• Журнал «Налоговый учет для бухгалтера» сентябрь 2012
  • Рубрика Практические рекомендации

Составляем документы по новому кассовому порядку

  • Рейтинг 4.33
  • 1 комментарий
  • 11615 просмотров
Как рассчитать лимит остатка наличных денег? Как его утвердить? Каков порядок получения подотчетных сумм? На что суд обращает внимание при рассмотрении дел, затрагивающих вопросы выдачи «налички» сотрудникам? Что следует знать о нецелевых тратах? Как оформить депонирование зарплаты? Автор дала рекомендации по наиболее спорным вопросам, касающимся нового кассового порядка, с образцами заполнения необходимых документов.


С начала года все организации и индивидуальные предприниматели используют в своей работе Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации1. В общих чертах мы его уже рассматривали. Несмотря на то, что прошло почти девять месяцев со вступления документа в силу, вопросы по его применению продолжают поступать. Остановимся на наиболее сложных и спорных моментах, которые требуют пояснения.

Кассовый лимит

Лимит остатка наличных денег – это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе после выведения в кассовой книге суммы остатка наличности на конец рабочего дня (абз. 1 п. 1.2 Положения).

Установление лимита кассы производится самостоятельно на основании соответствующего распорядительного документа (абз. 3 п. 1.2 Положения). Образец документа приведен в Примере 1 на стр. 46. Рассчитывают лимит остатка «налички» по следующей формуле (п. I Приложения к Положению):

формула расчета лимита остатка наличных в кассе

Обратите внимание: под выручкой здесь понимается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (абз. 6 п. I Приложения к Положению). Так что при расчете лимита не следует использовать такие показатели, как авансы, возврат подотчетных сумм, займы и т.д.

В свою очередь при отсутствии наличной выручки следует исходить из объема выдачи наличных денег (вновь созданное юридическое лицо, индивидуальный предприниматель – ожидаемый объем выдач «налички»), за исключением сумм, предназначенных для выплат работникам (п. II Приложения к Положению):

лимит остатка наличных в кассе при отсутствии наличной выручки

Обратите внимание: какой бы из формул для исчисления лимита вы ни воспользовались, следует знать, что расчетный период не может превышать 92 рабочих дней. Причем вы вправе взять абсолютно произвольный период времени (от 1 до 92 дней любого года), включая тот, когда прошли наибольшие обороты по «наличке» (абз. 7 п. I и абз. 7 п. II Приложения к Положению).

При этом используемый в расчете период времени между днями сдачи в банк выручки (получения в банке «налички») не должен быть больше семи рабочих дней. Если же вы находитесь в населенном пункте, в котором отсутствует банк, то максимум составляет 14 рабочих дней (абз. 8 п. I и абз. 8 п. II Приложения к Положению). При неравномерном интервале сдачи выручки в банк мы советуем исходить в расчете из максимального периода времени, дабы избежать в будущем превышения лимита.

Отметим, что как таковой бланк расчета лимита остатка кассы не утвержден, так что его форму вы должны придумать самостоятельно. Нигде не прописан и период времени, на который следует устанавливать лимит, поэтому в любой момент вы вправе его скорректировать. При этом специалисты Банка России в письме от 15.02.2012 № 36-3/25 указали, что при изменении объемов поступлений наличной выручки или объема выдачи «налички» вы не обязаны пересчитывать лимит.

Организации и индивидуальные предприниматели наличные деньги сверх установленного лимита обязаны хранить на банковских счетах (абз. 1 п. 1.4 Положения). Из данного правила есть и исключения. Накопление «налички» в кассе сверх установленного лимита допускается в дни выдачи заработной платы и выплат социального характера, сюда входит и день получения денег на указанные выплаты с банковского счета (абз. 2 п. 1.4 Положения).

При этом продолжительность срока выдачи наличных денег по указанным выплатам не может превышать пяти рабочих дней, включая день получения «налички» в банке (абз. 1 п. 4.6 Положения). Правомерен также сверхлимит в выходные и нерабочие праздничные дни в случае ведения в это время кассовых операций (абз. 2 п. 1.4 Положения).

