К учебному отпуску готовы!

Практически каждое предприятие заинтересовано в квалифицированных кадрах. Многие компании готовы оплатить обучение наиболее ценных работников. Однако зачастую подача заявления сотрудником о предоставлении оплачиваемого учебного отпуска сродни грому среди ясного неба. Руководство может искренне не понимать, зачем работнику высшее образование и с какой стати организация, которая и без того понесет расходы, связанные с необходимостью замещения обучающегося на период сдачи им зачетов и экзаменов, должна оплатить незапланированный в графике отпуск. В преддверии зимней сессии еще есть время подготовиться ко всем волнующим вопросам об учебных отпусках. Поэтому мы заблаговременно дадим на них ответы, а также приведем образцы документов, без которых не обойтись ни отпускникам, ни работодателям.

Кому и сколько полагается?

Учебный отпуск относится к так называемым «целевым» отпускам. Это значит, что предоставляется он не для отдыха, а для определенной цели, которая в данном случае связана с получением образования.

Такой вид отпуска полагается только тем, кто находится в штате предприятия (с ними заключены трудовые договоры) и для кого данное место работы является основным. Поэтому учебный отпуск не оформляется:

• лицам, которые выполняют работу или оказывают услуги по гражданско-правовым договорам (подряда, оказания услуг и др.);
• работникам-совместителям.

На период учебного отпуска за работником сохраняется место работы (должность), а в установленных случаях – и средний заработок. При этом предоставление и оплата отпуска не могут быть поставлены в зависимость от того, насколько обучение сотрудника связано с выполняемой им в организации трудовой функцией. Это следует из ТК РФ и судебной практики.

Рассмотрим подробнее вопрос о том, когда предприятие обязано оплатить учебный отпуск и какова при этом его продолжительность, а в каких ситуациях работнику предоставляется такой отпуск «без содержания».

Оплачиваемый отпуск

Так называемый «дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка» (предусмотренный ч. 1 ст. 173, ч. 1 ст. 174, ч. 1 ст. 175, ч. 1 ст. 176 ТК РФ) полагается сотрудникам, совмещающим работу с обучением, при соблюдении следующих условий в совокупности:

1. Работник обучается в образовательном учреждении, имеющем государственную аккредитацию. Организационно-правовая форма такого учреждения (вид юридического лица) значения не имеет. Однако если сотрудник одновременно обучается в двух образовательных учреждениях, имеющих государственную аккредитацию, то отпуск (а также иные гарантии и компенсации) предоставляется только в связи с обучением в одном из этих учреждений, выбор которого остается за работником (ч. 3 ст. 177 ТК РФ).
2. Получение образования соответствующего уровня (в т.ч. высшее профессиональное, среднее профессиональное, начальное профессиональное) осуществляется впервые (ч. 1 ст. 177 ТК РФ). То есть если сотрудник хочет получать второе высшее образование, он должен учесть, что по закону ему учебный отпуск полагаться не будет. Соответствие данной нормы Конституции РФ было предметом проверки Конституционного Суда РФ, который в определении от 20.12.2005 № 481-О подтвердил законность положений ч. 1 ст. 177 ТК РФ.
3. Форма обучения при получении высшего и среднего профессионального образования – заочная или очно-заочная (вечерняя).
4. Работник обучается успешно. К сожалению, в законодательстве нет критериев успешности или неуспешности. На практике успешно обучающимися считают тех работников-студентов, которые сдают зачеты, экзамены и т.п. «без хвостов». Ведь повторное прохождение промежуточной аттестации, пересдача госэкзаменов и прочее означает, что нерадивому студенту опять понадобится время на «учебные дела», но возлагать на работодателя обязательство снова оплачивать учебный отпуск было бы явной несправедливостью.

