Top.Mail.Ru
Письмо-извинение по праву считается одним из самых сложных видов делового письма, ведь извиниться, а тем более загладить свою вину может не каждый. Дополнительная трудность в том, что часто письмо-извинение пишет совсем не тот, кто виноват в инциденте, но на этого человека возлагается очень ответственная миссия: лавирование между признанием совершенной ошибки, клиентоориентированностью и сохранением достоинства компании. Между прочим, недовольный клиент, перед которым вовремя извинились и устранили проблему, расскажет об этом нескольким знакомым, а те с удовольствием обратятся в ответственную компанию, способную «услышать» клиента и исправить свои ошибки. Наши рекомендации и примеры писем помогут вам освоить эти технологии.

Такой вид писем несет в основном имиджевую функцию. Иным компаниям все равно, была ли допущена ошибка их работниками или нет. В лучшем случае они просто «молча» исправятся, а то и вовсе проигнорируют все жалобы. Принесение извинений – удел организации, которая дорожит своими клиентами и репутацией. Как поведет себя любой профессионал, совершив ошибку? Точно не будет суетиться, перекладывать вину на всех подряд или стыдливо ее замалчивать. Нет, он быстро и спокойно извинится, исправится и двинется дальше как ни в чем не бывало. Специалисты PR-служб говорят, что один недовольный клиент, которому принесли извинения и устранили проблему, активно рассказывает об этом своим знакомым, а те с удовольствием пользуются услугами компании, которая способна признать и исправить свои ошибки. Таким образом, вовремя извинившись, вы можете вместо одного рассерженного клиента получить сразу несколько лояльных!

Письмо-извинение может быть ответом на претензию клиента или же составляться по собственной инициативе. В первом случае в тексте желательно сослаться на исходное письмо-запрос (а не только указать его номер и дату в соответствующем реквизите в «шапке» вашего письма – ведь не все знакомы с такими делопроизводственными «штучками», в особенности частные лица).

Структура текста

Части текста письма-извинения, приведенные ниже, очень условны. Чаще всего нельзя сказать, из какого количества предложений или абзацев должна состоять та или иная часть. Основная рекомендация – сохраняйте логическую последовательность фрагментов текста: сначала извинение, затем объяснение, а не наоборот.

Часть 1. Принесение извинений. Извинения адресату приносятся сразу же и только один раз, в первом предложении текста, например:

  • «Просим принять наши извинения за…»
  • «Компания «N» приносит вам свои извинения в связи с…»
  • «Приносим вам свои глубокие извинения за…»

Часть 2. Объяснение причин инцидента. Во второй части письма обязательно нужно объяснить причину произошедшего. Возможно, виноваты в том, что произошло, вовсе и не ваши работники, тогда тем более надо об этом сказать. Основные ошибки, которые делают авторы писем-извинений на этом этапе:

  • оправдания вместо объяснений («поймите, что мы не могли...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Можно ли ламинировать документы?

Прямого запрета ламинировать документ (запаивать в пленку) в законодательстве нет. Но вы рискуете при этом лишить его юридической силы! Во-первых, рассматриваем судебную практику, которая показывает, в чем проявляется ущербность заламинированного документа и когда она возникает. Во-вторых, нотариусы обычно отказываются удостоверять копии с заламинированных документов. Отдельно рассматриваем ситуацию с дипломами об образовании, подсказывая, как можно сгладить последствия допущенной оплошности в случае их ламинирования.

Составление и оформление справок

Разбираем правила составления информационной справки и справки по личному составу. Какие реквизиты обязательны, а какие факультативны для внутренней и внешней справки. Варианты их оформления показаны на примерах целых документов и отдельных реквизитов. Как указывать получателя справки, когда он точно известен и когда не известен. Когда нужен оттиск печати. Кому подписывать. Сколько действует справка. Приведены примеры справок о состоянии исполнения приказов и распоряжений за месяц, об объеме документооборота за год, о работе по совместительству, о занятости и среднемесячном доходе с отпуском – по типовому формуляру, а также справки о среднемесячном заработке по утвержденной Минтрудом РФ форме.

Оформление в протоколе совмещенных и дистанционных заседаний

Какова специфика оформления протокола заседания, на котором все или часть участников присутствует дистанционно: как отразить место проведения, идентифицировать участников, как подписывать протокол, что делать, если в процессе заседания «упала» связь и количество участников изменилось. Показываем примеры возможных вариантов оформления, обращая ваше внимание на специфику требований к протоколам собраний / заседаний разных коллегиальных органов в разных организациях.

Составляем график отпусков на следующий год

По какой форме составлять график отпусков, как нумеровать, надо ли прошивать. Кому подписывать. До какой даты его надо успеть утвердить. Сколько потом хранить. Какие организации его могут не оформлять. Чьи пожелания о времени отпуска работодатель обязан удовлетворить. Какие виды отпусков включать в график. Что делать с отпусками за 1-й год работы (всей организации или отдельных новых сотрудников). Как оформить ознакомление работников, в т.ч. дистанционных, с утвержденным графиком. Штрафы за нарушения, связанные с оформлением и исполнением графика отпусков. Мы приводим не только примеры оформления и нормы ТК РФ, но еще обращаем ваше внимание на риски там, где практика «разношерстная», приводим разъяснения различных ведомств, на которые можно будет опереться.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?