Создаем электронный архив кредитных досье (часть 1)

Если вы начинали работу в архиве с «нуля», то вам приходилось переносить, передвигать и расставлять по местам горы документов, при этом глотать и глотать тонны пыли. Что говорить, систематизация архивных дел требует не только логического мышления, но и физической подготовки.

Как хорошо после таких трудов мечтать: работаешь в архивохранилище, в котором нет ни пыли, ни куч неразобраных бумаг, только ровные «ряды», «коробки» и «папки» систематизированных документов. Протянул руку и сразу взял нужный документ... Бывают ли такие архивы? Конечно! Таким архивом можно считать электронное хранилище данных.

Термин «хранение документов» чаще всего применяется на двух основных этапах жизненного цикла документов: на стадии делопроизводства и на стадии архивного хранения. Если мы говорим об архивном хранении, то всегда подразумеваем именно хранение документов, завершенных в делопроизводстве, при котором в архив сдаются дела, завершенные в делопроизводстве, оформленные в соответствии с правилами работы архивов. И, что особенно важно, внутреннее содержание таких дел является постоянной величиной, переменной величиной в этом случае будет состав дел архивного фонда.

Сегодня термин «архив» применяют и к электронному хранилищу данных, и к хранению документов на бумажном носителе в текущем делопроизводстве, особенно если количество хранимых документов зашкаливает за тысячи и хранятся они в отдельном специально оборудованном помещении – хранилище.

В настоящей статье термин «архив» мы будем использовать именно в этом значении, применяя его к текущему архиву розничных досье. Мы подробно рассмотрим вопрос трансформации комплекса документов на бумажном носителе (текущего архива розничных досье) в электронный архив.

Понятие кредитного досье и состав входящих в него документов

Текущий архив розничных досье формируется из досье (скажем, личных дел) клиентов, заключивших с кредитной организацией договор кредитования.

Основное назначение такого архива – организация учета, хранения и использования документов, входящих в состав кредитных досье клиентов. При этом нужно учитывать одну важную особенность: досье клиентов не являются завершенными в делопроизводстве делами, каждое пополняется документами в соответствии с историческим развитием кредита (в него периодически будут подшиваться документы, сопровождающие банковские операции кредитования, оформляемые на протяжении всей истории данного кредита – от момента подачи клиентом заявления о выдаче кредита и заканчивая документами, фиксирующими полное погашение ссудной задолженности).

Процесс организации хранения кредитных досье неразрывно связан с другими бизнес-процессами, отражающими взаимоотношения заемщика и кредитной организации, поэтому его условно можно разделить на три основных этапа:

• подготовка сделки;
• заключение кредитного договора;
• погашение кредитного договора.

Преддоговорная работа по подготовке сделки начинается с обращения клиента в кредитную организацию с просьбой о предоставлении кредита.

Обращение клиента в банк может оформляться в виде заявления, анкеты, заявления-анкеты. Кроме того, банк просит предъявить документы, с помощью которых можно идентифицировать личность лица, обратившегося в банк, и подтверждающие его платежеспособность:

• паспорт гражданина;
• загранпаспорт;
• водительское удостоверение;
• пенсионное удостоверение;
• свидетельство о регистрации права собственности;
• свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН);
• справку о доходах 2-НДФЛ;
• налоговую декларацию (для индивидуальных предпринимателей) и другие документы, установленные российским законодательством и внутренними нормативными документами кредитной организации.

Естественно, клиент не сдает в банк паспорт гражданина РФ, загранпаспорт, водительское удостоверение и другие личные документы – они копируются, заверяются сотрудником банка, принявшим документы, и формируются в один комплект, который в дальнейшем будет называться «Кредитное досье заемщика – физического лица».

Некоторые документы клиент предоставляет в виде заверенных копий. Таким документом, например, является трудовая книжка.

Справки о доходах предоставляются в виде оригиналов.

Далее банк рассматривает заявление гражданина и принимает по нему положительное либо отрицательное решение. Обращаю ваше внимание: банки оставляют за собой право отказать в предоставлении кредита без объяснения причин.

Принятое решение, как правило, оформляется в виде распорядительного документа уполномоченного органа управления и обязательно поступает в досье заемщика в виде выписки из протокола заседания коллегии, распоряжения или иного документа.

К протоколу (выписке из протокола) прилагаются документы, на основании которых данное решение было принято. Это могут быть служебные записки, справки, заключения и другие документы. Необходимо отметить, что они чаще всего являются типовыми документами и оформляются по утвержденным формам.