Пример 1
СвернутьПоказать
Приказ об установлении лимита остатка наличных денег Расчет лимита остатка наличных денег

Подотчетные суммы

С этого года для получения наличных денег под отчет работник должен написать соответствующее письменное заявление. Оно составляется в произвольной форме и должно содержать собственноручную надпись руководителя о сумме «налички» и сроке, на который она выдается, а также подпись руководителя и дату (абз. 1 п. 4.4 Положения). Отметим, что под руководителем здесь понимается не только сам директор либо индивидуальный предприниматель, но и иное уполномоченное ими лицо (абз. 3 п. 1.2 Положения).

Чтобы уменьшить количество бумажной работы сотрудникам и лицам, уполномоченным визировать заявление, рекомендуем подготовить типовые бланки, например, по форме, представленной в Примере 2.

Пример 2
СвернутьПоказать
заявление на выдачу наличных под отчет

При наличии согласия руководителя на заявлении кассир выдает работнику наличные деньги по расходному кассовому ордеру (абз. 1 п. 4.4 Положения).

Далее работник в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные деньги, либо со дня выхода на работу обязан предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю авансовый отчет с подтверждающими документами. При этом время, отведенное на утверждение авансового отчета и окончательный расчет, устанавливает руководитель (абз. 2 п. 4.4 Положения).

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет «наличке» (абз. 3 п. 4.4 Положения). Отметим, что за нарушение указанной нормы отсутствуют штрафные санкции. Тем не менее инспекторов данный факт не останавливает и они зачастую все же привлекают организации к административной ответственности, установленной ст. 15.1 КоАП РФ. Речь здесь идет о следующих суммах штрафов: на должностных лиц – от 4000 до 5000 руб., на юридических лиц – от 40 000 до 50 000 руб.

Судебная практика
СвернутьПоказать

Выдача наличных денег под отчет производилась без соблюдения условия о необходимости полного отчета лица по ранее выданному ему авансу. Судьи отметили, что указанное действие предусматривает наступление административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ (постановления ФАС Дальневосточного округа от 22.08.2007, от 15.08.2007 № Ф03-А16/07-2/3312 и Северо-Кавказского округа от 28.10.2009 по делу № А53-17396/2009).

Между тем арбитры не раз напоминали, что говорить здесь можно только о нарушении порядка выдачи наличных денежных средств, за что административная ответственность не предусмотрена.

Судебная практика
СвернутьПоказать

Судьи решили, что выдача «налички» под отчет сотруднику, который не представил отчет по ранее выданному ему авансу, нарушает порядок выдачи наличных денежных средств, а не порядок ведения кассовых операций. При этом за нарушение порядка выдачи денежных средств под отчет административная ответственность не предусмотрена (постановления ФАС Дальневосточного округа от 16.07.2010 № Ф03-4472/2010 и Северо-Западного округа от 25.11.2008 по делу № А56-5137/2008).

В некоторых случаях налоговики говорят, что выдача под отчет «налички» сотруднику, не отчитавшемуся по ранее взятым суммам, является накоплением в кассе наличных денежных средств сверх установленных лимитов. В этой ситуации инспекторы к реальному остатку кассы прибавляют денежные средства, по которым не отчитался работник. Сразу скажем, что данная позиция не нашла одобрения у арбитров.

Судебная практика
СвернутьПоказать

Суд установил, что общество выдало наличные денежные средства из кассы под отчет сотруднику предприятия, не отчитавшемуся по ранее взятым суммам. Указанные выплаты были включены налоговым органом в остаток кассы предприятия, который превысил установленный лимит. Тем не менее арбитры решили, что после выдачи денежных средств под отчет эти суммы теряют статус «свободных денежных средств». Поэтому здесь отсутствует состав административного правонарушения по накоплению денежных средств сверх установленного лимита (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 08.05.2007 № Ф04-2665/2007(33893-А27-23) и Северо-Западного округа от 09.02.2005 № А21-8287/04-С1).

