Top.Mail.Ru

Защита текстового документа от несанкционированных исправлений в MS Word

Управление параметрами защиты вордовского документа позволяет его автору ввести ограничения на различные виды изменений, вносимые в него другими лицами. Такими изменениями могут быть исправление текста, внесение примечаний, форматирование. Контроль над объемом вносимых изменений незаменим при согласовании документов с коллегами и сотрудниками сторонних организаций. Еще можно направить в электронном виде документ контрагенту на подписание с просьбой внести, например, только свои контактные данные, лишив возможности редактировать основные положения договора. В № 7’ 2012 была опубликована первая часть статьи, где мы рассказали о том, как можно полностью запретить редактирование документа, оставив лишь возможность ознакомления с ним (работа с паролями и сохранение текстового документа в нередактируемые форматы PDF и XPS). В этом номере журнала мы покажем, как разрешить редактирование только определенных фрагментов текста, а также как выделить все вносимые другими лицами правки, чтобы автор потом смог их оценить и выборочно принять или отклонить. Кроме того, можно запретить любое изменение текста, разрешив вносить лишь пожелания/комментарии в виде примечаний. Как это работает, показано в двух версиях программы: MS Word 2003 и MS Word 2007.

Разрешение на внесение в текст документа исправлений и примечаний

MS Word позволяет автору установить ограничения другим лицам на внесение исправлений и добавление примечаний в исходный текст документа. Чтобы установить ограничения на форматирование и редактирование документа, а также на добавление примечаний в текст документа, выполните следующие действия:

  1. В MS Word 2003: в строке меню в группе Сервис выберите команду Защитить документ.
    Для запуска этой функции в MS Word 2007 нужно действовать иначе: на вкладке Рецензирование выберите команду Защитить документ (кнопка, запускающая эту команду, показана на Рисунке 8, а ее местоположение на панели можно увидеть на Рисунке 11 – крайняя правая).
  2. Откроется панель с отображением параметров для установки ограничений на форматирование и редактирование текущего документа (она одинакова для MS Word 2003 и MS Word 2007, см. Рисунок 9). На ней выполните следующие действия:
    1. Если хотите ввести ограничение на форматирование документа, то в группе Ограничение на форматирование установите флажок Ограничить набор разрешенных стилей, а затем щелкните синюю надпись Настройки для выбора стилей, которые рецензент сможет применять или изменять.
    2. Чтобы все вносимые в текст документа правки были выделены, в группе Ограничения на редактирование установите флажок Разрешить только указанный способ редактирования документа. После этого список ограничений под данной надписью станет активным и в нем нужно будет выбрать пункт Запись исправлений (к таковым относятся вставленный, удаленный и перемещенный текст, а также примечания).
    3. Далее установите пароль на введенные выше ограничения. Если его не задать, то ограничения могут быть изменены/сняты любым лицом. Для установления пароля на этой же панели в группе Включить защиту нажмите кнопку Да, включить защиту и введите кодовый набор символов в поле Новый пароль, затем...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Практика перехода на электронный медицинский документооборот в клинике

Директор по цифровой трансформации крупной медицинской клиники делится своим опытом, на какую нормативную базу и технические решения можно опереться при внедрении электронного документооборота. Какие разновидности медицинских документов можно оформлять в виде электронных подлинников. Как обеспечить их юридическую силу на протяжении всего срока хранения (25 лет и более) в ситуации, когда усиленные электронные подписи действуют лишь до 15 месяцев, – своеобразный «электронный нотариат» для этого реализовало государство! Как можно подключиться к его информационной системе. Где можно хранить большие электронные архивы. Как предоставлять медицинские документы клиентам.

Внешнеэкономическая деятельность без бумажных документов

Для принятия осознанного решения о переходе на юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) со своим зарубежным контрагентом нужно понять принципиальные вещи. Какую экономию времени и денег дает переход в цифру (приводим данные Евразийского банка развития, ФТС России и др.)? Как легализовать свою электронную подпись на территории другого государства и иностранную электронную подпись в России? Есть ли нерешенные проблемы для практического перехода на трансграничный электронный документооборот? С партнерами из каких стран российский бизнес уже может перейти на электронный документооборот, благодаря налаженной инфраструктуре? Что делать, если интересующей вас страны в этом списке пока нет? Каков алгоритм действий для подключения к трансграничному ЭДО? Наши ответы на эти вопросы помогут вам в принятии решения о переходе на трансграничный ЭДО.

Ассортимент действующих стандартов по управлению электронными документами

Предлагаем вам справочный материал по действующим отечественным стандартам. Вы увидите, какие ГОСТы можно использовать уже сейчас: для обеспечения долговременной сохранности электронных документов в информационной системе; для конвертации документов из одного формата в другой и для миграции из одной программно-аппаратной среды в другую; для обмена электронными сообщениями между разными СЭД; для цензурирования информации при ее раскрытии, чтобы соблюсти конфиденциальность и др. Все 8 описываемых ГОСТов являются адаптированным переводом международных разработок и содержат лучший мировой опыт.

Как получить квалифицированную электронную подпись в УЦ ФНС России

Какие организации бесплатно получают усиленную квалифицированную электронную подпись в удостоверяющем центре ФНС России. Куда за ней обращаться и что с собой взять. Что в результате получите от налоговой. Где можно будет использовать эту электронную подпись. Автор статьи показывает алгоритм действий с учетом изменений, внесенных в 2023 году. Отмечает и проблемы, часть которых его организации удалось разрешить. Данная статья написана по материалам выступления автора на Форуме ЭДО 2023.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Презентация годового отчета и плана

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.