• Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» март 2014
  • Рубрика Делопроизводство в кадровой службе

Как навести порядок в кадровых документах

  • 0 комментариев
  • 59 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Ведение кадровых документов в соответствии с установленными правилами обеспечивает организациям защиту от штрафов государственных органов и от трудовых споров с работниками. Компании следует регулярно проводить кадровый аудит, который включает в себя в том числе экспертную оценку правильности ведения кадрового документооборота. Изучим обязательные локальные нормативные акты, а также документы, которые к ним не относятся, но наличие которых в компании необходимо


Говорят, что характер женщины можно определить по состоянию ее сумочки. Если представить кадровую службу аксессуаром слабого пола, то как обстоят дела в вашей «сумочке»? Творческий ли это беспорядок, заставляющий каждый раз объявлять в розыск нужные документы, или педантичная четкость, дающая свободную минутку в результате системно выстроенной кадровой логистики документов? Второй вариант гораздо приоритетнее первого. Разложим по полочкам кадровые документы.

Категории кадровых документов

В соответствии со ст. 5 ТК РФ регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами осуществляется:

  1. трудовым законодательством (включая законодательство об охране труда), состоящим из ТК РФ, иных федеральных законов и законов субъектов РФ, содержащих нормы трудового права;
  2. иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права:
    • указами Президента России;
    • постановлениями Правительства РФ и нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти;
    • нормативными правовыми актами органов исполнительной власти субъектов РФ;
    • нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Также трудовые отношения (и иные непосредственно связанные с ними отношения) регулируются коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права.

Из ст. 56 ТК РФ мы видим, что кроме вышеперечисленных документов, в отделе кадров должны быть в наличии трудовые договоры работников.

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Часть 1 статьи 56 ТК РФ

Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

Кроме того, ТК РФ дает право работодателю заключать в соответствии со ст. 244 письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности.

В целом ТК РФ присваивает кадровым документам несколько категорий. Условно их можно разделить на:

  • локальные нормативные акты (ЛНА);
  • приказы;
  • коллективные договоры;
  • соглашения;
  • трудовые договоры;
  • договоры о материальной ответственности.

В Таблице 1 укажем, какие документы к какой категории относятся, кем разрабатываются и насколько необходимы.

Таблица 1
СвернутьПоказать

Коллективный договор и соглашения имеют договорную природу разработки, в ходе которой стороны могут прийти к обоюдному компромиссу. Подробные правила разработки коллективных договоров и соглашений установлены гл. 7 ТК РФ.

К сведению
СвернутьПоказать

Иногда органы исполнительной власти и проверяющие настаивают на разработке коллективных договоров и соглашений, порой даже путем официального обращения к работодателям. Решение работодателя в данном случае должно быть принято исходя из целесообразности таких документов, применимо к конкретным трудовым отношениям, специфики организации и организационно-производственным процессам, но никак не под давлением.

Итак, мы выяснили, что такие кадровые документы, как коллективный договор, соглашения, договоры о материальной ответственности, имеют необязательный характер и за их отсутствие работодатель не понесет никакой ответственности.

Мнение
СвернутьПоказать
Екатерина Васильева, руководитель отдела кадрового учета Первого Дома Консалтинга «Что делать Консалт»

Ведение кадровых документов в соответствии с установленными правилами обеспечивает организациям защиту от штрафов государственных органов и от трудовых споров с работниками. Кадровый аудит включает в себя экспертную оценку правильности ведения кадрового документооборота, в том числе анализ текстов конкретных документов на соответствие их требованиям трудового законодательства и оценку рисков наложения санкций при проведении проверок и/или в случае трудового конфликта. Кадровый аудит определит, каких документов в отделе кадров пока нет, но они должны появиться, какие следует доработать, какие можно оставить без изменения.

Конечно, кадровый аудит можно поручить компании-провайдеру, оказывающей подобные услуги. Специально обученные люди проведут комплексную проверку по наработанной методике и представят вам отчет по результатам работы. В отчете укажут выявленные нарушения, их возможные последствия и дадут рекомендации по устранению ошибок. Однако цена на услуги аудита довольно высока. Кроме того, не все руководители согласны доверить работу со сведениями о работниках компании сторонней организации.

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.