесь сразу снимается проблема, что делать с декабрьскими счетами за Интернет, коммунальные услуги, аренду и пр., пришедшими в середине января и датированными январем же. Спокойно ставим оплату по ним в расходы за декабрь.

А что делать, когда акт или счет за прошлый год придет не только в январе – начале февраля, но и в марте-апреле, а то и в мае? Любой бухгалтер может рассказать немало историй о том, как господа менеджеры месяцами хранят у себя документы, наивно не догадываясь, что их нужно ­срочно сдать в бухгалтерию либо предъявить контрагенту.

Но здесь, по нашему мнению, следует воспользоваться тем же алгоритмом, который требует применять Минфин России при исправлении ошибок, выявленных до даты подписания отчетности (п. 6 Положения по бухгалтерскому учету «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (ПБУ 22/2010), утвержденного приказом Минфина России от 28.06.2010 № 63н, далее – ПБУ 22/2010).

То есть документы, пришедшие до фактической сдачи декларации по налогу на прибыль и бухгалтерской отчетности, отражаем как расходы декабря. Причем как в регистрах бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения прибыли.

Если документы пришли уже после того, как декларация и бухгалтерская отчетность были сданы, то мы имеем право их отразить уже текущим годом, но не в корреспонденции со счетами затрат, а как прочие (внереализационные в налоговом учете) расходы, то есть в ­корреспонденции со счетом 91.

При этом подавать уточненную декларацию организация не обязана.

В случае позднего поступления документа за прошлый год можно долго рассуждать, как трактовать эту ситуацию. Например, признать ее информацией, которая не была доступна организации на момент отражения (неотражения) таких фактов хозяйственной деятельности. То есть это будет не ошибка, а расходы прошлых лет, выявленные в отчетном году (п. 3 ПБУ 22/2010). Тогда в аналитике к счету 91 (субсчет «Прочие расходы») отражаем эти суммы именно как «Расходы прошлых лет, ­выявленные в отчетном году».

В декларации по налогу на прибыль за I квартал (а то и полугодие, смотря насколько поздно пришел документ) эта сумма подлежит отражению по строке 301 «Убытки прошлых налоговых периодов, выявленные в текущем отчетном (налоговом) периоде» приложения № 2 к листу 02. Соответственно она будет включена и в строку 030 «Внереализационные расходы» листа 02. Это в том случае, если документ поступил с опозданием не по вине сотрудников собственной организации.

Если же невооруженным глазом будет виден промах собственных сотрудников (забыли вовремя связаться; взяли вовремя, но потеряли, и только сейчас нашли; не знали, что это в бухгалтерию надо отдать и т.п.), то налицо будут недобросовестные действия должностных лиц (п. 3 ПБУ 22/2010), то есть ошибка.

Маловероятно, что она будет признана существенной, так что никакого ретроспективного пересчета форм бухгалтерской отчетности ­производить не потребуется.

В регистрах бухгалтерского учета будет использован тот же счет 91 (субсчет «Прочие расходы»), но в аналитике к нему, по всей видимости, необходимо будет указать «Исправление ошибок прошлых лет».

В декларации по налогу на прибыль с 2015 года именно для исправления таких ошибок прошлых лет (не принятых своевременно расходов) в приложении № 2 к листу 02 введена строка 400 «Корректировка налоговой базы на выявленные ошибки (искажения), относящиеся к прошлым налоговым периодам, приведшие к излишней уплате налога» с разбивкой за три предшествующих года (по строкам 401, 402, 403).

Налог на добавленную стоимость, предъявленный контрагентами, принимается к вычету в порядке, установленном п. 1.1 ст. 172 НК РФ. Но при этом следует учесть период поступления передаточных ­документов и счетов-фактур.

Допустим, акт на услуги прошлого года, но датированный январем, равно как и счет-фактура, поступили в организацию до срока, установленного для сдачи декларации по НДС за IV квартал (то есть до 25 января).

Организация имеет право (но не обязана) отразить этот счет-фактуру в книге покупок за IV квартал истекшего года и принять его к вычету в том же периоде (абз. 2 п. 1.1 ст. 172 НК РФ).

Если документы поступили позже, то право выбора также остается. Можно принять этот НДС к вычету в I квартале текущего года (или позже, в течение трех лет) либо подать уточненную декларацию за IV ­квартал.

И обращаем внимание, что затраты могут быть приняты к учету и признаны расходами раньше, чем принят к вычету налог на ­добавленную стоимость, предъявленный по ним.