Перечислим случаи предоставления и продолжительность оплачиваемого учебного отпуска работников, обучение которых соответствует всем приведенным выше критериям:

1. при получении высшего профессионального образования (ВПО) (ч. 1 ст. 173 ТК РФ):
   • для прохождения промежуточной аттестации: по 40 календарных дней на I и II курсах, по 50 календарных дней на каждом из последующих курсов, а при освоении основных образовательных программ в сокращенные сроки на II курсе – 50 календарных дней;
   • для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов – 4 месяца;
   • в целях сдачи итоговых госэкзаменов – 1 месяц;
2. при получении среднего профессионального образования (СПО) (ч. 1 ст. 174 ТК РФ):
   • для прохождения промежуточной аттестации: по 30 календарных дней на I и II курсах, по 40 календарных дней на каждом из последующих курсов;
   • для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов – 2 месяца;
   • в целях сдачи итоговых госэкзаменов – 1 месяц;
3. при получении начального профессионального образования (НПО) (ч. 1 ст. 175 ТК РФ):
   • для сдачи экзаменов – 30 календарных дней в течение одного года;
4. при обучении в вечерних (сменных) общеобразовательных учреждениях (ч. 1 ст. 176 ТК РФ):
   • в целях сдачи выпускных экзаменов в IX классе – 9 календарных дней, в XI (XII) классе – 22 календарных дня.

Мы упомянули фактические основания для предоставления оплачиваемого отпуска и его продолжительность, как это установлено в Трудовом кодексе РФ. Поэтому при описанных обстоятельствах речь идет не о праве компании предоставить своему обучающемуся работнику дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка, а об обязанности это сделать. О том, что будет при ее невыполнении, мы расскажем в заключении статьи.

Может оказаться так, что на период оплачиваемого учебного отпуска выпадут нерабочие праздничные дни (например, новогодние праздники, приходящиеся на осенне-зимнюю сессию). И тогда возникает вопрос, нужно ли включать нерабочие праздничные дни, имеющие место в течение такого отпуска, в число календарных дней отпуска и, соответственно, их оплачивать? Разберем данную ситуацию на конкретном примере из судебной практики.

Отпуск «за свой счет»

Кроме случаев, когда организация-работодатель должна оплатить отпуска работникам в учебных целях, закон предусматривает и обстоятельства, при которых у компании возникает обязанность предоставить отпуска без сохранения заработной платы:

• работникам, допущенным к вступительным испытаниям в образовательные учреждения ВПО, – 15 календарных дней (ч. 2 ст. 173 ТК РФ), в имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения СПО, – 10 календарных дней (ч. 2 ст. 174 ТК РФ);
• работникам, обучающимся в имеющих государственную аккредитацию образовательных учреждениях ВПО по очной форме обучения, для прохождения промежуточной аттестации – 15 календарных дней в учебном году (при получении СПО на аналогичных условиях – 10 календарных дней), для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых госэкзаменов при получении ВПО – 4 месяца (2 месяца – в отношении СПО), для сдачи итоговых государственных экзаменов при получении ВПО и СПО – 1 месяц (ч. 2 ст. 173, ч. 2 ст. 174 ТК РФ);
• работникам – слушателям подготовительных отделений образовательных учреждений ВПО для сдачи выпускных экзаменов – 15 календарных дней (ч. 2 ст. 173 ТК РФ).

Как и в ситуации с предоставлением оплачиваемого учебного отпуска, отпуск без сохранения заработной платы по ТК РФ полагается только при получении образования соответствующего уровня работником впервые (ч. 1 ст. 177).

«По своему хотению»

Мы рассмотрели указанные в законе условия, при наличии которых компания-работодатель обязана предоставить своему работнику отпуск – оплачиваемый или без сохранения заработной платы. Однако перечень оснований может быть расширен путем закрепления других случаев в действующем на предприятии коллективном договоре или в трудовом договоре с соответствующим сотрудником. Так, в поименованных документах может быть установлено предоставление отпуска (а также иных гарантий и компенсаций) работникам, обучающимся в учебных заведениях, не имеющих государственной аккредитации (ч. 5 ст. 173, ч. 6 ст. 174, ч. 2 ст. 175, ч. 2 ст. 176 ТК РФ).

Кроме того, по направлению работодателя-организации и в соответствии с условиями трудового договора или отдельного соглашения об обучении, заключенного между работодателем и сотрудником в письменной форме, отпуск (а также иные гарантии и компенсации) может быть оформлен при получении второго и последующего по счету образования сотрудником, уже имеющим образование соответствующего уровня (ч. 1 ст. 177 ТК РФ).

