• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» апрель 2013
  • Рубрика Оформление документов

Подотчетные деньги:
получаем, тратим, отчитываемся

  • Рейтинг 4.5
  • 0 комментариев
  • 219 просмотров
Как оформить получение денег под отчет: какие документы для этого составляют и что недавно изменилось в этом вопросе? Как тратить деньги, полученные под отчет на карточку? Как составить авансовый отчет и что к нему приложить? Когда нужно успеть отчитаться и что будет в случае нарушения срока?


Под подотчетными средствами, как правило, понимаются деньги, выдаваемые на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации. Таковыми могут быть: приобретение хозяйственных, канцелярских принадлежностей, горючих и смазочных материалов (ГСМ), оплата командировочных, а также представительских расходов и т.д.

Если обратиться к Положению о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П (далее – Положение), то видно, что подотчетными лицами могут являться только сотрудники (работники) предприятия на постоянной основе, в том числе на условиях совместительства (п. 4.4 Положения).

Итак, подотчетные лица – это работники организации, которым выдаются денежные средства, в том числе из кассы, с условием предоставления отчета об их использовании.

См. статью «Отчет сотрудника о выполненной работе» в журнале № 3’ 2013
См. статью «Документы по представительским расходам» в журнале № 3’ 2013

Порядок выдачи под отчет...

...наличных денежных средств

Выдача наличных денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером (п. 4.4 Положения). В нем указывается основание для его оформления. В данном случае таковым является заявление в произвольной форме подотчетного лица на выдачу необходимой суммы. Рассмотрев заявление, руководитель должен поставить на нем свою резолюцию:

  • написать, сколько и на какой срок выдать наличные деньги;
  • поставить свою подпись и дату.

Только при наличии такого документа кассир имеет право выдать деньги. Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Возникает вопрос: может ли кто-то другой, кроме руководителя, разрешить выдачу денежных средств под отчет? Руководитель предприятия может своим приказом (и доверенностью) передать полномочия по подписанию подобных заявлений кому-то из подчиненных. Ведь, как предусмотрено п. 1.2 Положения, под «руководителем» понимаются также и уполномоченные им лица.

Заявление на выдачу денег подотчетному лицу составляется в произвольной форме. Чтобы упорядочить такую работу, в организации целесообразно утвердить типовую форму подобного заявления. Образец данного документа мы привели в Примере 1.

Пример 1

Заявление на получение денег под отчет

СвернутьПоказать

На практике организации сталкивались с ситуацией, когда инспекторы при проверке кассовой дисциплины требовали предъявить приказ об установлении подотчетных лиц, размеров подотчетных сумм и сроков отчета по ним.

Дело в том, что согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 № 40 (далее – Порядок № 40), было установлено, что организация должна выдавать наличные деньги под отчет в размерах и на сроки, определенные ее руководителем. Вот почему считалось, что руководитель организации должен был издать приказ с указанием подотчетных лиц, имеющих право расходовать подотчетные средства, со сроками и суммами их выдачи (его образец показан в Примере 2).

Пример 2

Приказ об определении круга подотчетных лиц, срока и размера выдаваемых им сумм под отчет

СвернутьПоказать

Кроме того, ссылаясь на положения Порядка № 40, налоговое ведомство дало следующие разъяснения: при отсутствии такого приказа можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм в организации не установлен, следовательно, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах 1 рабочего дня (письмо ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704).

Но Порядок № 40 утратил силу с 01.01.2012 в соответствии с Указанием Банка России от 13.12.2011 № 2750-У «О признании утратившими силу отдельных нормативных актов Банка России». С 01.01.2012 вместо него действует Положение (то самое, с которого мы начали эту статью). Поэтому сейчас приказ о назначении подотчетных лиц, предельных для них сумм выдачи и сроков уже не является обязательным, хотя во многих организациях привыкли его издавать, считая удобным регулировать данный вопрос в целом. Но при проверке представители контролирующих органов для подтверждения расходов подотчетных сумм попросят предъявить заявление.

См. статью «Изменения и дополнения к приказу» в журнале № 4’ 2013

Мы говорили о выдаче денежных средств под отчет в привычной всем наличной форме. А теперь попробуем разобраться, можно ли выдать деньги под отчет в безналичной форме. Ведь зачастую организации удобнее оплачивать товары и услуги «безналом».

... безналичных денег

При осуществлении безналичных расчетов допускаются расчеты платежными поручениями, по аккредитиву, чеками, расчеты по инкассо, а также расчеты в иных формах через банки, кредитные организации, где у организации открыты соответствующие счета (п. 2 ст. 862 ГК РФ).

Расчеты с использованием банковских карт представляют собой одну из форм безналичных расчетов. Эта сфера регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, обратите внимание на пункт 2.5 документа:

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Положение об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденное Банком России 24.12.2004 № 266-П

2.5. Клиент – юридическое лицо, индивидуальный предприниматель вправе осуществлять с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт операции:

получение наличных денежных средств в валюте РФ для осуществления на территории РФ в соответствии с порядком, установленным Банком России, расчетов, связанных с деятельностью юридического лица, индивидуального предпринимателя, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов;

оплата расходов в валюте РФ, связанных с деятельностью юридического лица, индивидуального предпринимателя, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов, на территории РФ;

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Тематика:

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.