• Журнал «Арсенал предпринимателя» июль 2012
  • Рубрика Сделки и обязательства

Что делать, если потерялась корреспонденция

  • 0 комментариев
Отправка документов по почте может сэкономить значительное количество времени, а иногда это единственный выход, если речь идет о взаимодействии с контрагентами, находящимися в удаленных от вас регионах. Большинство людей забывает об отправленных документах, как только отдает конверт на почте. Тем не менее корреспонденция порой теряется, а когда это выяснится, на вас уже будут наложены штрафные санкции или возникнут другие негативные последствия. Поэтому если количество отправляемых почтой документов у вас велико, то стоит наладить систему контроля за корреспонденцией. О том, как это сделать, читайте в статье.


Отправляя документацию тем или иным способом, мы обычно надеемся на то, что все документы будут доставлены адресату в срок в целостности и сохранности. И зачастую вспоминаем об отправленной документации только тогда, когда уже возникают какие-то проблемы. И вот здесь-то и начинается активная работа по розыску утерянной корреспонденции. Отправив документы, можно посоветовать читателям не ждать, пока случится непредвиденное, а взять ситуацию под контроль в самом ее начале. Хотя ФГУП «Почта России» прикладывает максимум усилий для обеспечения своевременной и качественной доставки отправлений, лучше организовать собственный контроль сроков доставки, а в случае утери корреспонденции – еще и ее розыск.

Отслеживание почтовых отправлений

Чтобы отследить, была ли своевременно доставлена документация, надо знать нормативные сроки ее доставки. Напомним, что все почтовые отправления в зависимости от способа обработки делятся на две большие категории1:

  • простые – принимаемые от отправителя без выдачи ему квитанции и доставляемые (вручаемые) адресату (его законному представителю) без его расписки в получении;
  • регистрируемые (заказные, с объявленной ценностью и обыкновенные) – принимаемые от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаемые адресату (его законному представителю) с его распиской в получении.

Отследить факт доставки корреспонденции обеих категорий возможно.

Только в первом случае вам придется приложить максимум усилий (самим позвонить контрагенту, узнать, поступило ли им конкретное письмо и поверить на слово). Понятно, что документов, подтверждающих факты отправки и получения контрагентом корреспонденции, в этом случае у вас не будет.

Совсем другая ситуация возникает, если вы отправляете регистрируемые почтовые отправления. И хотя отправка таких почтовых отправлений стоит гораздо дороже, чем простых, она оправдывает себя, так как позволяет не только получить документальное подтверждение фактов отправки или получения, но еще и экономит время, затрачиваемое на розыск корреспонденции, т.к. сам процесс отслеживания почтовых отправлений автоматизирован и отследить его можно через Интернет.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.