Методика работы с перечнями документов со сроками хранения

Что такое Перечень документов со сроками хранения

Практика делопроизводства, теория и практика архивного дела рассматривают перечни документов со сроками хранения в качестве основных справочных пособий по экспертизе ценности документов в делопроизводстве и в архивах организаций, в государственных и муниципальных архивах.

Перечень документов со сроками хранения – это систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения¹.

Перечни документов со сроками хранения помогают:

• систематизировать документальный фонд организации по ее функциям и направлениям деятельности при разработке номенклатур дел и других классификаторов;
• выявлять значение тех или иных видов документов для деятельности организации и осуществлять их отбор на архивное хранение (включение в состав архивного фонда организации) или выделение к уничтожению;
• применять по отношению к конкретным документам организации типовые/унифицированные, нормативно устанавливаемые сроки хранения;
• определять конкретные сроки хранения документов, образовавшихся в деятельности организации;
• правильно формировать документы в дела;
• обосновывать решения, принимаемые экспертными комиссиями (ЭК) организаций и экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) государственных и муниципальных архивов;
• обеспечивать сохранность документов, качественное формирование архивного фонда организаций и т.п.

Разработка перечней документов со сроками хранения обеспечивает в нашей стране методическое единство делопроизводства и архивного дела и в конечном итоге – качественное пополнение Архивного фонда РФ.

Перечни документов со сроками хранения используются в качестве основных нормативных документов при определении сроков хранения и отборе на хранение или уничтожение возникших в деятельности конкретной организации управленческих документов. Причем сроки хранения исчисляются с 1 января календарного года, следующего за годом создания документа.

Образцы протокола заседания экспертной комиссии и приказа о ее создании опубликованы в следующем номере журнала в статье, посвященной составлению акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению

Типы и виды перечней

Перечень документов со сроками хранения может включать документы, которые образуются в организациях независимо от их уровня, масштаба деятельности и формы собственности. Виды перечней:

• Перечень, в котором закрепляются нормативные сроки хранения документов, возникающих при документировании общих для всех или большинства организаций, т.е. однотипных функций, является перечнем типовых документов (типовым), имеющим обязательный характер.
• Перечень, закрепляющий сроки хранения документов, возникающих в деятельности однотипных, однородных организаций (например, акционерных обществ², в организациях определенного субъекта РФ), является примерным перечнем, имеющим рекомендательный характер.
• Перечень, в который включены документы, отражающие специфические функции организаций, виды и направления их деятельности, документы отрасли, относится к ведомственным перечням, которые обязательны в рамках конкретного ведомства.

Перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения утверждает Министерство культуры Российской Федерации в пределах предоставленных ему полномочий. Практикам делопроизводства известны прежде всего действующие в настоящее время:

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (М., 2010) (далее – Перечень ТУД), и
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2008) (далее – Перечень НТД).

Ведомственные перечни разрабатывают в основном федеральные органы исполнительной власти, учитывая документы, образующиеся в процессе их деятельности и в процессе деятельности подведомственных им организаций, причем они могут использоваться и другими организациями при определении сроков хранения специфических документов (торговля, здравоохранение и т.п.) в качестве справочников межотраслевого значения, как и ведомственные перечни документов со сроками хранения, разработанные до 1991 г.

Примерные перечни в настоящее время активно разрабатываются архивными органами в субъектах Российской Федерации с целью правильного формирования и хранения архивных фондов соответствующих субъектов.

В зависимости от схемы классификации (схемы построения главной таблицы соответствующего Перечня) перечни документов со сроками хранения могут быть:

• функционального или
• производственно-отраслевого типа.

Перечень ТУД построен по функциональному принципу и отражает однотипные функции и направления деятельности организаций, независимо от их организационно-правовой формы. Ведомственные перечни могут разрабатываться как перечни производственно-отраслевого типа, а в их классификационной схеме дополнительно может быть выделена звенность (звено перечня документов – это организация/группа организаций, осуществляющих определенные функции в ведомстве, с указанием образующихся в них видов документов и сроков их хранения, что связано со схемой управления отраслью). Подобная звенность выделена и в действующем Перечне НТД (это означает, что документы одного и того же вида в организациях, относящихся к разным звеньям, будут храниться в течение разных сроков).

Заметим, что помимо группы перечней документов со сроками хранения в архивном деле известна также и группа перечней документов, подлежащих постоянному хранению. Например, в справочное пособие ВНИИДАД «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)» (М., 1996) включен примерный перечень соответствующих документов.

Структура Перечня

Структуру перечня документов со сроками хранения рассмотрим на примере Перечня ТУД. Он состоит из: