Ежегодно не позднее 1 апреля работодатели – налоговые агенты обязаны предоставить в инспекцию по месту своего учета сведения о доходах работников, а также о суммах начисленного и удержанного налога на доходы физических лиц за прошлый год. Как не ошибиться и заполнить форму 2-НДФЛ грамотно, читайте в материале нашего постоянного эксперта.
Работодатели должны не позднее 01.04.2012 предоставить в инспекцию по месту своего учета сведения о доходах работников, а также суммах начисленного и удержанного налога на доходы физических лиц (п. 2 ст. 230 НК РФ). Предлагаем простую и понятную инструкцию по порядку сдачи справок о доходах.
Порядок предоставления справок о доходах
Состав и формы отчетности
Ежегодно налоговые агенты должны предоставлять в инспекцию по месту своего учета сведения о доходах физических лиц и суммах начисленных и удержанных налогов (абз. 1 п. 2 ст. 230 НК РФ).
Справка о доходах физического лица (по форме 2-НДФЛ), электронный формат данной справки и рекомендации по ее заполнению утверждены приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ (далее – Рекомендации).
Вместе со справками предоставляют сопроводительный реестр, форма которого приведена в приложении № 1 к Порядку представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц, сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц, утвержденному приказом ФНС РФ от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@ (далее – Порядок).
Обратите внимание: организации, являющиеся налоговыми агентами и имеющие обособленные подразделения, сведения о доходах физических лиц в отношении работников головной организации представляют в налоговые органы по месту своего учета (месту нахождения), а в отношении работников обособленных подразделений – по месту учета организации по соответствующему подразделению. На это было указано в письмах Минфина России от 22.01.2013 № 03-04-06/3-17, от 04.12.2012 № 03-04-06/8-341, от 07.08.2012 № 03-04-06/3-222 и ФНС России от 26.12.2012 № ЕД-4-3/22280@, от 30.05.2012 № ЕД-4-3/8816@.
При получении работниками необлагаемого дохода работодатель не признается налоговым агентом и, соответственно, не обязан представлять в инспекцию сведения о таких доходах. В то же время следует вести персонифицированный учет доходов физических лиц, получивших подарки. Ведь если стоимость подарков, переданных одному и тому же лицу, превысит в налоговом периоде 4000 руб., то работодатель будет признан налоговым агентом (письма Минфина РФ от 02.03.2012 № 03-04-06/9-54, от 05.09.2011 № 03-04-06/1-202 и от 18.02.2011 № 03-04-06/6-34).
Срок и способы предоставления сведений
Как было отмечено выше, сведения о доходах физических лиц и суммах начисленных и удержанных налогов за 2012 г. следует подать не позднее 01.04.2013 (абз. 1 п. 2 ст. 230 НК РФ).
Их можно представить (абз. 2 п. 2 ст. 230 НК РФ):
- в электронной форме по Интернету;
- на электронных носителях (на дискетах, дисках, устройствах flash-памяти);
- на бумажных носителях, но только при численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 10 человек.
Сведения могут быть сданы налоговым агентом в инспекцию лично либо через представителя, а также направлены в виде почтового отправления с описью вложения (п. 3 Порядка).
Для подготовки сведений в электронном виде вы вправе воспользоваться любой программой,...