Какие документы работодатель обязан отправить почтой, а какие так направлять просто целесообразно. В каком случае предварительно нужно получить на это письменную просьбу работника. На какой адрес отправлять. Какой способ отправки подтвердит факт выполнения работодателем возложенной на него обязанности. Где и сколько потом хранить документы о почтовой отправке.
Показываем примеры оформления кадровых документов и форм Почты России: уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее пересылку, заявления работника с просьбой направлять ему документы на определенный адрес, сопроводительного письма при отправке документов, описи вложений в ценное отправление, уведомления о вручении.
Работодатели оформляют для передачи работникам массу кадровых документов. В большинстве случаев их удается вручить лично, но это получается сделать не всегда. Тогда приходится прибегать к посреднику – почте. Даже электронный документооборот не избавляет работодателя от бумажных хлопот полностью, ведь часть документов по-прежнему должна быть подписана сотрудником на бумаге.
Электронный документооборот в сфере трудовых отношений не применяется в отношении (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):
- трудовых книжек и
- формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников;
- акта о несчастном случае на производстве по установленной форме;
- приказа (распоряжения) об увольнении работника;
- документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.
Отправка документа почтой: обязанность или право?
В ряде случаев ТК РФ прямо указывает на обязанность работодателя направлять работникам документы, а не вручать их лично. Самый распространенный случай – невозможность выдать работнику трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности СТД-Р в день увольнения, потому что работник отсутствует или отказывается получать документ (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). Тогда работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку по почте (образец см. в Примере 5). Соответственно, только после поступления от работника просьбы о пересылке работодатель может отправить почтой и саму трудовую книжку. Если же работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки (или она изначально на него не велась), то работодатель отправляет СТД-Р почтой (без уведомлений и согласий).
Иногда работодатель обязан прибегать к почтовой пересылке при взаимоотношениях с дистанционными работниками:
- направить такому работнику по его просьбе оформленный надлежащим образом экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения к трудовому договору на бумажном носителе, если договор или соглашение заключались путем обмена электронными документами, но не в рамках электронного документооборота в соответствии со ст. 22.1–22.3 ТК РФ (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ);
- отправить заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой, если в своем заявлении работник изъявил желание получить их на бумажном носителе (ч. 7 ст. 312.3 ТК РФ);
- при увольнении дистанционного работника направить заверенную надлежащим образом копию приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (увольнении), если работника ознакомили с указанным приказом не лично, а в форме электронного документа (ч. 3 ст. 312.8 ТК РФ).
Также работодатель задействует почту при невозможности личной передачи акта о несчастном случае на производстве пострадавшему (его законному представителю или иному доверенному лицу, ч. 6 ст. 230 ТК РФ 1 ).
И раз уж ТК РФ допускает общение с работником посредством почты, работодатели используют почтовую переписку и в других случаях, когда личная передача документов затруднительна, а работодатель обязан их вручить. Подчеркнем, что это будет добровольной инициативой работодателя.
Чаще всего это касается разнообразных уведомлений и предложений работникам.
Например, о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работников организации работодатель обязан предупредить работника персонально и под подпись не менее чем за 2 месяца до увольнения, а также предложить работнику другую имеющуюся работу (вакантную должность), если таковая имеется (ст. 180 ТК РФ). Бывает так, что сокращаемый работник отказывается даже в руки брать уведомление. Тогда текст документа зачитывают ему вслух при свидетелях, о чем составляют акт, и дополнительно направляют экземпляр уведомления почтой. Или возможна ситуация, когда работник во время «запуска» процедуры сокращения находится на больничном или в отпуске. Тогда тоже одним из выходов будет отправка уведомления и/или предложения вакансий по почте.
Судебная практика. Определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 05.04.2022 № 88-8497/2022
Сокращаемая работница больше года провела на больничном. Все это время работодатель направлял ей перечни вакантных должностей почтой. После выздоровления ей вновь предложили вакансии, согласия на перевод работница не выразила, и ее уволили. Суд нарушений в процедуре не усмотрел.