Обратная ситуация, при которой НДС принимается к вычету раньше, чем затраты, прямо запрещена действующим законодательством (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Жилой дом с нежилыми помещениями: услуги застройщика и НДС

На практике сложилась схема (корректность которой не является темой данной статьи), что доходом застройщика при передаче объекта долевого строительства дольщику признается стоимость его услуг, которые освобождаются от НДС (за исключением ситуации, когда передаются объекты производственного назначения). Чиновники и суд по-разному смотрят на вопрос о том, являются ли нежилые помещения в жилом доме производственными.

Соглашение об увольнении: налоги и взносы, быть или не быть

Размер пособия, выплачиваемого при увольнении по соглашению сторон, законодательно не утвержден. ТК РФ предоставляет возможность работодателю самостоятельно определить порядок его выплаты. Однако, когда вопрос жестко не регламентирован, появляется риск неблагоприятной трактовки таких выплат со стороны проверяющих (в частности, налоговых органов). Поэтому у многих работодателей возникают разнообразные вопросы: в каком размере такое выходное пособие облагается НДФЛ, как оно включается в базу по страховым взносам, учитывается ли оно при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль.

Вопросы по применению ОКВЭД2 и ОКПД2

Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД2) и Общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности (ОКПД2) введены в действие с 1 февраля 2014 г. Изначально переходный период предполагалось установить на год, но впоследствии срок неоднократно сдвигался, и окончательное завершение переходного периода растянулось до 1 января 2017 г. За это время в оба классификатора было внесено множество изменений, касающихся классификационных группировок. Изучим разъяснения чиновников по их применению.

Переплата по налогу: как вернуть?

Причины, в результате которых организация переплатила налог, могут быть разными. Как правило, переплата образуется вследствие ошибки в расчете налога, которую бухгалтер обнаружил уже после подачи декларации. В этом случае, чтобы зафиксировать факт переплаты, требуется подать уточненную декларацию, которая, обратите внимание, сначала подвергнется камеральной проверке. Причем проверка будет проведена самым тщательнейшим образом, ведь в уточненке будет указана сумма налога, меньшая по сравнению с суммой, которая была указана в первичной декларации. Расскажем, на что обратить внимание в подобных ситуациях.

Справка о зарплате для центра занятости

Бывший сотрудник может обратиться в бухгалтерию с просьбой составить ему справку о средней заработной плате для представления в службу занятости. Какую форму справки следует использовать? Какие выплаты работнику и за какой период следует учитывать в данном случае? Автор на практическом примере рассматривает тонкости расчета среднего заработка, на основе которого центры занятости определяют размер пособия по безработице, а также стипендий, выплачиваемых уволенным из организаций лицам в период профессиональной ­подготовки, ­переподготовки и повышения квалификации.

Компенсация коммунальных расходов: позиция Минфина

На практике у компаний, заключивших договор аренды, постоянно возникает вопрос о порядке выплаты, а также налогового и бухгалтерского учета коммунальных платежей. Причем вопрос стоит остро как у арендодателя, так и у арендатора в налоговом и бухгалтерском учете. А если учесть, что Министерство финансов никогда не относилось к данной проблеме однозначно, то запутаться можно довольно легко. Автор анализирует рекомендации Минфина, отмечая спорные моменты в позиции финансистов. Рассмотрен вопрос по включению в состав расходов, учитываемых в целях исчисления прибыли, затрат по оплате коммунальных платежей. Более того, автор не только раскрывает способы, которые используют на практике бухгалтеры при решении этой проблемы, но и дает свои рекомендации для минимизации потерь.

Служебное жилье: налоговые проблемы и их решение

Тема служебного жилья в настоящее время приобретает определенную актуальность, так как крупные государственные и коммерческие структуры перемещают работников определенных должностных категорий в регионах. Однако этот вопрос требует проработки в части налогообложения налогом на прибыль и НДФЛ.

Варианты передачи имущества, находящегося в собственности фирмы, другому лицу

Организация может передать имущество другой организации несколькими способами. В некоторых случаях это вынужденная мера (как, например, в случае реорганизации), в других – добровольная (договор купли-продажи или внесение имущества в уставный капитал). Подробно проанализированы перечисленные способы. В случае с реорганизацией рассказано, как оценить передаваемое имущество для целей бухгалтерского учета, каков порядок налогообложения и бухгалтерского учета у реорганизуемой организации и правопреемника. Описан порядок учета у учредителя (передающей стороны) и вновь созданной организации (принимающей стороны) в случае внесения взноса в уставный капитал. И, наконец, рассмотрен порядок передачи имущества по договору купли-продажи с налоговым и бухгалтерским учетом у продавца и покупателя. Кроме того, в двух последних случаях приводится не только порядок учета передачи здания, но и участка земли, на котором оно находится.