- Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июль 2013
- Рубрика Оформление документов
Даю справку
- 0 комментариев
- Кожанова Евгения | специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
Не заполнено обязательное поле Логин или E-mail.
Справка относится к информационно-справочным документам, так же как, например, докладная и объяснительная записки или служебное письмо. Назначение справки – описать, подтвердить какие-то факты, сведения, события «из жизни» организации либо ее сотрудника. Она может быть информационной, аналитической или отчетной, а в зависимости от адресата:
В первом случае справка оформляется подобно докладной записке, но, в отличие от нее, не побуждает к каким-либо действиям, а просто «предоставляет» информацию для размышления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.
Во втором случае она оформляется на общем бланке организации (фирменном бланке), на котором должны быть справочные сведения о ней (ИНН, адрес, телефон и т.п.). Именно поэтому многие путают ее с письмом (сравните Примеры 6 и 7). Отличие справки заключается прежде всего в том, что при ее оформлении указывают вид документа «СПРАВКА», кроме того, на ней может отсутствовать адресат (в письме же не указывают вид документа, а его адресат прописывают если не конкретно, например, Генеральному директору ЗАО «Каравелла» И.И. Иванову, то хотя бы в общем, например, Директорам филиалов ЗАО «Каравелла»). Далее в оформлении справки и письма действительно много общего:
Справка может направляться конкретной организации, но часто она выдается своему работнику для предоставления им этого документа в какую-то организацию. В обоих приведенных случаях адресатом является конечный получатель документа, а не ваш сотрудник.
Когда адресат справки известен точно, его указывают в положенном месте (правый верхний угол). Правила его оформления идентичны для всех организационно-распорядительных документов (см. пункт 3.15 ГОСТа Р 6.30-2003). Напомним, что в адресате инициалы в имени должностного лица указываются перед его фамилией, а у физического лица – после.
Адресатом является конкретное должностное лицо
Адресатом является организация
Адресатом является физическое лицо
Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь. |