• Журнал «Налоговый учет для бухгалтера» февраль 2014
  • Рубрика Практические рекомендации

Трудовые книжки: прием на работу

Какие формы трудовых книжек считаются действующими? Каков порядок оформления трудовой книжки, если работник трудоустраивается впервые? Что делать, если работник потерял трудовую книжку? Нужно ли удерживать стоимость книжки из зарплаты работника? Как отразить это в бухгалтерском учете? Как сделать запись о приеме на основную работу и по совместительству? Какие особенности нужно знать в отношении работников, с которыми заключены срочные трудовые договоры, и в отношении вахтовиков, дистанционных работников? Когда придется оформить вкладыш?


Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней (ч. 3 ст. 66 Трудового кодекса РФ). В настоящее время трудовая книжка является основным, хотя и не единственным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже физического лица (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Рассмотрим порядок оформления трудовых книжек при приеме на работу нового сотрудника.

В Российской Федерации действуют следующие формы трудовых книжек, обладающие одинаковой силой: образцов 1939 г.1, 1974 г.2 и 2004 г.3 Причем имеющиеся у работников трудовые книжки образцов 1939 г. и 1974 г. действительны и обмену на новые не подлежат. Между тем если к вам устраивается сотрудник, не имеющий трудовой книжки, то ее следует оформить по форме, действующей с 2004 г.

В настоящее время на территории России трудится много работников из стран СНГ. По данным сотрудникам возникает вопрос корректности внесения записей в трудовые книжки образца тех стран, откуда прибыли эти лица. Роструд в письме от 15.06.2005 № 908-6-1 высказался относительно представления работниками украинских трудовых книжек. Чиновники отметили, что трудовые книжки украинского образца, представляемые гражданами Украины, не соответствуют форме, признаваемой на территории РФ. Поэтому работодатель должен завести на данных работников новые трудовые книжки. При этом никаких записей об общем (непрерывном) трудовом стаже в трудовую книжку российского образца не переносится.

Общие правила по заполнению

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях (ч. 4 ст. 66 ТК РФ).

Бухгалтеру следует ознакомиться с документами, в которых прописаны требования по ведению трудовых книжек:

  • Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила);
  • Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция).

Все записи вносятся в трудовую книжку на основании соответствующих приказов/распоряжений работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказов/распоряжений (п. 10 Правил).

Записи следует производить перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в т.ч. шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цветов. Не допускаются какие-либо сокращения (например, «пр.» вместо «приказ»). В разделах, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не разрешено. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных (п. 1.1 Инструкции и п. 30 Правил).

Оформление трудовых книжек

Если работник трудоустраивается впервые

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил).

Сведения о работнике на первой странице (титульном листе) трудовых книжек заполняют следующим образом (п. 1.1 и 2.1 Инструкции):

  • фамилию, имя и отчество указывают полностью, без сокращения, на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);
  • дату рождения записывают полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Запись производится арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными). Например, «31.10.1980»;
  • запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляют на основании аттестата, удостоверения, диплома и т.п. Запись о неоконченном образовании может быть произведена на основании студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.;
  • профессию и/или специальность указывают на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

Отметим, что основное общее образование и среднее общее образование подтверждают соответствующими аттестатами, среднее профессиональное образование – дипломом о среднем профессиональном образовании. Это следует из ч. 6 ст. 60 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (далее – Закон об образовании).

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.