Поэтому чем больше организация заинтересована в обучении своего сотрудника, тем больше у последнего шансов получить отпуск и другие преференции. Об этом стоит помнить при выборе формы и вида образования, его профессиональной направленности. Вряд ли директор компании проникнется просьбой о содействии начальнику отдела кадров в оформлении учебного отпуска для получения второго высшего образования по специальности «маркетинг». А вот, например, обучение профессии переводчика, если по работе приходится иметь дело с иностранцами (учредителями, кандидатам на вакантные должности и пр.), можно и обсудить. Важно также подобрать правильные аргументы при разговоре с руководством. Ведь, как говорится, «ищите и обрящете».

Иные гарантии и компенсации

Закон не ограничивает предоставляемые обучающимся работникам преимущества только отпусками. В ряде случаев им также полагается:

1. оплата проезда к месту нахождения учебного заведения и обратно 1 раз в год:
   • в полном размере – при успешном обучении по заочной форме в имеющих государственную аккредитацию образовательных учреждениях ВПО (ч. 3 ст. 173 ТК РФ);
   • в размере 50% стоимости проезда – при обучении по заочной форме в имеющих государственную аккредитацию образовательных учреждениях СПО (ч. 3 ст. 174 ТК РФ);
2. сокращение рабочего времени:
   • рабочая неделя, укороченная на 7 часов, с оплатой за время освобождения от работы в размере 50% среднего заработка по основному месту работы (но не ниже минимального размера оплаты труда) – сотрудникам, обучающимся по заочной и очно-заочной (вечерней) формам в имеющих государственную аккредитацию образовательных учреждениях ВПО и СПО, и только на период 10 учебных месяцев перед началом выполнения дипломного проекта (работы) или сдачи госэкзаменов (ч. 4 ст. 173, ч. 4 ст. 174 ТК РФ). При этом по соглашению между работником и работодателем можно предоставить 1 свободный от работы день в неделю либо сократить продолжительность рабочего дня в течение недели (ч. 5 ст. 173, ч. 5 ст. 174 ТК РФ);
   • рабочая неделя, укороченная на 1 рабочий день или на соответствующее ему количество рабочих часов (при сокращении рабочего дня (смены) в течение рабочей недели), с оплатой за время освобождения от работы в размере 50% среднего заработка по основному месту работы (но не ниже минимального размера оплаты труда) – сотрудникам, обучающимся в вечерних (сменных) общеобразовательных учреждениях, в период учебного года (ч. 3 ст. 176 ТК РФ).

Оформляем «отпускные» документы

Правильное и своевременное оформление документов по предоставлению учебного отпуска важно не только для обучающегося работника, но и для самой организации. Во-первых, это поможет избежать ответственности за нарушение трудового законодательства (о том, когда возможно наступление ответственности и насколько она серьезна, мы еще скажем в последнем разделе статьи). А во-вторых, отсутствие документального подтверждения и экономической обоснованности расходов на оплату учебного отпуска и/или оплату проезда к месту нахождения образовательного учреждения и обратно может повлечь неблагоприятные налоговые последствия (отказ в признании затрат в целях исчисления и уплаты налога на прибыль организаций в соответствии с п. 1 ст. 252, п. 13 ст. 255 Налогового кодекса РФ).

Пример 1

Заявление на предоставление оплачиваемого учебного отпуска

СвернутьПоказать

Обратите внимание: отзыв из учебного отпуска Трудовым кодексом РФ не предусмотрен. Это значит, что отозвать работника нельзя даже в случае производственной необходимости.

Заявление работника

Оформление учебного отпуска начинается с подачи заинтересованным работником заявления. В нем нужно указать все необходимые данные, которые могут повлиять на вид отпуска (оплачиваемый или нет), его продолжительность и формирование у работодателя представления о том, является ли предоставление такого отпуска для него обязательным либо осуществляется по его усмотрению:

• вид учебного учреждения, наличие у него государственной аккредитации;
• характеристика получаемого образования: уровень, получается ли образование соответствующего уровня впервые;
• продолжительность, период и вид отпуска (оплачиваемый или нет);
• сведения об успешности обучения;
• при необходимости – просьба предоставить иные гарантии и компенсации, связанные с обучением (оплатить проезд к месту нахождения образовательного учреждения и обратно, установить сокращенную продолжительность рабочего времени и другие послабления, о которых мы говорили ранее);
• указание на прилагаемую справку-вызов из образовательного учреждения (об этом документе мы подробно расскажем чуть позже);
• другие сведения.

