Top.Mail.Ru

Сдача законченных в делопроизводстве документов в архив (часть 3)

В этом номере журнала переходим к документам временного хранения, так называемой «времянке». Сначала разберемся, за счет чего можно упростить себе жизнь при обработке таких документов, а потом прокомментируем наиболее распространенные группы документов временного срока хранения (особое внимание уделим договорам и переписке).
Окончание статьи. Начало в № 04 / 2012, № 05 / 2012
Окончание статьи. Начало в № 04 / 2012, № 05 / 2012

В предыдущих частях статьи практик с 30-летним стажем работы на примере приказов по основной деятельности наглядно показала, как подготовить дела к длительному хранению (постоянному и свыше 10 лет). А также объяснила специфику подобной работы для других распространенных документов постоянного срока хранения (штатное расписание, номенклатура дел, положение об организации, должностные инструкции, сметы, годовые балансы, документы по проведению конкурсов, котировок, документы по лизингу). С обработкой документов по личному составу, большинство из которых хранится 75 лет, мы тоже разобрались ранее (приказы по л/с, личные дела, лицевые счета, расчетные ведомости, регистрационные формы, трудовые договоры и договоры подряда и др.).

Как видите, мы ведем рассмотрение от более длительного хранения к более короткому, и в этом номере журнала переходим к документам временного хранения, так называемой «времянке». Сначала разберемся, за счет чего можно упростить себе жизнь при обработке таких документов, а потом прокомментируем наиболее распространенные группы документов временного срока хранения (больше всего внимания уделим договорам и переписке).

Оформление документов временного хранения

Сроки хранения принято делить на:

  • постоянный;
  • временный (свыше 10 лет) и
  • временный (до 10 лет включительно) – этой группой документов мы сейчас и займемся. В силу «маленького» срока хранения их можно готовить к сдаче в архив по упрощенной схеме.

Техническое оформление документов временного хранения

Такие документы достаточно просто сформировать в дела, нужно соблюсти всего несколько «нельзя»:

  • нельзя формировать документы за несколько лет в одно дело (например, выписки из банка за 2009-2010 годы);
  • нельзя формировать несколько разных видов (групп) документов в одно дело (например, договоры, акты и переписку по вопросу не стоит объединять в единое дело);
  • нельзя размещать один документ в двух томах (например, если он на 20 листах). Документ со всеми своими приложениями должен полностью войти в один том;
  • нельзя делить на разные тома документы за один месяц, например, платежные поручения за 2011 год могут быть поделены на 2 тома так:
    с января по июнь – в первый том, а
    с июля по декабрь – во второй том;
    но не стоит делать так:
    – с января по 19 июня – в первый том, а
    – с 20 июня по декабрь – во второй том.
    Т.е. документы за июнь должны полностью войти либо в первый, либо во второй том;
  • аналогичным образом нельзя делить на разные тома документы на одну букву (при их систематизации по алфавитному признаку).

При этом для документов временного срока хранения не требуется:

  • нумеровать листы в деле;
  • заполнять лист-заверитель;
  • заполнять внутренние описи, оглавление, указатели;
  • переплетать документы временного хранения.

Но если это необходимо для дальнейшего оперативного поиска документов и их сохранности, то можно выполнить перечисленные здесь виды работ (как это делается, мы объяснили ранее).

Итак, какие шаги необходимо сделать при формировании документов временного хранения:

  • пролистать дело, чтобы проверить:
    • все ли документы в наличии (например, какой-то документ может быть временно изъят из дела – выдан на руки сотруднику, а вместо него в дело помещается лист-заместитель (см. Пример 26), исходя из практики работы, советуем к нему приложить копию выданного документа, ее можно не заверять);
    • нет ли там документов постоянного срока хранения либо по личному составу (такое случается по ошибке);
  • грамотно поделить на тома, если в деле больше 250 листов;
  • составить заголовок дела;
  • внести дело в опись документов с временным сроком хранения;
  • переплести дела (если необходимо);
  • оформить обложку (см. Пример 6 на стр. 87 в № 4` 2012). К составлению обложки документов временного хранения нет жестких требований. Главное, чтобы на ней были указаны: название организации, название подразделения (только для больших организаций), название дела, крайние даты, срок хранения (обычно это 5 лет) и архивный штамп дела (опись №___, дело №___).

