Документирование уничтожения документов с истекшим сроком хранения

С каждым годом объем бумаг, образующихся в процессе деятельности организации, растет, под него требуется все больше и больше места. Когда пространства начинает не хватать под текущую документацию, возникает необходимость избавиться от бумаг с истекшим сроком хранения и потерявших свою практическую ценность. Как правильно это сделать, не уничтожив документы, которые еще могут понадобиться в деятельности организации? Ведь нельзя просто собрать бумаги в мешок и выбросить в мусоропровод.

Экспертиза ценности документов

На документы с истекшим сроком хранения и потерявшие практическое значение составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Однако прежде чем начать его составлять, необходимо сделать следующие шаги.

Во-первых, провести экспертизу ценности документов, которая заключается в отборе дел структурных подразделений документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации, а также отборе дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях (чаще всего это документы с пометкой ДМН).

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации). Если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.

Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии – заведующего архивом или ответственного за архив организации.

Пример 1

Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии

СвернутьПоказать

Что касается Положения об экспертной комиссии, то за основу можно взять:

• Примерное Положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Росархива от 19.01.1995 № 2;
• Примерное положение о Центральной экспертной комиссии министерства (ведомства) РФ, утвержденное приказом Росархива от 17.03.1998 № 19;
• Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) федерального органа исполнительной власти, утвержденное приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 27.01.2006 № 35 и согласованное ЦЭПК Росархива от 16.06.2005, протокол № 3.

В Положениях четко прописаны основные задачи, функции и права экспертных комиссий, а также организация их работы.