• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» ноябрь 2013
  • Рубрика Оформление документов

Оформляем графы номенклатуры дел

Статья объясняет, как заполнить табличную часть номенклатуры дел: для каждого дела необходимо указать индекс, заголовок, количество дел и срок хранения. Вы поймете, зачем и как включать в номенклатуру резервные номера; как отразить несколько томов одного дела; когда и как зафиксировать количество заведенных дел (томов, частей); что обычно отражается в графе «Примечание»; какие сведения в процессе разработки номенклатуры дел лучше сразу записывать для их последующего включения в ее справочный аппарат. Особое внимание автор уделяет составлению заголовков дел: правила поясняются на примерах, кроме того, показано, как статьи «Перечня типовых управленческих архивных документов...» трансформируются в конкретные заголовки дел номенклатуры организации.


Традиционно в конце года мы публикуем статьи, посвященные оформлению номенклатуры дел и организации этой работы, в которую вовлекаются сотрудники разных подразделений. Один автор дополняет другого, высказываются экспертные мнения, и весь спектр вопросов о номенклатуре дел оказывается практически освещенным. Однако наши читатели продолжают испытывать трудности при оформлении номенклатуры дел в целом и при составлении заголовков в частности.

Поэтому мы решили уделить особое внимание данному аспекту, пояснив правила составления заголовков дел на конкретных примерах, основываясь на методических рекомендациях и лучших практиках работы организаций.

Методика заполнения граф номенклатуры подробно дана в Основных правилах работы архивов организаций (М., 2002 г.), а также в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2010 г.).

См. статью «Составляем номенклатуру дел на следующий год»
См. статью «Некоторые особенности составления и оформления номенклатуры дел»
См. статью «Номенклатура дел: организационный алгоритм для службы делопроизводства»

Рассмотрим основные требования правил и методических рекомендаций по заполнению граф номенклатуры дел. Они едины для номенклатур организации и ее структурных подразделений.

Индекс дела

В графе 1 номенклатуры дел (см. Пример 18) проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.

Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Пример 1
СвернутьПоказать

В индексе дела 02-03:

02 – индекс структурного подразделения,

03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел этого подразделения.

Правила и методические рекомендации предлагают в номенклатуре дел сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Типичными «переходящими» делами являются личные дела, судебные дела, истории болезней и т.п.

Пример 2
СвернутьПоказать

«Приказы ОАО «Сталагмит» по основной деятельности. Копии» в идеале во всех подразделениях должны идти под одинаковым номером, например, 03; меняться должны лишь коды подразделений: 02-03, 03-03, 04-03 и т.п.

В том случае, когда в течение года в деятельности организации появляются новые функции или виды работ, которые документируются, тогда в номенклатуру вносятся дополнительные дела. Поэтому при разработке номенклатуры дел оставляются резервные номера в конце каждого раздела.

Пример 3
СвернутьПоказать
резервные номера в номенклатуре дел

Заголовок дела

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя вашей организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. В процессе формирования дел их заголовки могут уточняться или дополняться.

Заголовок должен быть кратким, точным и литературно-грамотным.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.