Строго говоря, представление такого заявления не является обязательным (см., например, Судебную практику на стр. 41). Работник может просто передать справку-вызов. Однако тогда он будет лишен возможности высказать свои четкие пожелания относительно нюансов, не отраженных в справке-вызове. Для работодателя тоже желательно иметь такое заявление сотрудника, форму которого можно заранее утвердить на предприятии, ? тогда компания гарантированно получит все необходимые ей сведения об обучении работника, которых может не быть в справке-вызове. Образец заявления приведен в Примере 1.

Справка-вызов

Этот документ выдается по запросу работника образовательным учреждением для последующей передачи работодателю. Особенностью является то, что он должен быть составлен по одной из форм, утвержденных приказами Минобразования России:

• от 13.05.2003 № 2057 «Об утверждении форм справки-вызова, дающей право на предоставление по месту работы дополнительного отпуска и других льгот, связанных с обучением в высшем учебном заведении, которое имеет государственную аккредитацию» (далее – Приказ № 2057);
• от 17.12.2002 № 4426 «Об утверждении форм справки-вызова, дающей право на предоставление по месту работы дополнительного оплачиваемого отпуска и других льгот, связанных с обучением в среднем специальном учебном заведении, которое имеет государственную аккредитацию» (далее – Приказ № 4426)

для следующих ситуаций:

• предоставление оплачиваемого отпуска в целях прохождения промежуточной аттестации, подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов, сдачи итоговых госэкзаменов (приложение № 1 к Приказу № 2057, приложение № 1 к Приказу № 4426);
• предоставление отпуска без сохранения заработной платы в целях прохождения вступительных испытаний, сдачи выпускных экзаменов, прохождения промежуточной аттестации, подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов, сдачи итоговых госэкзаменов (приложение № 2 к Приказу № 2057, приложение № 2 к Приказу № 4426).

Согласно примечаниям к данным формам документов они могут применяться и при получении образования соответствующего уровня не впервые, если это предусмотрено действующим на предприятии коллективным договором или трудовым договором, заключенным с конкретным работником.

По выходу из отпуска работник должен представить работодателю доказательство использования отпуска по назначению – заполненную часть справки-вызова, которую называют «справка-подтверждение».

В Примере 2 приведен образец оформления лицевой стороны (на оборотной стороне содержится только извлечение из статьи 173 Трудового кодекса РФ, напоминающее о гарантиях тем, кто совмещает работу с обучением) справки-вызова работнику для прохождения промежуточной аттестации в образовательном учреждении ВПО при получении ВПО впервые.

Как следует поступить работодателю в том случае, если в предъявленной работником справке-вызове содержатся явные ошибки? Отказ в оформлении отпуска в условиях, когда отсутствуют доказательства подделки справки-вызова, опасен тем, что при обращении сотрудника в суд последний может встать на сторону работника.

Пример 2

Справка-вызов работнику для прохождения промежуточной аттестации при получении высшего образования впервые (лицевая сторона документа)

СвернутьПоказать

Приказ (распоряжение)

Предоставление отпуска оформляется приказом (распоряжением), издаваемым по унифицированной форме № Т-6, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Образец приказа мы приводим в Примере 3. С ним необходимо ознакомить работника под личную подпись.

В случае предоставления работнику других льгот и преимуществ (сокращенная продолжительность рабочего времени, оплата проезда к месту нахождения образовательного учреждения и обратно), связанных с обучением (или поступлением на обучение) как по требованию закона, так и по договоренности, закрепленной в коллективном или трудовом договоре, также необходимо оформить приказ (распоряжение). Унифицированная форма такого приказа (распоряжения) отсутствует, поэтому он составляется в свободной форме. Вы можете воспользоваться образцом из Примера 4. С таким приказом (распоряжением) следует ознакомить под личную подпись не только работника, но и других лиц, ответственных за исполнение приказа (распоряжения) в части отдельных действий (например, уполномоченные сотрудники бухгалтерии, кадрового подразделения и др.), а также тех, для кого сведения, содержащиеся в этом организационно-распорядительном документе, имеют значение (в том числе непосредственный руководитель сотрудника, которому устанавливается сокращенный рабочий день и/или рабочая неделя, ответственные за учет рабочего времени сотрудники и др.).

