Top.Mail.Ru

Электронная подпись в системах электронного документооборота

1 июля вступил в полную силу Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон об ЭП). Какова структура электронной подписи, какие данные и метаданные должны ее поддерживать, каковы правила ее визуализации? Проблем применения данного закона много, и прежде всего потому, что нет закона о документе (электронном документе), документировании, российском формате электронного документа и еще много чего из необходимой нормативной базы. Но критерий истины – практика. Посмотрим, какие возможности для модернизации СЭД организации можно использовать на основании Закона об ЭП уже сейчас!

Закон об ЭП устанавливает сферы применения электронной подписи (далее – ЭП). Это:

  • гражданско-правовые сделки, в процессе реализации (но не заключения) которых применение ЭП (ранее – электронно-цифровой подписи) уже имеет определенную положительную историю;
  • оказание государственных и муниципальных услуг;
  • исполнение государственных и муниципальных функций;
  • совершение иных юридически значимых действий, в том числе в случаях, установленных другими федеральными законами1.

Уполномоченным органом в сфере использования электронной подписи назначено Минкомсвязи России, в положение о котором соответствующие изменения внесены постановлением Правительства РФ от 28.11.2011 № 976.

Закон об ЭП дает определение понятию электронная подпись – это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и используется для определения лица, подписавшего информацию.

Данное понятие вполне может быть соотнесено с определением делопроизводственного термина подпись, которая является реквизитом документа, представляющим собой собственноручную подпись полномочного должностного лица (по действующему в настоящее время ГОСТу Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Статья 5 Закона об ЭП устанавливает виды электронных подписей:

  • простая электронная и
  • усиленная электронная, которая в зависимости от надежности и сложности получения может быть:
    • квалифицированной и
    • неквалифицированной.

Таблица 1. Удостоверяющая сила различных видов электронной подписи (согласно ст. 6 Закона об ЭП)

Для нас значение имеет и закрепленное Законом об ЭП определение понятия корпоративная информационная система – информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют определенный круг лиц, – из которого могут следовать и система управления правами доступа, и регламентация (правильная классификация) ролей пользователей по отношению к документу в системах электронного документооборота2.

А статьи 3 и 4 Закона об ЭП разрешают операторам (владельцам) систем электронного документооборота организаций самостоятельно выбирать ЭП любого вида по своему усмотрению и устанавливать порядок их использования (при условии, что действующими нормативными правовыми актами или соглашениями участников электронного взаимодействия не установлены требования об использовании конкретного вида ЭП).

Что же касается использования ЭП федеральными органами исполнительной власти, государственными органами и органами местного самоуправления, то виды ЭП, порядок их использования и требования к совместимости в процессе межведомственного электронного взаимодействия устанавливает Правительство Российской Федерации.

Для реализации в СЭД делопроизводственных операций приема и отправки документов значение имеет предусмотренная Законом об ЭП возможность подписывать одной электронной подписью несколько связанных между собой электронных документов (т.е. сразу целый «пакет» электронных документов). В этом случае каждый входящий в пакет электронный документ...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Документы по годовому общему собранию акционеров и участников (в АО и ООО)

Когда ООО и АО должны провести годовые общие собрания своих владельцев. Какие документы по подготовке и проведению общих собраний участников (в ООО) и акционеров (в АО) надо оформлять. Сколько и где их хранить. Как формировать в дела. Описываем требования законодательства (которые порой конфликтуют между собой или содержат устаревшие формулировки). Показываем, как их реально выполнить на практике. Штрафы за ошибки для организаций доходят до 700 000 рублей. Поэтому важно быть очень внимательными при подготовке и проведении собраний высшего органа управления общества, при дальнейшем хранении документальных доказательств того, что все было сделано так, как надо!

Как принимать заявления работников

Кому и как работник должен подавать заявление. Как потом он сможет это доказать в суде. Должен ли работодатель регистрировать заявление и оформлять на нем какие-либо отметки. Как это может происходить на практике с бумажными заявлениями. Как лучше организовать работу (прием, передачу в работу, уведомление в случае отказа). Какие риски выявил анализ судебной практики. В результате предлагаем вам формулировки для регламентации этой процедуры в инструкции. Какие особенности появляются при электронном документообороте.

Разбиваем дело на тома

При каком объеме дела его пора разделять на тома (где установлен этот предел). По каким принципам документы дела могут распределяться между томами. Как это отражается в заголовке тома на его обложке. Как по окончании года указать наличие у дела нескольких томов в номенклатуре и на обложках. По общему правилу в одно дело формируются документы одного календарного года. Какие из него есть исключения. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Как направить документы своему работнику по почте

Какие документы работодатель обязан отправить почтой, а какие так направлять просто целесообразно. В каком случае предварительно нужно получить на это письменную просьбу работника. На какой адрес отправлять. Какой способ отправки подтвердит факт выполнения работодателем возложенной на него обязанности. Где и сколько потом хранить документы о почтовой отправке. Показываем примеры оформления кадровых документов и форм Почты России: уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее пересылку, заявления работника с просьбой направлять ему документы на определенный адрес, сопроводительного письма при отправке документов, описи вложений в ценное отправление, уведомления о вручении.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Обработка входящей корреспонденции

Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.