Нецелевые траты

В настоящее время согласования с банком разрешения на расходование наличной выручки не требуется. Как и ранее, действует перечень, изложенный в п. 2 указания ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У. Итак, вы вправе расходовать поступившую в кассу выручку на следующие выплаты:

В связи с этим хотелось бы напомнить, что в законодательстве отсутствуют штрафы за нецелевое расходование денежных средств. Правда, данный факт совершенно не смущает налоговиков и они все равно пытаются подвести данное действо под статью 15.1 КоАП РФ о несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств.

Судебная практика
СвернутьПоказать

Общество не имело права расходовать выручку на возврат заемных средств. Поэтому арбитры согласились с инспекторами о назначении организации штрафа по ст. 15.1 КоАП РФ (постановление ФАС Центрального округа от 29.08.2008 по делу № А09-1519/08-20).

Довод чиновников прост: правила обращения наличных денежных средств предусматривают обязанность хранить свободные денежные средства в банковских организациях.

Судебная практика
СвернутьПоказать

Арбитражным судом установлено, что работнику из денежной выручки предприятия был выдан заем. Суд решил, что речь здесь идет о нецелевом расходовании «налички». Наличные денежные средства, поступившие в кассу, подлежали сдаче в банк. Так что указанное действие общества свидетельствует о нарушении порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27.05.2010 по делу № А03-14966/2009).

Иногда инспекторы заходят еще дальше, отмечая, что при нецелевом расходовании средств можно говорить о превышении лимита остатка кассы (налоговики добавляют выданную нецелевую «наличку» к остатку кассы).

Судебная практика
СвернутьПоказать

В данном случае судьи подтвердили решение налоговиков о том, что не сданная предприятием в банк и потраченная на возврат займа денежная наличность являлась сверхлимитной (постановление ФАС Поволжского округа от 21.04.2009 по делу № А57-23412/2008).

Тем не менее не все так плохо: те же судьи Северо-Западного округа не раз подтверждали, что ответственность за нарушение порядка выдачи денежных средств ст. 15.1 КоАП РФ не установлена.

Судебная практика
СвернутьПоказать

Поскольку административная ответственность за нарушение порядка выдачи денежных средств диспозицией ст. 15.1 КоАП РФ не установлена, следует признать, что в действиях Общества отсутствовал состав правонарушения (постановления ФАС Северо-Западного округа от 05.09.2007 по делу № А56-4636/2007 и от 12.04.2007 по делу № А56-25450/2006).

В постановлении ФАС Центрального округа от 03.10.2008 по делу № А64-1887/08-24 также прозвучало, что нецелевое расходование наличных денежных средств не является хранением, а следовательно, не попадает под действие ст. 15.1 КоАП РФ.

Депонируем зарплату

Как мы уже говорили, в дни выдачи заработной платы допускается накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита (абз. 2 п. 1.4 Положения). При этом продолжительность срока выдачи наличных денег по данным выплатам не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения «налички» в банке (абз. 1 п. 4.6 Положения). Если же сотрудник так и не пришел за своей заработной платой, то ее следует депонировать и сдать в банк.

Итак, в последний день выдачи заработной платы кассир в расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49) или платежной ведомости (форма № Т-533) проставляет штамп либо делает надпись «депонировано» напротив фамилий работников, которые не получили зарплату. В итоговой строке ведомости отражают суммы фактически выданных и подлежащих депонированию наличных денег (абз. 5 п. 4.6 Положения).

Далее оформляют реестр депонированных сумм, обязательные реквизиты которого прописаны в абз. 6 п. 4.6 Положения (Пример 3). При этом нумерация реестров депонированных сумм осуществляется в хронологической последовательности с начала календарного года (абз. 7 п. 4.6 Положения).

Пример 3
СвернутьПоказать
реестр депонированных сумм

В свою очередь на фактически выданные суммы наличных денег на зарплату кассир оформляет расходный кассовый ордер (абз. 9 п. 4.6 Положения).

