Сторонний архив - спасительный круг?

Офисная драма сверхурочно

Рабочий день давно подошел к концу, а вы судорожно продолжаете перебирать груду бумаг на офисном столе. При таком раскладе и личную жизнь не устроишь, и по карьерной лестнице далеко не убежишь. Для вас это катастрофа, для остальных – рутина, которую можно скинуть на ваши плечи. Ну что, знакомо? Если да, то эта статья может выручить вас, потому что мы собираемся рассказать об одном из способов избавления от лишней работы путем перекладывания ее на «правильные» (и не ваши) плечи. Но как при этом «вырасти» в глазах руководства? Итак, начнем по порядку.

Найти общий язык с документами – задача не из простых. Те, через чьи руки проходят десятки, а то и сотни документов за день, это знают. И документы-то все разные: от простой корреспонденции до важных финансовых бумаг. При этом мало кого волнует, что вы не мастер на все руки и по роду своей деятельность не должны знать все и сразу.

Еще меньше это волнует руководителя компании, например, если вы не нашли для него нужный документ или, не дай Бог, он был утерян, никто не станет разбираться: вина (по крайней мере, негласно) ляжет на вас. И никакие оправдания вроде «да я в глаза его не видел(а)!» не помогут. Вы не принесли документ, а значит, не справились с работой.

Нехватка времени – еще один отрицательный «персонаж» в классической офисной драме. Стоит вам только появиться в офисе, как задания начинают сыпаться со всех сторон.

Но пришло время перевести дыхание и задать себе главный вопрос: что с этим делать и как жить дальше? Смахните пыль с рабочего стола и приступайте к решительным действиям. Например, вы можете избавить офис от архивных бумаг, а попутно и себя от части работы. Оказывается, это не просто законно, но и бывает поощряемо со стороны руководства, надо только грамотно продемонстрировать ему выгоды такого шага. Освободившись от старых архивов, вы, как минимум, забудете о рутинном поиске нужных документов, а ваш директор от души порадуется, что с ним работает такой изобретательный специалист. Правда, любая оптимизация на начальном этапе требует навести порядок в документах... и в головах, а это тоже трудозатратно.

Как избавиться от старых документов?

До сих пор многие российские компании продолжают игнорировать простые правила обслуживания бумажного документооборота. Мы поговорим о двух из них:

• Правило 1. Не умеешь – не берись.
  В первую очередь это касается архивных документов, которые требуют особого ухода: предварительной архивной обработки, специальных условий хранения и др. Если сотрудник не обладает нужной квалификацией или навыками для грамотной работы с документами, то его к ним лучше не подпускать (а то дороже выйдет!).
• Правило 2. Офис не резиновый, или Вовремя освобождайте завалы.
  Современные стеллажи, надежные системы защиты и климат-контроль… Роскошь настоящего архива доступна далеко не всем. Вы не из их числа? В таком случае позаботьтесь о том, чтобы не создавать бумажные завалы в офисе. И не забывайте, что за квадратные метры, на которых пылятся бумаги, тоже приходится платить аренду!

С решением обеих задач (квалифицированный персонал и оборудованный архив) поможет справиться организация внеофисного хранения документов, то есть их передача в руки архивной компании. Она разместит коробки и папки с бумагами на своей территории с соблюдением всех правил сохранности и безопасности хранения (температура и влажность помещения, круглосуточная охрана, пожарная сигнализация и т.п.).

Вы можете предложить руководителю один из нескольких способов хранения документов вне офиса. При этом помните, что определяющим фактором при выборе является не только цена, но и объем документов, а в некоторых случаях и конфиденциальность информации. Например, если бумаг немного, то достаточно сдать на хранение десяток-другой архивных коробов. При больших объемах разумнее арендовать отдельный сейф или площадь, где...