Заключение кредитного договора совершается на основании заявления клиента и принятого по нему решения, оформляется в виде кредитного договора и других документов, которые могут являться его неотъемлемой частью, например, «График погашения кредита», «Уведомление о полной стоимости кредита», «Правила и условия кредитования» и т.д. Кредитный договор и приложения к нему являются оригинальными документами, которые подписываются всеми участниками сделки (представителем кредитной организации и заемщиком) и обязательно заверяются печатью банка.

Также в кредитное досье клиента поступают документы, подтверждающие факт выдачи денежных средств заемщику.

Погашение кредитного договора – это бизнес-процесс, который может растягиваться на годы в зависимости от вида кредитования. Например, договор ипотеки может быть заключен на срок до 30 лет.

Погашение кредита может проходить в «плановом» порядке, т.е. заемщик регулярно, в соответствии с заключенным кредитным договором и графиком погашения кредита, производит погашение ссудной задолженности. В этом случае кредитное досье живет «тихой» жизнью, т.е. лежит себе мирно на полке и ждет часа полного погашения заемщиком кредита.

Часто заемщик старается погасить кредитную задолженность досрочно, тем более что сейчас законодательство вполне разделяет это желание. При этом досрочное погашение кредита (полное или частичное) сопровождается различными документами: заявлением клиента на досрочное погашение кредита, финансовыми документами, подтверждающими данное действие ,и т.д. Например, если в связи с досрочным частичным погашением кредита изменяются условия погашения, то банк предоставляет заемщику новый измененный график погашения кредита. Таким образом, досье «активного» заемщика регулярно пополняется новыми документами и растет день ото дня.

Если заемщик нарушает условия кредитного договора (например, несвоевременно погашает ссудную задолженность, не исполняет другие установленные кредитным договором условия), банк обязан направить заемщику письменное требование об исполнении взятых обязательств. Копии требований также подшиваются в кредитное досье. А как мы знаем, любое направление документов вовне организации сопровождается специальными «почтовыми» бумажками: уведомлениями, конвертами и реестрами отправки, которые также будут помещены в кредитное досье клиента в виде оригиналов, чтобы в случае необходимости служить доказательной базой. Поэтому их тоже вкладываем в папку – кредитное досье клиента.

Хотелось бы сказать несколько слов о документах, сопровождающих такой вид кредитования, как автокредитование.

Данный вид кредитования напрямую связан с процессом приобретения, регистрацией и эксплуатацией транспортного средства, поэтому в кредитное досье обязательно формируются:

• копия договора купли-продажи транспортного средства;
• копии бухгалтерских документов, подтверждающих оплату транспортного средства;
• копии документов, подтверждающих регистрацию транспортного средства заемщиком;
• копии документов, подтверждающих оплату заемщиком страховых полисов обязательного и добровольного страхования транспортного средства.

Данные документы формируются в состав документов кредитного досье еще на стадии заключения кредитного договора. Но такие документы, как «страховой полис», имеют установленный срок действия, поэтому требуют регулярной пролонгации. Вот почему кредитное досье заемщика- автолюбителя должно постоянно пополняться новыми копиями страховок.

Так как приобретенный на заемные средства автомобиль становится объектом залога, оригинал паспорта транспортного средства (ПТС) передается заемщиком на хранение в кредитную организацию, выдавшую автокредит. Кроме того, в досье подшиваются заявления клиентов о выдаче ПТС во временное пользование и соответствующие акты приема-передачи ПТС.

Задачи, которые нужно решить

Получается, что кредитное досье является живым организмом, который или тихо отлеживается на полке, или, что происходит чаще всего, находится в состоянии активного роста. Поэтому сотрудникам, работающим с досье, приходится постоянно разбирать вновь поступающие документы, определять их принадлежность и внимательно (!) расшивать в кредитные досье. Ведь сколько сил нужно будет потратить, чтобы найти нужный документ, если его отправить «не по адресу»! Это можно сравнить разве что с поиском иголки в стоге сена.

На текущий архив кредитных досье распространяются и обычные задачи работы с архивными документами:

• учет поступления досье;
• учет выдачи досье во временное пользование;
• учет закрытых кредитных договоров и их передача на архивное хранение;
• учет движения отдельных документов (прием и выдача во временное пользование);
• топографирование хранилища;
• формирование различного рода отчетов.

Также важнейшей задачей, стоящей перед архивом розничных досье (как на бумажном, так и на электронном носителях), является обеспечение сохранности информации, в т.ч. защита персональных данных заемщиков.

