Порядок выдачи наличных денег работнику под отчет четко прописан в нормативных актах. Одним из правил является составление заявления о выдаче работнику «налички». Несмотря на это, многие организации пренебрегают данным требованием, чем нарушают установленный алгоритм. Изучим, в каких случаях составление заявления обязательно и каков порядок его оформления.
Чтобы получить денежные средства под отчет, работник должен предварительно оформить соответствующее заявление и подписать его у руководителя. Несмотря на то, что данная норма действует не первый год (с 2012 года), не все ей следуют. Кто-то считает, что такие заявления не обязательны, а потому нечего усложнять документооборот. Другие – что успеют написать заявления до прихода «кассовой» проверки. Есть и те, кто надеется на законодательную отмену заявлений. В общем, мнений много, а итог один: в большинстве организаций заявления на подотчетные средства отсутствуют. Расскажем, в каких случаях заявления обязательны, и разъясним порядок их оформления. Также вы узнаете об ответственности за отсутствие подотчетных заявлений.
Выдача «налички» под отчет
Порядок выдачи наличных денег работнику под отчет прописан в Положении о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденном Банком России 12.10.2011 № 373-П (далее – Положение).
Вначале напомним алгоритм выдачи наличных денег работнику под отчет (п. 2.2, 4.2–4.4 Положения):
- проверяется отсутствие задолженности за работником по ранее полученной под отчет сумме наличных денег;
- работник оформляет письменное заявление о выдаче наличных денег под отчет;
- заявление о выдаче наличных денег под отчет должно содержать собственноручную надпись руководителя;
- оформляется расходный кассовый ордер, который подписывает руководитель, а также главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии – руководитель, кассир;
- кассир, получив расходный кассовый ордер (РКО), проверяет наличие...