Что нужно знать бухгалтеру об отправке электронной отчетности в банк

При оформлении кредита, а затем ежеквартально организациям необходимо представлять в банк налоговую и бухгалтерскую отчетность. Практика показывает, что некоторые компании-заемщики нарушают это требование кредитных организаций, причиняя ущерб не только банку, но прежде всего – самим себе. Причины могут быть разными – от халатности до существенной удаленности организации от офиса банка. Решением проблемы может стать появившаяся возможность передавать отчетность в банк в электронном виде с электронной цифровой подписью. Такой формат взаимодействия был рекомендован кредитным организациям в письме ЦБ РФ от 31.03.2011 № 41-Т «О представлении в кредитные организации бухгалтерской и налоговой отчетности в электронном виде».

В каких случаях банк требует отчетность?

Представить отчетность (бухгалтерскую, иногда – бухгалтерскую и налоговую) кредитные организации просят, как правило, при оформлении банковской гарантии и кредита. Если кредит одобрен, компания должна будет представлять отчетность в банк ежеквартально в течение всего срока его погашения.

Однако такие обязательства налагаются на заемщиков не во всех случаях, значение имеет объем собственного капитала банка и сумма выдаваемого кредита. «Требование представлять бухгалтерскую отчетность в период погашения кредита распространяется только на так называемые индивидуальные кредиты, то есть займы, составляющие более 0,5 процентов от собственного капитала банка. Если же компании выдается «портфельный» кредит, составляющий, соответственно, меньше 0,5 процентов от этой суммы, банк не обязан ежеквартально требовать финансовую отчетность, но может делать это по собственной инициативе, чтобы максимально обезопасить себя от ненадежных заемщиков», – рассказал руководитель направления банковского обслуживания клиентов компании «СКБ Контур» Андрей Завьялов.

Для крупных банков, входящих в топ­50, «водораздел» между индивидуальными и портфельными кредитами может пролегать очень высоко – в районе сотен миллионов рублей. Поэтому требование о представлении отчетности, вероятнее всего, коснется лишь немногих клиентов таких банков – крупнейших корпораций и холдингов. И, напротив, клиенты небольших региональных банков, даже при небольшой сумме кредита, скорее всего, попадают в категорию индивидуальных заемщиков. А значит, в течение всего периода выплат по кредиту им придется представлять отчетность в банк.

Зачем представлять отчеты, если кредит уже выдан?

Тот факт, что кредитные организации настаивают на представлении заемщиком финансовой и налоговой отчетности, вовсе не их прихоть. «Требование по получению банками ежеквартальной отчетности определено Банком России¹. Несвоевременное представление или непредставление отчетности не позволит банку вовремя выявить возможные негативные тенденции в хозяйственной деятельности заемщика. Кроме того, это вынуждает банк создавать существенные дополнительные резервы», – поясняет Татьяна Лобанова, руководитель отдела кредитования малого и среднего бизнеса Банка24.ру. Именно поэтому требование о представлении заемщиками отчетности обязательно фиксируется в кредитном договоре, а сотрудники банка всегда напоминают клиентам о сроках передачи отчетности по телефону, электронной почте или через интернет-банк.

Чем для самой организации чревато несоблюдение этого пункта договора, если платежи по кредиту она вносит исправно?

«Некоторые банки не просто прописывают в договоре, что заемщик обязан ежеквартально передавать в банк отчетность, но и предусматривают штраф за нарушение этого обязательства», – комментирует руководитель отдела кредитных операций Банка «Резерв» Илья Расшивкин. В региональных банках такие штрафы могут достигать десятков тысяч рублей.

Однако более существенным для компании может стать репутационный урон. «Не секрет, что непредставление отчетности – такая же часть кредитной истории, как и погашение займа. И в дальнейшем при рассмотрении кредитной заявки банк может отказать компании в займе именно на этом основании. Так что я рекомендовал бы организациям, получившим кредит, отнестись к отчетности очень внимательно», – добавляет Илья Расшивкин.

Как показывает практика, именно второе соображение оказывается для бухгалтеров наиболее существенным. «Наша компания брала кредит несколько лет назад, и, пока он не был погашен, мы каждый квартал представляли в банк бухгалтерскую отчетность (налоговые декларации не требовались), – рассказывает главный бухгалтер ООО «Волжский трубопрофильный завод» Людмила Юдина. – Мы в этом банке находимся на обслуживании, и для нас было важно сохранить репутацию добросовестного заемщика».

Такого же мнения придерживается и главный бухгалтер ОАО «Энгельсский завод фильтров» Галина Рыбкина: «Мы регулярно передаем отчетность в банк: раньше на бумаге, теперь – через Интернет. Не выполнить это требование значило бы испортить кредитную историю».

Предосторожности бухгалтеров имеют основания. Как известно, информация в кредитной истории сохраняется в Национальном бюро кредитных историй (НБКИ) в течение 15 лет с момента последней записи. И пренебрежение требованием банка о представлении отчетности может нанести серьезный ущерб бизнесу на много лет вперед.

Стоит ли рисковать, если сегодня передать необходимые данные можно буквально в несколько «кликов»?

Как передать отчеты в банк в электронном виде?

Услуги по передаче отчетности в банки предоставляют те же специализированные операторы связи, что обеспечивают отправку электронной отчетности в контролирующие органы. Как и в случае с ведомствами, в банки данные передаются по защищенным каналам связи в зашифрованном виде с электронной цифровой подписью.

На сегодняшний день компании предлагают пользователям два основных алгоритма работы. Первый – это отправка отчетов через Интернет непосредственно с рабочего места. В этом случае бухгалтер выбирает отчеты, которые необходимо передать, банк, в который эти файлы будут направлены, и просто нажимает «Отправить». Такая операция избавляет бухгалтера от необходимости не только распечатывать и заверять отчетность в налоговой, но и нести ее в банк.

Вторая возможность, резервная, – это сохранение подписанных ЭЦП отчетов в нужном формате на флэш-карту. Бухгалтеру не нужно распечатывать документы и заверять их в налоговой, но, чтобы передать их в банк, ему придется либо пойти туда, либо, по договоренности со специалистами банка, отправить по электронной почте. Такой вариант взаимодействия может быть необходим тогда, когда банк, предоставивший компании кредит, имеет техническую возможность принимать отчетность в электронном виде, но у него не заключен договор со спецоператором, который обслуживает эту компанию.

Вариант сохранения отчетов на флэш-накопитель можно рассматривать как переходную меру. Она необходима на старте проекта, когда еще не все банки, нуждающиеся в этой услуге, наладили взаимодействие со спецоператорами. Но процесс постепенно идет, и в скором времени все бухгалтеры, сдающие отчетность через Интернет, смогут и в банки отчитываться прямо с рабочего места.

Посетить банк бухгалтеру придется, возможно, и в том случае, если кредит взят не в той организации, где компания осуществляет расчетно-кассовое обслуживание. К таким клиентам банки, как правило, предъявляют более строгие требования. «Например, помимо отчетности они могут ежеквартально затребовать у компании справку из банка, в котором организация находится на обслуживании, – рассказал Илья Расшивкин. – Тогда отправка отчетности через Интернет решает проблему только частично: заемщику не нужно заверять отчеты в налоговой, но прийти в банк, чтобы принести другие требуемые документы, ему все же будет необходимо».

Так или иначе, возможность передавать отчетность в банк в электронном виде существенно облегчает работу как сотрудников банков, так и бухгалтеров. При этом для представителей бизнеса такой сервис – дополнительный стимул к тому, чтобы без лишних усилий соблюсти требования банков и оправдать свою репутацию добросовестных заемщиков.