Обычно все депонированные суммы и выплаты по ним отражают в специальной книге депонента по заработной плате, открываемой на один год. Форму такой книги разрабатывают самостоятельно либо берут за образец бланк, утвержденный для бюджета приказом Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

Судебная практика
СвернутьПоказать

Право работника на получение заработной платы будет нарушено, если, обратившись к работодателю с требованием о выплате депонированной зарплаты, работник получит отказ. Именно с этого дня (а не со дня возникновения у работодателя кредиторской задолженности по депонированной заработной плате) начнется течение предусмотренного ст. 392 ТК РФ трехмесячного срока для обращения в суд. Данный вывод содержится в письмах ФНС РФ от 20.01.2010 № МН-17-3/8@, Минфина РФ от 22.12.2009 № 03-03-05/244 и Роструда от 09.12.2009 № 6646-Т3.

Начисленные, но не выплаченные в установленный срок (из-за неявки получателей) суммы отражают по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам» (Инструкция по применению Плана счетов, утвержденная приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н).

Затем депонированную зарплату выдают по расходным кассовым ордерам (абз. 2 п. 4.1 Положения). В бухгалтерском учете возврат депонированных сумм отражают по дебету счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам» и кредиту счета 50 «Касса».

Если заработная плата так и не была востребована работником в течение трех лет (срок исковой давности), то сумму кредиторской задолженности по депоненту для целей налогообложения прибыли включают в состав внереализационных доходов. На это было указано в письмах Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/1/161 и от 23.12.2009 № 03-03-06/1/823. Списанные депонированные суммы показывают по дебету счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонированным суммам» и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы».

Обособленным подразделениям

Остановимся также на некоторых особенностях кассовой дисциплины предприятий, имеющих обособленные подразделения.

С этого года требование Положения о ведении кассовой книги, в которую вносятся записи на основании приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров, должно соблюдаться каждым обособленным подразделением, ведущим кассовые операции, вне зависимости от наличия собственного банковского счета. На это указали специалисты Банка России в письме от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255. Обособленное подразделение после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня передает этот лист не позднее следующего рабочего дня юридическому лицу. Указанная передача может осуществляться и в электронном виде (абз. 1 и 3 п. 5.6 Положения). При этом листы кассовой книги подразделения подбираются и брошюруются юридическим лицом по каждому обособленному подразделению (абз. 9 п. 2.5 Положения).

Также следует знать, что при наличии подразделений, не имеющих своего расчетного счета, юридическое лицо определяет лимит остатка кассы с учетом «налички», хранящейся в этих подразделениях (абз. 2 п. 1.3 Положения). В свою очередь обособленные подразделения, у которых открыт банковский счет, устанавливают собственный лимит наличных денег (абз. 2 п. 1.2 Положения).


Сноски

СвернутьПоказать
  1. Утверждено Банком России 12.10.2011 № 373-П (далее – Положение). Вернуться назад

  2. Вы не вправе расходовать поступившие в кассу наличные деньги на выплату покупателю за возвращенный товар, приобретенный ранее в безналичном порядке (абз. 2 п. 3 официального разъяснения Банка России от 28.09.2009 № 34-ОР). Вернуться назад

  3. Обе формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Вернуться назад

на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  6 голосов

Тематика:

1 комментарий
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Светлана, 2 сентября 2013 12:14

Здравствуйте!
Подскажите, пожалуйста, как поступить в случае, когда деньги поступают в кассу с р/счета на хозрасходы нерегулярно, а по мере необходимости. Это может быть и 2 раза в неделю, и 1 раз в месяц. Тогда как считать лимит остатка кассы (при отсутствии наличной выручки), если период между получением денег составляет больше 7 дней? Вы пишете:При этом используемый в расчете период времени между днями сдачи в банк выручки (получения в банке «налички») не должен быть больше семи рабочих дней. Если же вы находитесь в населенном пункте, в котором отсутствует банк, то максимум составляет 14 рабочих дней (абз. 8 п. I и абз. 8 п. II Приложения к Положению). При неравномерном интервале сдачи выручки в банк мы советуем исходить в расчете из максимального периода времени, дабы избежать в будущем превышения лимита. Какую цифру подставлять в формулу для расчета? 30дней?(из расчета максим. периода)
С уважением, Светлана.

-3

Ответить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.