Как отказать проверяющим в предоставлении документов без негативных последствий?

Нечасто в арбитражной практике встречаются дела, настолько богатые в плане освещения вопросов нашей тематики, как дело № А19-14668/2011, которое в ноябре 2011 года начал рассматривать арбитражный суд Иркутской области. Дело прошло два круга рассмотрения, и окончательное решение по нему было принято лишь в феврале 2013 года.

В сентябре 2011 года ВАС РФ признал не вступившим в силу «Перечень типовых управленческих архивных документов...» утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Подробности – в специальной статье «Страна осталась без Перечня типовых управленческих архивных документов»

Судьям пришлось разбираться со следующими вопросами:

• По каким критериям можно отделить личные записи и черновики сотрудника от официальных документов организации, которые она должна была представить по требованию контролирующего органа?
• На основе каких нормативных документов устанавливаются сроки хранения документов? Какие документы должны иметься у организации вне зависимости от того, что их копии были уничтожены?
• Каковы сроки действия Перечней типовых управленческих документов 2000 и 2010 годов? Каким образом следовало устанавливать сроки хранения документов в период, когда один Перечень уже утратил силу, а другой из-за нарушения порядка его официального опубликования еще не вступил в силу?

Как возникла проблема

В феврале 2011 года инспекцией Федеральной антимонопольной службы (далее – ФАС) была проведена внеплановая выездная проверка ОАО «Саянскхимпласт» (далее – АО), в ходе которой велись фотосъемка и видеозапись. В результате осмотра помещений и документов АО были обнаружены признаки нарушения антимонопольного законодательства, и ФАС затребовала у АО заверенные надлежащим образом документы и материалы.

Требование содержало около 100 пунктов, в которых были перечислены как отдельные виды документов (например, «протоколы совещаний ОАО «Саянскхимпласт» с 1 января 2007 по настоящее время»), так и конкретные документы (например, «служебная записка и.о. начальника отдела продаж от 01.07.2009 на 1 л.»).

В феврале 2011 года АО представило в антимонопольный орган только часть документов:

• переписка была представлена лишь за 2011 год. Общество объяснило, что «переписка за предшествующий период отсутствует в связи с ограниченным сроком хранения»;
• были представлены протоколы совещаний ОАО «Саянскхимпласт» за 2011 год. Отсутствие аналогичных документов за предшествующий период АО опять объяснило их «ограниченным сроком хранения».

ФАС сочла, что документы не были представлены обществом в полном объеме, и привлекло организацию к административной ответственности, предусмотренной частью 5 статьи 19.8 КоАП РФ, в виде штрафа в размере 300 000 рублей. И хотя данная статья имеет отношения только к сведениям / документам, запрашиваемым ФАС, в данном деле нас будут интересовать аргументы, которыми можно мотивировать непредоставление затребованных сведений / документов и другим контролирующим органам со ссылкой на данное дело.