• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» август 2013
  • Рубрика Информационные технологии

Чем «виртуальный» факс отличается от обычного?

  • Рейтинг 5
  • 0 комментариев
  • 38 просмотров
Если вы пока пользовались только обычным факсовым аппаратом, то вам полезно будет узнать, на что его можно заменить и как потом экономить свои силы, время и деньги. Кроме того, вы узнаете, что нужно написать в договоре с партнером, чтобы отправляемые ему и получаемые от него факсимильные сообщения имели юридическую силу.


Все, конечно, знают, что такое факс-аппарат и для чего он нужен. Он как данность есть в каждом офисе, большом или малом, а иногда и не по одной штуке. Для отправки документа по факсу надо его предварительно распечатать, даже если он никогда и не потребуется в печатном виде. Потом подойти к аппарату, вставить листочек, ввести номер и нажать кнопку Start. Ах да, у получателя далеко не всегда факс находится «на автомате» – вполне вероятно, что с той стороны трубку снимет человек, поэтому с ним еще нужно будет пообщаться и попросить принять факс. Знакомая картина, правда?

Но многие уже поняли, что для передачи документа по факсу не обязательно иметь факсовый аппарат. Достаточно установить на компьютер факсимильную программу, подключить факс-модем к телефонной линии и все – факс у вас уже есть! А в некоторых случаях и модем не нужен, но об этом позже.

Если вам не очень очевидно, какие преимущества дает «виртуальный» факс по сравнению с обычным, вам интересно будет узнать о них. Это не простая замена одного «железа» на другое – «виртуальное». Это совершенно новые возможности, о которых порой непросто догадаться.

Чего не умеет «железный» факс?

Во-первых, он не умеет экономить бумагу и другие расходные материалы.

Для любой передачи документа его надо предварительно распечатать.

А уж про принятые факсы вообще лучше не вспоминать. Посчитайте, сколько полезных факсов было в той куче бумаги, которую факс-аппарат вам вывалил на стол. Компьютерному факсу бумага не нужна. Вы просто «печатаете» документ на виртуальный принтер, просматриваете его на экране и сразу передаете. А все принятые факсы будут «складироваться» на вашем компьютере. Нужные можно распечатать на бумаге, а остальные не жалко и удалить.

Таким образом, мы избавляем себя от неэффективного использования дорогой термобумаги. Ведь большинство факсимильных аппаратов распечатывает на ней все получаемые сообщения (в том числе и не несущие никакой полезной информации). Кроме высокой цены, у нее есть еще один существенный недостаток – изображение на термобумаге неизбежно выцветает со временем. Таким образом, все важные сообщения приходится копировать для хранения.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Тематика:

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.