• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июль 2012
  • Рубрика Информационные технологии

Защита текстового документа от несанкционированных исправлений в MS Word

  • 0 комментариев
Выбор того или иного инструмента для защиты документа зависит от того, какие цели преследует его автор: сделать документ доступным только для просмотра, разрешить его изменение только определенному кругу лиц или позволить любому пользователю вносить изменения, но заранее ограничить вид этих изменений. Мы научим вас использовать инструменты, предлагаемые двумя версиями программы – Microsoft Word 2003 и Microsoft Word 2007.


С каждым днем в документообороте любой организации, независимо от рода деятельности и формы собственности, увеличивается доля электронных документов1. Электронные документы поступают в организацию извне и создаются в ней.

Несмотря на явные преимущества электронных документов, работа с ними влечет проблемы, которые либо совсем отсутствуют при работе с документами, подготовленными на бумаге, либо становятся в данном случае более заметными и острыми. В первую очередь это вопрос защиты электронного документа от не санкционированных его автором исправлений. Данная проблема является актуальной и для документов на бумажном носителе, но для них пути ее решения давно известны и привычны. С электронными документами дело обстоит, на первый взгляд, значительно сложнее. Однако существуют простые и доступные методы, которые позволяют определить, вносились ли в электронный документ исправления и какие именно правки были сделаны. Существуют также и способы обезопасить от посторонних «вмешательств» электронные документы. Об этих способах и пойдет речь в данной статье.

Microsoft Word в настоящее время является одной из наиболее популярных программ, используемых для подготовки электронных документов. Помимо прочих возможностей она предоставляет пользователям следующие удобные инструменты для защиты создаваемых ими документов от внесения несанкционированных исправлений:

  • сохранение документов в форматах, ограничивающих возможности пользователей по их изменению;
  • защита документов паролями;
  • защита документов путем определения доступных пользователю действий при работе с ними.

Выбор того или иного инструмента для защиты документа зависит от того, какие цели преследует его автор: сделать документ доступным только для просмотра, разрешить его изменение только определенному кругу лиц или позволить любому пользователю вносить изменения, но заранее ограничить вид этих изменений.

Рассмотрим порядок использования инструментов, предлагаемых Microsoft Word для защиты документов от внесения несанкционированных изменений, на примере двух версий этой программы, которые сейчас более всего распространены, – MS Word 2003 и MS Word 2007.

Игры с форматами

Word`овские документы можно сохранять в различных форматах. Сохранение документов в некоторых форматах приводит к тому, что их текст становится сложно изменить. Данный способ отлично подходит для тех случаев, когда необходимо ознакомить адресата с документом и одновременно не допустить внесение им в документ каких-либо правок.

В Microsoft Word 2003 для этих целей можно экспортировать документ в формат XPS, а в Microsoft Word 2007– в формат XPS2 или PDF3.

Файлы обоих форматов можно отправлять по электронной почте, выкладывать на web-страницы и т.д. А вот просматривать и редактировать данные файлы при помощи Microsoft Word станет невозможно. Для просмотра файлов будут использоваться уже другие программы, которые тоже установлены сейчас на большинстве компьютеров.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.