Систематизация электронных документов в аспекте управления документами и их метаданными

Статья адресована специалистам, которые стремятся к статусу «управляющий документами», а также IT-специалистам, в чьей зоне ответственности находится система электронного документооборота¹ на всех стадиях ее жизни – проектирования, разработки, внедрения, эксплуатации и поддержки.

Перед службой делопроизводства стоит задача в полной мере организовать и вести делопроизводство так, как это установлено Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти² (утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, с изменениями³). Подразделения информационных технологий должны обеспечивать такую системно-функциональную архитектуру СЭД и такое программное обеспечение, чтобы они удовлетворяли как минимум Требованиям к информационным системам электронного документооборота, утвержденным приказом Минкомсвязи России от 02.09.2011 № 221⁴, и в конечном счете поддерживали бы технологию делопроизводства.

Управление документами

Реальный переход на электронный документооборот требует совместной работы и эффективного взаимодействия всех специалистов, занимающихся СЭД, а также понимания того, что они участвуют в реализации одной и той же функции под названием «управление документами».

Базовый стандарт по управлению документами ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 определяет управление документами как совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.

Сделаем выводы из этого определения.

Во-первых, по отношению к документу как объекту управления необходимо применять все общие функции управления, которые известны в общей теории менеджмента:

• прогнозирование;
• планирование;
• принятие решений (в рамках оперативного управления);
• контроль и регулирование за счет получения отчетности и «обратной связи»;
• управление персоналом (все сотрудники организации должны правильно понимать свое место и роль в системе управления документами организации);
• управление ресурсами (скорее, борьба за ресурсы, когда речь идет о бюджете подразделения).

Во-вторых, создание, использование, хранение и уничтожение документов следует рассматривать как единую технологию, которая базируется на традиционной делопроизводственной технологии, представляющей собой единый процесс! Информационная система должна обеспечивать не просто движение документов (быть «транспортом»), а выполнять все технологические операции с ними. Процессы использования, права доступа зависят от параметров, по которым создаются документы; выбор носителя зависит от сроков хранения документов, а регламентированное уничтожение документов определяется в момент задания параметров для их создания.

И, в-третьих, документ является средством доказательства, его главная функция – правовая. Для ее обеспечения каждый документ необходимо идентифицировать и в системе управления организацией, и в той СЭД, в которой он создан или в которую включена информация о нем.

Методология

Вопрос о систематизации документов в составе документального фонда организации имеет и теоретическое значение, и большую практическую значимость. В концепции управления документами за счет систематизации документов обеспечивается корпоративная целостность среды управления документами, прогнозируются и заранее планируются включение документов в СЭД и сроки их хранения, ответственность за хранение и порядок уничтожения, закрепляется идентификация документов в системе управления организацией, т.к. отражающие «деловую» деятельность документы закрепляются за основными направлениями и функциями, связываются со структурой организации. В практическом смысле значимость принятых решений о систематизации документов подчеркивается, например, тем, что номенклатуру дел организации утверждает первый руководитель.

См. статью «Составляем номенклатуру дел на следующий год»

См. статью «Некоторые особенности составления номенклатуры дел»

Читайте ответы на вопросы про изменение номенклатуры дел

Все документы, которые образуются в деятельности организации, составляют ее документальный фонд. Правила делопроизводства предусматривают, что основным документом, закрепляющим систематизацию документального фонда, является номенклатура дел (на страницах нашего журнала мы неоднократно рассматривали вопросы ее разработки).

Единый подход к формированию документальных фондов при применении СЭД, включению в состав фонда электронных документов, созданных или полученных в качестве электронного оригинала, совершенствование требований к составлению номенклатур дел должен быть основан на следующих методологических принципах:

• электронный документ создается, используется и хранится в информационной системе прежде всего как электронный оригинал;
• электронный документ в обязательном порядке идентифицируется как в системе управления организацией, так и в любой применяемой в ней информационной системе (системе электронного документооборота/системе управления документами) в пределах своего документопотока;
• работа с документами, существующими в бумажной форме, и с электронными документами организуется на одних и тех же методических и технологических основах;
• должна быть обеспечена преемственность признаков систематизации электронных документов и соблюдены единые признаки описания состава и содержания документов, сформированных в дела, в пределах документального и архивного фондов организации (и соответствующего архивного фонда, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива);
• СЭД в обязательном порядке включает систему управления правами доступа, базируется на ней.

Задачи систематизации

Одной из актуальных задач модернизации системно-функциональных требований, реализуемых современными СЭД, является разработка решений, основанных на: