Изучаем сроки хранения первичных учетных документов

Каков срок хранения бухгалтерских и налоговых документов по общему правилу? Для каких документов он удлинен? С какого момента его следует исчислять? Как трактовать примечание к ст. 362 Перечня типовых архивных документов 2010 года, посвященной первичным учетным документам, в которой 5-летний срок хранения увязывается с некой проверкой (ревизией)? Какие штрафы грозят за нарушение сроков хранения документов? Ответы даны в результате совокупного анализа норм Перечня 2010 года, НК РФ и КоАП РФ, Закона о бухучете, а также писем Минфина РФ.

Все началось с, казалось бы, простого вопроса, направленного в редакцию. Читателя заинтересовало примечание к ст. 362 в Перечне типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее – Перечень). Он звучал следующим образом: «Что означает примечание к ст. 362 в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, которое звучит так: «При условии проведения проверки (ревизии)»? Это значит, что нужно отсчитывать пять лет после проверки (чьей – контролирующих органов или собственной внутренней? какими документами может быть подтверждено ее проведение?) и только потом можно уничтожить? Или как-то иначе нужно понимать это примечание? Оно встречается и в других статьях перечня».

Ответ на данный вопрос не так прост и однозначен, как может показаться. Дело в том, что обязанность хранить документы, которые образуются в процессе деятельности организаций, возложена на них разными нормативными правовыми актами. Во избежание неприятностей с контролирующими органами их необходимо рассматривать в совокупности, а не как отдельные документы. Мы решили расширить тему, и получилась полезная статья, которую и предлагаем.

Обязанность по хранению документов...

...для бухгалтерского учета

Начнем с того, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Такое определение приведено в ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете).

Особенностью первичных учетных документов является то, что они составляются в момент совершения операции. В случае если это не представляется возможным, – непосредственно после ее окончания. Следовательно, при отсутствии первичного документа не может быть сделана запись бухгалтерского учета.

Цель бухгалтерского учета: для внешних пользователей – это формирование информации о финансовом положении, финансовых результатах деятельности и изменениях в финансовом положении организации, полезной широкому кругу заинтересованных пользователей; для внутренних пользователей – формирование информации, полезной руководству для принятия управленческих решений. Такая точка зрения изложена в письме Минэкономразвития России от 28.07.2011 № ОГ-Д05-656.

Для подтверждения своих финансовых результатов и отчетности организации хранят первичные учетные документы. Данная обязанность возложена на них ст. 17 Закона о бухгалтерском учете. Причем срок хранения документов следует искать в Перечне, но в любом случае он не может быть меньше 5 лет. Исчисление срока ведется с 1 января года, следующего за годом, в котором составлен документ (п. 2 ст. 17 Закона о бухгалтерском учете).

... для налогового учета

Существует мнение, что первичные документы нужны только для целей бухгалтерского учета. Однако важное значение они имеют и в налоговом учете. Налоговый учет ведется на основе данных первичных документов (ст. 313 НК РФ). Также установлено, что подтверждением данных налогового учета являются:

• первичные учетные документы;
• аналитические регистры налогового учета;
• расчет налоговой базы.

В силу п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 256 НК РФ, убытки), подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Но в НК РФ отсутствует определение «первичных учетных документов». В соответствии п. 1 ст. 11 НК РФ институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства. Поэтому в данном случае можно воспользоваться определением, которое дано в уже упомянутой ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Таким образом, бухгалтерский и налоговый учет, несмотря на различия в преследуемых целях, основываются на первичных учетных...