Перечень основных видов документов временного хранения

Срок хранения большинства приказов по личному составу – 75 лет как по действующему Перечню 2010 года1 (ст. 19б), так и по предыдущему Перечню 2000 года2 (ст. 6б). Но из этого правила есть исключение (оно указано в примечании (2) к тем же статьям Перечней 2000 и 2010 годов) – 5 лет хранятся приказы:

  • о дисциплинарных взысканиях;
  • о ежегодно оплачиваемых отпусках;
  • об отпусках в связи с обучением;
  • о дежурствах;
  • о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Таким образом, эти документы можно не хранить 75 лет и вписать их в описи документов временного срока хранения.

Если они регистрируются в отдельных журналах, а не вместе со всеми приказами по личному составу, то такие журналы тоже можно хранить только 5 лет (согласно примечанию (2) к ст. 258б Перечня 2010 года).

Приказы по административно-хозяйственным вопросам формируются в дела по хронологическому признаку. К ним следует вести журналы регистрации приказов, которые хранятся 5 лет, так же как и сами приказы (по Перечню 2010 года ст. 19в, по Перечню 2000 года ст. 6в).

Квартальные сметы (доходов и расходов) организации хранятся 5 лет (по Перечню 2010 года ст. 325б, по Перечню 2000 года ст. 112б) и формируются в деле по кварталам: первому, второму и третьему. Четвертый квартал является одновременно и годовой сметой, поэтому такие документы уже хранятся...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 2)

Продолжаем комментировать отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов... в... организациях», утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете об изменениях в расчете площади архивохранилища, необходимой для размещения архивных документов; о разрешенных к использованию лампах; об упущениях в назначении периодичности проверок наличия и состояния документов с ограниченным доступом; об изменении состава обязательных и вспомогательных учетных документов архива; почему формы документов имеют статус «рекомендуемый образец» и как это сказывается на их применении; о нелогичности формы описи электронных документов; о «частичном отказе» новых Правил от понятия «контейнер электронных документов»; о гибридных делах.

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 1)

Комментируем отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов...» в организациях, утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете: какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение, а какие нет; какими документами должна регулироваться деятельность архива; чем регламентируется работа с научно-техническими документами; когда надо передавать документы из подразделений в архив организации, когда они становятся архивными; кому оформлять и подписывать опись дел структурного подразделения и архивную опись, являющуюся годовым разделом описи дел (почему изменения в этом вопросе могут не понравиться руководителю архива организации и как можно исправить ситуацию).

В какой архив должны попадать документы филиалов и представительств

Куда должен передаваться архивный фонд филиалов и представительств? Показываем теорию и практику. Поводом для этой статьи стали вопрос читателя и новое уточнение в Правилах архивов организаций 2023 года (объясняем, как оно коррелируется с положениями иных нормативных документов).

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 3)

Читайте третью часть подробной статьи в этом номере журнала. Мы на примерах объясняем логику заполнения следующих обязательных учетных документов архива организации: список фондов (нужен, если их несколько), лист фонда, реестр описей дел. Вы поймете, как в них отражать различные ситуации: наличие нескольких архивных фондов, смену наименования организации, поступление документов по новым видам сводных описей, а также поступление новых партий документов по следующим годовым разделам ранее заведенных описей дел, получение архивом из подразделений неописанных документов и их последующее упорядочивание с составлением описи силами специалистов архива, переработку ранее полученной описи дел, передачу части документов в архивное учреждение (что актуально для источников комплектования). Мы освещаем наиболее сложные вопросы, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в архивных Правилах 2023 года.

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Если вы пришли в архив…

Статья посвящена социально правовым запросам организаций и частных лиц, чаще всего направляемым в госархивы. Как вычислить нужный архив и сколько ждать ответа? Какие услуги окажут бесплатно, а за что придется заплатить? Как составить запрос? Архивные справки, выписки и копии могут выдавать не только госархивы, но и коммерческие организации, поэтому правила их оформления вам тоже могут пригодиться. Кроме того, разъясняется ситуация с документами, переданными на ответственное хранение сторонней организации.

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?

Как получить архивную справку о зарплате?

Куда обращаться? Дан алгоритм поиска нужного архива. В каких документах могут долго сохраняться сведения о заработной плате? Какими нормативными актами регулируются эти отношения? Поводом к написанию статьи стал вопрос читателя.