Просим помочь в правильном установлении сроков хранения документов негосударственного пенсионного фонда. В негосударственный пенсионный фонд ежегодно должны присылаться справки с места жительства. Объем их огромен. По идее, они должны подкладываться в дела пенсионеров, но фактически формируются нами в отдельные дела по годам. Сколько лет нужно хранить эти справки?
Есть еще ряд вопросов, связанных со сроками хранения пенсионных документов. Есть понятия – пенсионное дело, выплатное дело, заявления благоприобретателей (наследников), решения Фонда о выплате благоприобретателям, ну и ряд журналов регистрации – документов: Журнал учета пенсионных дел Участников и Журнал регистрации договоров об обязательном пенсионном страховании, Журнал регистрации документов к Договорам о НПО, получаемых от вкладчика. Помогите правильно сориентироваться в установлении сроков хранения для этих документов.
Сначала поговорим о нормативно-правовом регулировании документирования деятельности негосударственных фондов и сроках хранения их документов. Общие требования были установлены в законе «О негосударственных пенсионных фондах».
Кроме упомянутого закона 1998 года, отдельные требования содержатся в подзаконных нормативных актах. Для вашего удобства систематизируем их в табличной форме (см. Таблицу на следующей странице).
В дополнение к этому в текстах договоров, заключаемых Пенсионными фондами, также могут быть установлены сроки хранения документов.
Фрагмент договора негосударственного пенсионного фонда «Транснефть»2
6.3. Фонд обязан: ...
6.3.13. Обеспечить сохранность учетных документов по ведению именного пенсионного счета Участника в течение 3 лет после выполнения обязательств по Договору.
С моей точки зрения, за основу нужно, конечно, брать требования законодательства.
Что касается сроков хранения различного рода журналов регистрации, то при их установлении необходимо учитывать, какую роль в деловой деятельности пенсионного фонда они играют, как используются. Еще нужно принять во внимание то, что в случае различного рода споров и судебных разбирательств, как правило, суды не принимают их как однозначное доказательство на том основании, что журналы находятся под полным контролем организации и могут быть в любой момент ею модифицированы.
Сроки хранения документов организаций, установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации (на основе справочной информации «Сроки хранения документов организаций», собранной специалистами КонсультантПлюс)
Что касается справок о регистрации по месту жительства, то я бы тоже не стала подкладывать их в пенсионные дела. Формирование их по годам, с моей точки зрения, более оптимальный вариант.
При установлении сроков хранения этих документов прежде всего исходите из общего срока исковой давности (3 года). Вторым моментом, который необходимо продумать, является обеспечение сохранности последней полученной от застрахованного лица справки на протяжении срока хранения его пенсионного дела. Совершенно понятно, что при формировании справок в дела по годам это возможно только при использовании информационных технологий.
Если, например, в Фонде ведется база данных о справках, полученных от застрахованных лиц, то при проведении работ по выделению документов с истекшими сроками хранения к уничтожению можно автоматически сформировать список застрахованных лиц, которые не представили справки в последующие годы. Эти «последние» справки можно тогда изъять из дел, выделяемых к уничтожению, и либо сформировать в отдельные дела, либо поместить в пенсионные дела застрахованных лиц. Остальные справки за соответствующий год можно уничтожить по актам.
Никакими нормативными документами порядок организации работы с документами пенсионных фондов пока не урегулирован, поэтому желательно закрепить его в ваших внутренних нормативных документах.
С моей точки зрения, одним из способов решения проблемы могла бы стать разработка специализированного Перечня документов со сроками хранения для негосударственных пенсионных фондов, например, Национальной ассоциацией негосударственных пенсионных фондов, и его согласование с Росархивом. В отсутствие такого Перечня каждому негосударственному пенсионному фонду придется решать подобные вопросы самостоятельно.
При этом стоит учитывать, что положения статьи 13.25 КоАП РФ распространяются и на негосударственные пенсионные фонды, поэтому преждевременная утрата документов может привести к серьезным штрафным санкциям.
1. Неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов –
– влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 рублей; на юридических лиц – от 200 000 до 300 000 рублей.
Традиционная для нашего законодательства отсылка к несуществующему нормативному документу не помогает определиться с тем, как же необходимо обеспечить сохранность документов негосударственных пенсионных фондов. Вернуться назад
Фонд обязан обеспечивать сохранность документов по пенсионным счетам негосударственного пенсионного обеспечения в течение трех лет начиная со дня исполнения своих обязательств по пенсионному договору.
Фонд обязан обеспечивать сохранность документов по пенсионным счетам накопительной части трудовой пенсии в течение всей жизни застрахованного лица, а после его смерти – в течение срока, предусмотренного порядком хранения пенсионных дел1 в соответствии с законодательством Российской Федерации.