• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» февраль 2014
  • Рубрика Архивное дело

Нормативное регулирование архивного хранения электронных документов: размышления эксперта

Сравниваются различные подходы к правовому регулированию долговременного и постоянного хранения электронных документов. Перечислены существующие методические документы для данной сферы. При этом обозначены вопросы, которые еще ждут своей регламентации. Особо детально проанализированы методы работы, которые ВНИИДАД предлагает использовать в своих Рекомендациях по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах (проект 2012 г.), а также в архивах организаций (проекты 2012 и 2013 гг.).
Вам пригодится описание 4 существующих сейчас способов организации долговременного хранения электронных документов, подписанных ЭЦП либо усиленной электронной подписью (УЭП). Правда, не все они пока поддерживаются отечественным законодательством.



Ни для кого не секрет, что у нас много проблем даже с регламентацией порядка хранения документов на бумажных носителях, что уж говорить об электронных документах и электронных архивах! Проблемы возникают не только из-за пробелов в законодательстве, но и из-за того, что стремительное обновление информационно-коммуникационных технологий и реформы государственного управления приводят к быстрому устареванию существующей нормативной и методической базы.

Когда на практике возникает вопрос об организации хранения электронных документов, то имеет большое значение, кто и с какой целью этим занимается, поскольку от этого зависит, какие именно законы нужно в первую очередь принимать во внимание и на позицию каких контролирующих органов следует ориентироваться.

Если, например, нужно обеспечить надлежащее хранение и использование электронных документов участников корпоративной системы и если эти документы не используются во взаимоотношениях с внешними сторонами (особенно с государством), то по взаимной договоренности для решения этой задачи можно использовать практически любые методы. Иначе обстоит дело, если документы нужны для взаимодействия с государственными органами или с третьими сторонами, с которыми нет соответствующих договорных отношений, – тогда опираться можно только на существующие положения законов, и в результате выбор методов и технологий будет сильно ограничен, поскольку многие известные технические решения (например, переподписание документов до истечения срока действия первоначальной электронной подписи; использование отметок времени и т.п.) действующим законодательством не поддерживаются.

Порой неполнота регламентирующей работу с электронными документами нормативной базы может быть даже удобна, особенно в ситуациях, в которых «разрешено все, что не запрещено». Опыт, к сожалению, показывает, что в тех случаях, когда российские нормативные документы предписывают какие-либо конкретные технологии хранения, эти технологии часто либо уже успели морально устареть, либо представляют собой не пригодные для практического применения «изобретения» кабинетных теоретиков. В результате организациям приходится осознанно идти на нарушение установленных требований ради того, чтобы эффективно вести свою деловую деятельность.

Замечу, что в последние годы сложилась порочная практика, когда разработкой положений законов и других нормативных правовых актов по данному вопросу занимаются далекие от теории и практики архивного дела и управления документами люди, не склонные к тому же хотя бы советоваться со специалистами. Результат получается вполне предсказуемый: выпускаются документы уровня постановлений Правительства РФ, которые ввиду их абсурдности дружно всеми игнорируются.

Различные подходы к правовому регулированию

Когда встает задача создать и/или сохранить документы таким образом, чтобы их можно было использовать для взаимодействия с государством и третьими лицами и чтобы эти документы на протяжении всего своего жизненного цикла не теряли свою юридическую значимость (доказательную силу), мы тут же сталкиваемся с особенностями так называемого «континентального» права (к нему принадлежит российская правовая система), в котором основным принципом является «можно только то, что явным образом разрешено».

Внедрение современных информационно-коммуникационных технологий и широкое использование в деловой деятельности и в государственном управлении электронных документов привело к тому, что в странах «континентального» права законодательство нередко становится тормозом на пути прогресса, не позволяя в полной мере получить отдачу от технологических новинок, – каждый раз приходится сначала корректировать нормативную базу.

Законотворчество – процесс неспешный, поэтому совсем не удивительно отставание российского законодательства на 5–10 лет в вопросах управления электронными документами от уровня развития технологий. Что же касается организации долговременного и постоянного хранения электронных документов, то нормативная база в этой области только-только начинает формироваться – притом, что в наших государственных органах и коммерческих организациях создаются и используются в электронном виде многие миллионы документов.

Другая модель права – англосаксонская (используется в таких странах, как США, Великобритания, Канада, Австралия, Индия и т.д.) – более дружественна по отношению к инновациям, поскольку позволяет судам при вынесении решений исходить не из каких-то формальных требований, а из разумности и добросовестности действий сторон, и до сих пор следует старому британскому принципу «что хорошо для бизнеса, то подойдет и для суда». Гибкость этой модели особенно заметно проявляется тогда, когда соответствующий вопрос еще не урегулирован законодательством страны. Важным элементом англосаксонского права является роль судебных прецедентов, к которым относятся некоторые решения, принятые высшими судами. Прецеденты позволяют судебной ветви власти регламентировать деятельность в так называемых «серых зонах», для которых не установлены однозначно толкуемые законодательные требования.

Удобная правовая модель в немалой степени помогла англосаксонским странам стать лидерами в вопросах использования электронных документов и организации их архивного хранения, поскольку было гораздо проще решать проблему с доказыванием целостности и аутентичности электронных документов в судах, даже если вопрос попадал в одну из существующих «серых зон». Как следствие – в этих странах, например, очень широко и эффективно применяются простые электронные подписи, а в качестве доказательств используются практические любые виды сохраненной электронным образом информации. Столь популярные у нас ЭЦП / усиленные электронные подписи (УЭП), напротив, применяются довольно редко.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.