Пример 3

Приказ о предоставлении учебного отпуска по унифицированной форме

СвернутьПоказать

Пример 4

Приказ о предоставлении дополнительных гарантий и компенсаций в связи с обучением

СвернутьПоказать

Регламентация предоставления отпуска

Если организации приходится часто сталкиваться с необходимостью оформлять учебные отпуска, имеет смысл регламентировать данный процесс, прописав его основные элементы в локальном акте компании. Это можно сделать, включив соответствующие положения в локальные нормативные акты, имеющие общий характер (например, в Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об отпусках). А можно и издать отдельный акт, полностью посвященный вопросам учебных отпусков (Положение об учебных отпусках) либо утвердить приказом (распоряжением) формы отдельных документов. Целесообразно отразить в данных документах:

1. кому и в каком порядке, в какие сроки предоставляется учебный отпуск. В этой части на практике часто дублируют нормы закона, сопровождая их описанием особенностей документооборота предприятия:
   • кому работник должен передать заявление, справку-вызов и в какой срок;
   • кто входит в перечень визирующих лиц и сколько времени отводится на рассмотрение заявления работника;
   • в каких случаях работнику отказывают в предоставлении учебного отпуска и как об этом сообщают;
   • кому поручена подготовка проектов приказов (распоряжений) о предоставлении отпусков (иных гарантий и компенсаций) и в какой срок необходимо осуществлять такие действия, а равно ознакомлять работников с изданными приказами (распоряжениями);
2. при необходимости – аналогичные правила в части предоставления учебных отпусков и иных льгот работникам на основании коллективного договора, трудовых договоров, отдельных соглашений об обучении;
3. формы используемых документов (заявления работника, приказов (распоряжений) об установлении сокращенного рабочего времени, об оплате проезда к месту нахождения образовательного учреждения и обратно и др.).

Если отпуск не предоставлен

Отказ в оформлении учебного отпуска в том случае, когда такой отпуск полагается работнику в силу положений закона, коллективного договора, трудового договора или отдельно заключенного с работником соглашения об обучении, непредставление иных установленных указанными документами гарантий и компенсаций, а равно представление отпуска меньшей, чем это предусмотрено, продолжительности либо оформление отпуска без сохранения заработной платы вместо предписанного оплачиваемого, ненадлежащие действия работодателя в отношении других гарантий и компенсаций, полагающихся работнику, караются административной ответственностью.

Она установлена ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях и влечет:

• для должностных лиц наложение административного штрафа в размере от 1000 до 5000 рублей;
• для юридических лиц – административный штраф от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Совершение повторного нарушения лицом, ранее привлеченным к административной ответственности за аналогичное административное правонарушение, наказывается дисквалификацией¹ на срок от 1 года до 3 лет. Административное наказание в виде дисквалификации назначается судьей.

Нарушения в сфере предоставления учебных отпусков могут вскрыться как при очередной проверке организации трудовой инспекцией, так и в случае обращения «обиженного» работника к проверяющим инспекторам. Кстати, сделать это он может как находясь в трудовых отношениях, так и после увольнения из организации. Но бывшему или нынешнему сотруднику придется доказать, что он обращался за учебным отпуском и представлял работодателю справку-вызов, в том числе что соблюдал установленный на предприятии порядок оформления отпускных документов (если, конечно, такой порядок прописан во внутренних документах компании).

Однако неприятности для работодателя в случае нарушения правил предоставления учебного отпуска только административной ответственностью не исчерпываются. Особенно если будут выявлены и другие неправомерные действия. Не секрет, что работник, столкнувшись с отказом компании оформить ему учебный отпуск, зачастую все же покидает работу на период полагающегося ему отпуска. А когда возвращается, обнаруживает, что его уволили за прогул (подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). При грамотном поведении уволенного такая ситуация может привести к его восстановлению на работе, взысканию с организации компенсации за время вынужденного прогула, суммы денежного возмещения морального вреда, судебных расходов.

Как видно и из приведенной ранее судебной практики, споры о взыскании среднего заработка за период неоформленного учебного отпуска, сопровождаемые требованиями о взыскании денежной компенсации за задержку выплат и денежного возмещения морального вреда, – не редкость как среди уже уволившихся сотрудников, так и среди продолжающего трудовые отношения персонала.

Поэтому, принимая решение об отказе в предоставлении отпуска – как оплачиваемого, так и без сохранения содержания, – работодателю следует тщательно взвешивать риски. А правильное оформление всех документов гарантирует отсутствие неблагоприятных налоговых последствий несения расходов на оплату учебных отпусков.

на

Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.