• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» март 2014
  • Рубрика Архивное дело

Научно-технические архивы

  • 0 комментариев
  • 100 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Настоящую статью хотелось бы предложить тем руководителям служб ДОУ, в подчинении которых оказался архив научно-технической документации (произойти это «радостное» событие может по-разному: вы можете устроиться на работу в такую организацию либо получить документы «по наследству» в процессе ее ликвидации или реорганизации). Начнем с азов: какие виды научно-технических документов бывают? как по названию организации можно определить виды создаваемых ею документов? чем отличается система хранения научно-технических документов от используемой для управленческих? на какие Основные правила работы и ГОСТы нужно опираться?


Управленческая документация (УД) – документация общего делопроизводства, организационно-распорядительная, планово-отчетная, документация по личному составу – в значительной степени отличается от научно-технической документации (НТД): у нее свои разновидности, свои ГОСТы, которыми следует руководствоваться, а система хранения может быть отлична от системы хранения УД.

Какие архивы бывают?

Допустим, вы столкнулись с тем, что архив технической документации в вашей организации уже имеется (вы можете устроиться на работу в такую организацию или получить ее документы «по наследству» в процессе ее ликвидации или реорганизации).

Обратимся к определению, что же такое «архив» и каковы его функции. В статье 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»1 говорится следующее: архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Итак, архивы могут быть структурными подразделениями организации, в т.ч. внутриведомственными, а также самостоятельными учреждениями, имеющими различный статус и различную систему подчинения:

  • федеральные архивы (непосредственно подчиняющиеся Росархиву);
  • государственные архивы (архивы субъектов РФ);
  • архивы муниципалитетов (органов местного самоуправления);
  • архивы ведомств, заключившие договор (соглашение) с Росархивом на осуществление депозитарного хранения документов, образующихся в их подведомственных организациях.

Но каким бы ни был архив, функции его всегда остаются неизменными:

  • хранение и обеспечение сохранности документации;
  • учет (при приеме на хранение в архив документация должна быть учтена: зафиксирована в инвентарных книгах, базах данных, указателях и т.п.);
  • комплектование (архив должен принимать на хранение документы от передающих структурных подразделений / организаций);
  • использование (расположить документацию необходимо так, чтобы легко и быстро впоследствии отыскать требуемый документ).

Нас с вами интересует архив как структурное подразделение, хранящее научно-техническую документацию своей организации.

Какие виды НТД хранит архив?

Как определить, какой вид НТД хранит архив? Это можно сделать по названию организации.

Допустим, к вам попали документы научно-исследовательского института, в аббревиатуре названия которого есть НИИНИИА, НИИТ и др.), следовательно, эта организация разрабатывает научно-исследовательскую документацию. В ее архиве вы встретите отчеты по научно-исследовательским работам, технические отчеты, отчеты по темам, могут быть регламенты, методики, рецензии, аннотации и др.

Система хранения научно-исследовательской документации мало чем отличается от хранения управленческой документации. Хранение традиционно осуществляется по видам документации (УД отдельно от НТД, научно-исследовательская документация отдельно от других видов НТД), далее документы должны располагаться по хронологии. Внутри годовых разделов система хранения может быть выбрана организацией самостоятельно: по направлениям деятельности организации, по лабораториям или отделам, по авторам-разработчикам и т.д.

Пример 1

Система хранения научно-исследовательской документации внутри года

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.