Таким образом, если мы собираемся создавать электронное хранилище документов, входящих в состав кредитных досье заемщиков (физических лиц), то должны решить три основные задачи:

• сокращение бумажного документооборота;
• обеспечение учета отдельных документов и досье в целом;
• обеспечение конфиденциальности и сохранности информации.

Основные элементы электронного архива кредитных досье

Рассмотрим такие основные понятия изучаемого бизнес-процесса, как «Кредитное досье», «Кредитный договор» и «Заемщик».

Кредитное досье – совокупность документов, отражающих историю взаимодействия банка и заемщика. В состав кредитного досье входят: копии персональных документов всех участников сделки (заемщика, созаемщика, поручителя, залогодателя); банковские экземпляры договорных документов, отражающих условия сделки; документы по предмету залога (при его наличии) и т.д.

Заемщик – физическое лицо, заключившее с банком кредитный договор.

Кредитный договор – договор, заключаемый в письменной форме, по которому банк обязуется предоставить заемщику денежные средства (кредит) на условиях, указанных в данном договоре, а заемщик обязуется возвратить сумму полученного кредита и уплатить проценты за пользование кредитом.

Давайте рассмотрим, как эти три основных элемента процесса взаимосвязаны. Мы видим, что заемщик заключает с банком кредитный договор, на основании которого будет формироваться кредитное досье. При этом хотелось бы отметить, что один заемщик может заключить с банком несколько кредитных договоров (и каждый договор будет жить своей отдельной от предыдущего договора жизнью, см. Схему 1). И наоборот: несколько заемщиков могут заключить с банком один кредитный договор и, став созаемщиками, распределить ответственность займа между собой (Схема 2).

Исходя из определения кредитного досье мы можем сделать вывод, что создавая кредитное досье в любой форме (на бумажном или электронном носителе), в нем в первую очередь нужно отражать взаимоотношения клиента с банком в рамках одного кредитного договора. Тем более что эти взаимоотношения и определяются только кредитным договором: срок, сумма, валюта, условия кредитования и прочие «индивидуальные» для каждого кредитного договора элементы. Смотрите: в Схеме 1 для одного физического лица в рамках каждого кредитного договора эти параметры будут совершенно разными, а по Схеме 2 одинаковые параметры кредитного договора будут применимы к различным физическим лицам. Это еще раз подтверждает, что основным учетным элементом создаваемой нами системы является кредитное досье, у которого будет своя собственная история.

Вторым учетным элементом системы может стать физическое лицо (заемщик, созаемщик, поручитель, залогодатель). Обязательная регистрация всех физических лиц (участников сделки) позволит идентифицировать каждого гражданина путем присвоения ему идентификационного номера. Таким образом, в дальнейшем можно будет одно лицо связать с несколькими кредитными договорами или с разными ролями в кредитной сделке. Например, гражданин Сидоров Петр Петрович в одном кредитном договоре является заемщиком, в другом – поручителем, а в третьем – супругом заемщика.

Третьим учетным элементом будет документ – тот информационный ресурс, ради которого и создается система. Так как в состав кредитного досье входит множество документов, удобнее разделить их по различным признакам на группы.

Не секрет, что для создания любого информационного массива используются различные таблицы, которые в нашем случае мы будем называть справочниками. Создавая архив розничных досье, мы создали несколько взаимосвязанных справочников:

• «Кредитные досье»,
• «Физические лица»
• и несколько справочников типа «Группа документов».

Основные реквизиты регистрационной карточки кредитного досье

Итак, мы установили, что основным учетным элементом нашей системы будет кредитное досье. Безусловно, каждый элемент системы должен содержать какие-либо метаданные (в нашем случае – поля), с помощью которых можно будет реализовывать основные функции системы.

Давайте проанализируем, какую информацию мы хотели бы получать по кредитным досье. Ну, во-первых, необходимо знать номера и даты действующих кредитных договоров, являющихся основанием для заведения кредитного досье. Во-вторых, необходимо знать фамилию заемщика, заключившего с банком данный кредитный договор.

Другие метаданные, вносимые в систему, обязательно должны помочь в процессе осуществления следующего функционала:

• прием-передача кредитного досье из структурных подразделений банка в архив розничных досье на хранение;
• выдача кредитных досье во временное пользование;
• поиск кредитных досье по различным параметрам, указанным в поступающих документах;
• определение места хранения кредитного досье;
• описание состава документов кредитного досье, осуществление контроля за полнотой формирования кредитного досье;
• проведение сверки наличия кредитных досье;
• сверка наличия документов, входящих в состав кредитного досье;
• подготовка и передача кредитного досье на хранение в Архив банка.

