Что должно быть в путевом листе? Какие реквизиты туда следует включить, чтобы можно было без проблем принять к учету расходы на горюче-смазочные материалы? Нужно ли использовать унифицированные формы или лучше утвердить свою? На какой период может оформляться этот документ? Нужно ли досконально отмечать все места следования или можно обойтись фразой «езда по городу» или «стояние в пробке»? Кто заполняет графу о медицинском осмотре водителя?
Едва ли найдется хотя бы одна работающая компания, на балансе которой не было бы автомобиля. В процессе его использования организация сталкивается с необходимостью оформления путевых листов. Именно они документально подтверждают все расходы, связанные с использованием транспорта, в том числе на горюче-смазочные материалы. Как же правильно составить данные документы и какие нюансы при этом необходимо учесть? Попробуем разобраться.
Формы и реквизиты
Требования к содержанию путевых листов прописаны сразу в двух документах:
- в Обязательных реквизитах и порядке заполнения путевых листов (утв. приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152, далее – Приказ № 152);
- в постановлении Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».
В последнем документе содержатся формы путевых листов для различных видов транспорта:
- для легкового автомобиля – форма № 0345001;
- для грузового автомобиля – формы № 0345004 и № 0345005. Первая применяется при оплате работы автомобиля по сдельным расценкам, вторая – по повременным;
- для автобуса необщего пользования – форма № 0345007 и т.д.
Здесь возникает закономерный вопрос: если есть отдельный список обязательных реквизитов, то можно ли, взяв его за основу, составить документ...