• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» апрель 2014
  • Рубрика Оформление документов

Акты в канцелярии и в отделе кадров

  • Рейтинг 5
  • 0 комментариев
  • 124 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Составление акта частенько вызывает трудности, проблема кроется в их большом разнообразии. Мы упростили вам задачу. Во-первых, провели пореквизитный анализ (при этом выявили, какие реквизиты необходимы любому акту для придания юридической силы, а какие – факультативны, какие нужны в определенных случаях). Во-вторых, дали общий рецепт конструирования текста акта, прокомментировав возможные варианты. В-третьих, привели образцы оформления трех целых разноплановых актов и дополнительно – примеры отдельных реквизитов.


Акт относится к информационно-справочным документам и составляется для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Государственные стандарты по делопроизводству мало говорят об актах. Возможно, причина тому – многообразие разновидностей этого документа, привести которые к общему знаменателю довольно трудно. Вот лишь некоторые ситуации, которые зачастую приходится оформлять актами:

  • прием-передача дел, документов, материальных ценностей;
  • обследование состояния какого-либо процесса (например, Акт обследования состояния делопроизводства);
  • результаты инвентаризации, ревизии;
  • фиксация факта уничтожения дел, документов, материальных ценностей;
  • результаты расследования несчастного случая на производстве;
  • фиксация дисциплинарного проступка работника и т.п.

Множество нормативных документов, регулирующих правоотношения в самых разных отраслях, содержат уже разработанные и утвержденные (унифицированные) формы актов. Так, Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) предлагают более десяти форм для актирования самых разных ситуаций, связанных с хранением документов и использованием архивных фондов.

А общие правила оформления актов мы можем найти в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003, разработанных ВНИИДАД:

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

4.10. Акт составляется несколькими лицами (комиссией) и подтверждает установленные факты или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилий и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр – бухгалтерия,

2-й экземпляр – коммерческий отдел,

3-й экземпляр – покупатель.

Оформление реквизитов акта

Проанализировав формы различных актов, можно сделать вывод о том, какие реквизиты придадут акту, составленному в свободной форме, юридическую силу. Правила оформления перечисленных реквизитов диктует ГОСТ Р 6.30-2003:

  • наименование организации;
  • наименование документа (АКТ);
  • дата (датой акта является дата фиксируемого события), а регистрационный номер на акте факультативен;
  • место составления документа (может быть указано в виде населенного пункта, как обычно это делается в приказах, служебных записках и других организационно-распорядительных документах – ниже номера и даты, но может указываться и в тексте в виде полного адреса вплоть до номера помещения (кабинета или цеха));
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • подписи.

Кроме того, акты могут содержать гриф утверждения.

Акты, составляемые на основании другого документа, содержат ссылку на этот документ. Место для ссылки может быть определено унифицированной формой акта (как в Примере 1 – обозначено цифрой 1), или же дата и номер документа просто вносятся в текст акта (как в Примере 2 – обозначено той же цифрой 1).

Документы, прикладываемые к акту, перечисляются в отметке о наличии приложений.

С некоторыми актами в обязательном порядке необходимо ознакомить заинтересованное лицо, тогда на акте должна быть оформлена виза ознакомления.

Пример 1

Акт о выдаче дел во временное пользование (составляется по форме, приведенной в Приложении 18 к п. 4.5.3 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

СвернутьПоказать
акт о выдаче дел во временное пользование подписи под актом о выдаче дел во временное пользование
Пример 2

Акт об уничтожении печати (составлен в свободной форме)

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.