• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» февраль 2014
  • Рубрика Архивное дело

Нормативное регулирование архивного хранения электронных документов: размышления эксперта

  • 0 комментариев
  • 57 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Сравниваются различные подходы к правовому регулированию долговременного и постоянного хранения электронных документов. Перечислены существующие методические документы для данной сферы. При этом обозначены вопросы, которые еще ждут своей регламентации. Особо детально проанализированы методы работы, которые ВНИИДАД предлагает использовать в своих Рекомендациях по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах (проект 2012 г.), а также в архивах организаций (проекты 2012 и 2013 гг.).
Вам пригодится описание 4 существующих сейчас способов организации долговременного хранения электронных документов, подписанных ЭЦП либо усиленной электронной подписью (УЭП). Правда, не все они пока поддерживаются отечественным законодательством.



Ни для кого не секрет, что у нас много проблем даже с регламентацией порядка хранения документов на бумажных носителях, что уж говорить об электронных документах и электронных архивах! Проблемы возникают не только из-за пробелов в законодательстве, но и из-за того, что стремительное обновление информационно-коммуникационных технологий и реформы государственного управления приводят к быстрому устареванию существующей нормативной и методической базы.

Когда на практике возникает вопрос об организации хранения электронных документов, то имеет большое значение, кто и с какой целью этим занимается, поскольку от этого зависит, какие именно законы нужно в первую очередь принимать во внимание и на позицию каких контролирующих органов следует ориентироваться.

Если, например, нужно обеспечить надлежащее хранение и использование электронных документов участников корпоративной системы и если эти документы не используются во взаимоотношениях с внешними сторонами (особенно с государством), то по взаимной договоренности для решения этой задачи можно использовать практически любые методы. Иначе обстоит дело, если документы нужны для взаимодействия с государственными органами или с третьими сторонами, с которыми нет соответствующих договорных отношений, – тогда опираться можно только на существующие положения законов, и в результате выбор методов и технологий будет сильно ограничен, поскольку многие известные технические решения (например, переподписание документов до истечения срока действия первоначальной электронной подписи; использование отметок времени и т.п.) действующим законодательством не поддерживаются.

Порой неполнота регламентирующей работу с электронными документами нормативной базы может быть даже удобна, особенно в ситуациях, в которых «разрешено все, что не запрещено». Опыт, к сожалению, показывает, что в тех случаях, когда российские нормативные документы предписывают какие-либо конкретные технологии хранения, эти технологии часто либо уже успели морально устареть, либо представляют собой не пригодные для практического применения «изобретения» кабинетных теоретиков. В результате организациям приходится осознанно идти на нарушение установленных требований ради того, чтобы эффективно вести свою деловую деятельность.

Замечу, что в последние годы сложилась порочная практика, когда разработкой положений законов и других нормативных правовых актов по данному вопросу занимаются далекие от теории и практики архивного дела и управления документами люди, не склонные к тому же хотя бы советоваться со специалистами. Результат получается вполне предсказуемый: выпускаются документы уровня постановлений Правительства РФ, которые ввиду их абсурдности дружно всеми игнорируются.

Различные подходы к правовому регулированию

Когда встает задача создать и/или сохранить документы таким образом, чтобы их можно было использовать для взаимодействия с государством и третьими лицами и чтобы эти документы на протяжении всего своего жизненного цикла не теряли свою юридическую значимость (доказательную силу), мы тут же сталкиваемся с особенностями так называемого «континентального» права (к нему принадлежит российская правовая система), в котором основным принципом является «можно только то, что явным образом разрешено».

Внедрение современных информационно-коммуникационных технологий и широкое использование в деловой деятельности и в государственном управлении электронных документов привело к тому, что в странах «континентального» права законодательство нередко становится тормозом на пути прогресса, не позволяя в полной мере получить отдачу от технологических новинок, – каждый раз приходится сначала корректировать нормативную базу.

Законотворчество – процесс неспешный, поэтому совсем не удивительно отставание российского законодательства на 5–10 лет в вопросах управления электронными документами от уровня развития технологий. Что же касается организации долговременного и постоянного хранения электронных документов, то нормативная база в этой области только-только начинает формироваться – притом, что в наших государственных органах и коммерческих организациях создаются и используются в электронном виде многие миллионы документов.

Другая модель права – англосаксонская (используется в таких странах, как США, Великобритания, Канада, Австралия, Индия и т.д.) – более дружественна по отношению к инновациям, поскольку позволяет судам при вынесении решений исходить не из каких-то формальных требований, а из разумности и добросовестности действий сторон, и до сих пор следует старому британскому принципу «что хорошо для бизнеса, то подойдет и для суда». Гибкость этой модели особенно заметно проявляется тогда, когда соответствующий вопрос еще не урегулирован законодательством страны. Важным элементом англосаксонского права является роль судебных прецедентов, к которым относятся некоторые решения, принятые высшими судами. Прецеденты позволяют судебной ветви власти регламентировать деятельность в так называемых «серых зонах», для которых не установлены однозначно толкуемые законодательные требования.

Удобная правовая модель в немалой степени помогла англосаксонским странам стать лидерами в вопросах использования электронных документов и организации их архивного хранения, поскольку было гораздо проще решать проблему с доказыванием целостности и аутентичности электронных документов в судах, даже если вопрос попадал в одну из существующих «серых зон». Как следствие – в этих странах, например, очень широко и эффективно применяются простые электронные подписи, а в качестве доказательств используются практические любые виды сохраненной электронным образом информации. Столь популярные у нас ЭЦП / усиленные электронные подписи (УЭП), напротив, применяются довольно редко.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.