• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» апрель 2014
  • Рубрика Архивное дело

Экспертиза ценности научно-технической документации

  • Рейтинг 5
  • 0 комментариев
  • 148 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Какими могут быть экспертные комиссии по составу и назначению? Как регламентировать их работу? Какими документами руководствоваться при проведении экспертизы ценности научно-технических документов? Что необходимо сделать до передачи дел в архив организации из структурных подразделений? И как можно оптимизировать состав хранимой документации после этого?
Многие рекомендации автора одинаково применимы как к научно-техническим, так и к управленческим документам.



Какие виды научно-технических документов бывают? Как по названию организации можно определить виды создаваемых ею документов? Чем отличается система хранения научно-технических документов от используемой для управленческих? На какие Основные правила работы и ГОСТы нужно опираться? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье «Научно-технические архивы»

В предыдущей статье мы с вами договорились рассмотреть вопрос о том, как сократить, упорядочить количество и состав документов, хранящийся в техническом архиве. Для этого существует некая процедура, которая называется «экспертиза ценности».

Процесс проведения экспертизы ценности позволяет нам формировать понятие «архива» не как склада, куда приносится и сваливается бумажное разнообразие, а «архива» как места, где документация учтена, расположена в некой логической последовательности (использование данной документации устроено таким образом, чтобы нахождение нужного документа не приводило к необходимости проведения полной инвентаризации). А самое главное – в архиве должна отложиться значимая документация. То, что утратило свое историческое и практическое значение, не должно занимать место на архивной полке.

Разобьем процесс экспертизы ценности на две части:

  • до поступления документов в архив – на этом этапе экспертизы мы рассматриваем все документы, созданные и полученные организацией, отбираем документы постоянного хранения или временного срока хранения (более 10 лет). Данная документация поступает в архив организации;
  • после поступления документов в архив – рассматриваем документы, уже поступившие на хранение в архив организации, на предмет выделения документов, сроки хранения которых истекли (например, прошло 45 или 75 лет с момента закрытия документа), а также изучаем документы постоянного хранения, утратившие практическую ценность и не имеющие исторической ценности.

Экспертиза ценности до поступления документов в архив

Давайте рассмотрим процесс экспертизы ценности безотносительно вида документов, подвергающегося данной процедуре, т.е. экспертизу ценности управленческой и научно-технической документации. С данной процедурой все работники ДОУ сталкивались часто:

  • Вначале – составление номенклатуры дел. При этом мы:
    • определяем состав документации, формирующейся при работе нашей организации,
    • прописываем направления движения документов по структурным подразделениям (определяем схему движения),
    • устанавливаем сроки хранения дел (документов в них), опираясь на Перечень со сроками хранения. Нетрудно понять, что как только мы в номенклатуре дел указываем срок хранения «постоянно», «45» или «75 лет», мы понимаем, что данная документация претендует на место на архивной полке.
  • Затем – работа с делами и документами, отложившимися в структурных подразделениях. Мы сейчас говорим о делах, закрытых производством. Дела должны быть оформлены соответствующим образом, а кроме того, на титульном листе дела должен быть проставлен срок его хранения (к нему можно добавить номер статьи по Перечню). На эту информацию мы и ориентируемся. Целью проведения данного этапа работы является разделение всего массива документов на 3 части:
    • документы постоянного и временного (обычно 10 лет и более) срока хранения, которые должны быть переданы в архив организации;
    • документы временного хранения (обычно менее 10 лет), сроки хранения которых еще не истекли. Документы продолжают храниться в организациях в структурных подразделениях;
    • документы временного хранения, сроки хранения которых истекли. На данные документы составляется акт о выделении их к уничтожению.

Итак, экспертиза ценности – это процесс. Каковы инструменты проведения данного процесса?

Кто проводит экспертизу ценности?

Этим занимается экспертная комиссия (ЭК). На какие документы она опирается?

Для функционирования экспертной комиссии нужны:

  • приказ о создании ЭК,
  • реально действующий компетентный состав ЭК,
  • положение об ЭК.

Решения этого коллегиального органа оформляются протоколом.

Пример 1

Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.