• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» декабрь 2012
  • Рубрика Информационные технологии

Пишем электронное письмо

  • 0 комментариев
  • 51 просмотр
Вы узнаете, как грамотно и корректно преподнести себя и свою организацию в электронной переписке. Кроме того, мы покажем вам несколько практических приемов экономии времени и оптимизации работы с исходящими сообщениями в самом, пожалуй, популярном почтовом клиенте – MS Outlook. В преддверии Нового года вам особенно помогут советы по осуществлению массовой рассылки новогодних поздравлений.


Ваш аккаунт в корпоративной почте

Любая уважающая себя компания давно имеет сайт, к которому привязаны аккаунты корпоративной электронной почты. Каждый сотрудник компании (в крайнем случае – каждый отдел) имеет собственный почтовый ящик. Пользоваться личными почтовыми ящиками, заведенными на бесплатных серверах Google, Yandex, Mail или Rambler, в деловых коммуникациях нежелательно, если только вы не работаете в упомянутых компаниях или не являетесь фрилансером. Но в любом случае ваше сетевое имя должно быть корректным и состоять по возможности из настоящих имени и фамилии (например, VolkovaAL@omega.ru или val@omega.ru). Согласитесь, трудно отправлять серьезное деловое предложение на адрес kisulechka@sitename.ru или superbumer@sitename.ru.

Подпись

Особое внимание стоит уделить настройкам подписи. Однажды настроенная, она будет автоматически помещаться в каждое ваше исходящее письмо. Если у вас на компьютере в MS Outlook настроены две и более учетные записи электронной почты (адресов), то подписи для них можно сделать разные (например, у одного писать данные отдела или компании, а у другого – ваши личные с должностью).

Чтобы настроить подпись, создайте новое сообщение (например, нажав в верхнем меню экранную кнопку ), перейдите во вкладку Вставка, в отрывшейся панели «кликните» на Подпись и выберите команду подписи... См. Рисунок 1. Позже в одном списке со словом подписи... будут появляться все настроенные вами варианты, из которых вы сможете выбирать необходимый для конкретного письма.

Рисунок 1

Настройка подписи

СвернутьПоказать
Рисунок 2

Создание новой подписи

СвернутьПоказать
Рисунок 3

Настройка текста подписи

СвернутьПоказать

Но вернемся к созданию подписи. В открывшемся окне «Подписи и бланки» (см. Рисунок 2) нажмите на кнопку Создать. Появится небольшое окно «Новая подпись»; в предложенное поле нужно ввести имя для подписи и подтвердить его, выбрав ОК.

Затем в нижнем поле окна «Подписи и бланки» можно приступить к написанию подписи. В строке над полем вам предлагаются шрифты и набор опций для форматирования текста. Кроме того, в подпись можно вставить визитную карточку из системы Outlook, логотип вашей компании или любую иллюстрацию, а также гиперссылку на ваш сайт. Закончив работу над текстом, нажмите ОК.

Текст подписи не должен быть объемным, достаточно 3–5 строк. В подписи обязательно нужно отразить:

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.