С целью фиксации метаданных была разработана регистрационная форма – карточка кредитного досье со следующими полями:

Информация в поля «№ договора» и «Дата заключения договора» переносится из кредитного договора, они обязательны для заполнения.

Поле «Клиент» заполняется из справочника «Физические лица», в который вносятся Ф.И.О. и идентификационный номер, а также информация о присвоенном клиенту «статусе». Чтобы минимизировать персональную информацию о клиенте, данный справочник ограничили этим количеством полей.

Поле «Статус» клиента входит в состав справочника «Физические лица» и является полем, с помощью которого можно осуществлять фильтрацию клиентов по различным признакам, тем самым разграничивая доступ пользователям к документам клиентов различных «статусных групп». Сейчас во многих банках применяется политика «привилегий», когда для обслуживания так называемых «vip», «платиновых», «золотых» клиентов создаются обособленные подразделения или выделяются персональные менеджеры. Данное поле вынесено в основную форму регистрационной карточки «Кредитное досье». Это позволяет сотруднику, выдающему досье во временное пользование или предоставляющему другим пользователям (читателям) доступ к документам досье, определить, имеет ли пользователь, запрашивающий досье или документ, право на его просмотр.

Поле «Полное наименование кредитного досье» формируется в автоматическом режиме путем сложения сведений из следующих полей: «№ договора» и «Дата заключения договора», «Клиент». Например: «Договор № КД-1254/11 от 11.06.2012 (Образцов Иван Петрович)».

Поле «Дата закрытия договора» содержит дату полного погашения заемщиком кредитной (ссудной) задолженности. Она проставляется после закрытия кредитного договора.

Поле «Статус досье» заполняется из справочника, элементами которого являются такие стадии жизненного цикла кредитного досье, как:

• оформлено (этот статус означает, что кредитный договор заключен, кредитное досье сформировано, но в архив розничных досье не передано);
• принято на хранение в архив розничных досье (проставляется сотрудником этого архива и означает, что досье принято на хранение);
• закрыто (данный статус информирует о погашении кредита);
• сдано на хранение в Архив банка (сейчас этот статус завершает жизненный цикл кредитного досье в нашей информационной системе. Хотя, думаю, стоит добавить еще один статус – «уничтожено в связи с истечением срока хранения», но его будет присваивать уже сотрудник Архива банка после его физического уничтожения).

Поле «Продукт» заполняется из пополняемого справочника, по нему можно фильтровать кредитные досье. Для начала его содержимое может ограничиваться следующими элементами: АвтоКредит, ПотребКредит, Ипотека. При необходимости его содержимое можно расширить, подстраивая под изменения продуктовой линейки вашей кредитной организации.

Важно контролировать полноту формирования кредитных досье. Состав документов кредитного досье утверждается внутренними нормативными документами кредитной организации. Отсутствие даже одного документа может привести к возникновению рисков. Поэтому в регистрационную карточку кредитного досье мы внесли поле «Комплектность», которое заполняется только одним из двух возможных вариантов: «да» или «нет». К сожалению, у нас этот показатель пока определяется «вручную» сотрудником, формирующим документы электронного досье. Хотелось бы в дальнейшем сделать этот реквизит вычисляемым.

Поле «Рубрика» является «свободным» полем, с помощью которого можно осуществлять фильтрацию записей справочника «Кредитные досье», создавая временные «рабочие» рубрики, которые будут удалены после их использования.

Еще мы решили проблему выделения из общей массы кредитных досье тех, что выданы во временное пользование. Для этого в регистрационной карточке кредитного досье предусмотрен флажок «Выдано во временное пользование», который активируется, если в соответствующие разделы карточки будут внесены соответствующие данные.

Поле «Наша организация» предназначено для указания наименования структурного подразделения кредитной организации, в котором в данный момент находится кредитное досье. С помощью этого поля легко можно отследить движение досье между подразделениями. Первоначально указывается наименование структурного подразделения, в котором кредитное досье было сформировано.

Итак, с помощью предусмотренных нами полей регистрационной карточки кредитного досье мы уже решили несколько поставленных задач:

• организация приема-передачи кредитного досье из структурных подразделений банка в архив розничных досье на хранение;
• контроль за полнотой формирования кредитного досье;
• подготовка и передача кредитного досье на хранение в Архив банка.

Прием-передачу кредитных досье из структурных подразделений банка в архив розничных досье мы осуществляем с помощью двух полей: «Статус досье» и «Наша организация».