Top.Mail.Ru

Защита текстового документа от несанкционированных исправлений в MS Word

Выбор того или иного инструмента для защиты документа зависит от того, какие цели преследует его автор: сделать документ доступным только для просмотра, разрешить его изменение только определенному кругу лиц или позволить любому пользователю вносить изменения, но заранее ограничить вид этих изменений. Мы научим вас использовать инструменты, предлагаемые двумя версиями программы – Microsoft Word 2003 и Microsoft Word 2007.

С каждым днем в документообороте любой организации, независимо от рода деятельности и формы собственности, увеличивается доля электронных документов1. Электронные документы поступают в организацию извне и создаются в ней.

Несмотря на явные преимущества электронных документов, работа с ними влечет проблемы, которые либо совсем отсутствуют при работе с документами, подготовленными на бумаге, либо становятся в данном случае более заметными и острыми. В первую очередь это вопрос защиты электронного документа от не санкционированных его автором исправлений. Данная проблема является актуальной и для документов на бумажном носителе, но для них пути ее решения давно известны и привычны. С электронными документами дело обстоит, на первый взгляд, значительно сложнее. Однако существуют простые и доступные методы, которые позволяют определить, вносились ли в электронный документ исправления и какие именно правки были сделаны. Существуют также и способы обезопасить от посторонних «вмешательств» электронные документы. Об этих способах и пойдет речь в данной статье.

Microsoft Word в настоящее время является одной из наиболее популярных программ, используемых для подготовки электронных документов. Помимо прочих возможностей она предоставляет пользователям следующие удобные инструменты для защиты создаваемых ими документов от внесения несанкционированных исправлений:

  • сохранение документов в форматах, ограничивающих возможности пользователей по их изменению;
  • защита документов паролями;
  • защита документов путем определения доступных пользователю действий при работе с ними.

Выбор того или иного инструмента для защиты документа зависит от того, какие цели преследует его автор: сделать документ доступным только для просмотра, разрешить его изменение только определенному кругу лиц или позволить любому пользователю вносить изменения, но заранее ограничить вид этих изменений.

Рассмотрим порядок использования инструментов, предлагаемых Microsoft Word для защиты документов от внесения несанкционированных изменений, на примере двух версий этой программы, которые сейчас более всего распространены, – MS Word 2003 и MS Word 2007.

Игры с форматами

Word`овские документы можно сохранять в различных форматах. Сохранение документов в некоторых форматах приводит к тому, что их текст становится сложно изменить. Данный способ отлично подходит для тех случаев, когда необходимо ознакомить адресата с документом и одновременно не допустить внесение им в документ каких-либо правок.

В Microsoft Word 2003 для этих целей можно экспортировать документ в формат XPS, а в Microsoft Word 2007– в формат XPS2 или PDF3.

Файлы обоих форматов можно отправлять по электронной почте, выкладывать на web-страницы и т.д. А вот просматривать и редактировать данные файлы при помощи Microsoft Word станет невозможно. Для просмотра файлов будут использоваться уже другие программы, которые тоже установлены сейчас на большинстве компьютеров.

Для сохранения документа в формате PDF или XPS при использовании Microsoft Word 2007 необходимо сделать следующее:

  • щелкнув на...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Практика перехода на электронный медицинский документооборот в клинике

Директор по цифровой трансформации крупной медицинской клиники делится своим опытом, на какую нормативную базу и технические решения можно опереться при внедрении электронного документооборота. Какие разновидности медицинских документов можно оформлять в виде электронных подлинников. Как обеспечить их юридическую силу на протяжении всего срока хранения (25 лет и более) в ситуации, когда усиленные электронные подписи действуют лишь до 15 месяцев, – своеобразный «электронный нотариат» для этого реализовало государство! Как можно подключиться к его информационной системе. Где можно хранить большие электронные архивы. Как предоставлять медицинские документы клиентам.

Внешнеэкономическая деятельность без бумажных документов

Для принятия осознанного решения о переходе на юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) со своим зарубежным контрагентом нужно понять принципиальные вещи. Какую экономию времени и денег дает переход в цифру (приводим данные Евразийского банка развития, ФТС России и др.)? Как легализовать свою электронную подпись на территории другого государства и иностранную электронную подпись в России? Есть ли нерешенные проблемы для практического перехода на трансграничный электронный документооборот? С партнерами из каких стран российский бизнес уже может перейти на электронный документооборот, благодаря налаженной инфраструктуре? Что делать, если интересующей вас страны в этом списке пока нет? Каков алгоритм действий для подключения к трансграничному ЭДО? Наши ответы на эти вопросы помогут вам в принятии решения о переходе на трансграничный ЭДО.

Ассортимент действующих стандартов по управлению электронными документами

Предлагаем вам справочный материал по действующим отечественным стандартам. Вы увидите, какие ГОСТы можно использовать уже сейчас: для обеспечения долговременной сохранности электронных документов в информационной системе; для конвертации документов из одного формата в другой и для миграции из одной программно-аппаратной среды в другую; для обмена электронными сообщениями между разными СЭД; для цензурирования информации при ее раскрытии, чтобы соблюсти конфиденциальность и др. Все 8 описываемых ГОСТов являются адаптированным переводом международных разработок и содержат лучший мировой опыт.

Как получить квалифицированную электронную подпись в УЦ ФНС России

Какие организации бесплатно получают усиленную квалифицированную электронную подпись в удостоверяющем центре ФНС России. Куда за ней обращаться и что с собой взять. Что в результате получите от налоговой. Где можно будет использовать эту электронную подпись. Автор статьи показывает алгоритм действий с учетом изменений, внесенных в 2023 году. Отмечает и проблемы, часть которых его организации удалось разрешить. Данная статья написана по материалам выступления автора на Форуме ЭДО 2023.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Презентация годового отчета и плана

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.