Top.Mail.Ru
Как составить коммерческое предложение в виде официального письма? Какие его виды бывают и как их принято регистрировать? Как адресовать, скомпоновать текст и подписать? Какие графические и текстовые зацепки повысят эффективность вашего коммерческого предложения? В статье вы найдете примеры оформления отдельных реквизитов и целого документа, а также удачные формулировки.

Один из сложнейших видов писем – коммерческое предложение. Для его создания мало уметь составлять деловое письмо, нужно еще досконально ориентироваться в продукции своей компании и оказываемых ею услугах и хорошо знать свою целевую аудиторию. Мы предлагаем отнестись к коммерческому предложению как к полноценному деловому письму, а не как к очередной рекламной листовке вроде тех, что раздают промоутеры в торговых центрах. Для этого нужно, во-первых, определиться с видом предложения, во-вторых, точно сформулировать цель, которую оно преследует, и, в-третьих, составить предложение так, чтобы максимально увеличить его шансы быть прочитанным.

3 вида коммерческих предложений

Обычно используется 3 вида коммерческих предложений (далее – КП):

  • «Холодное» – самое распространенное КП с самой низкой отдачей в виде откликов клиентов. Мы говорим об универсальном письме-предложении с полным отсутствием персонализации и простым перечислением товаров или услуг, оказываемых организацией. Ежедневно менеджер по продажам может отправить до сотни таких писем по электронной почте или по факсу.
  • Персонализированное – составляется для определенной организации до того, как произойдет первая встреча менеджера по продажам и руководителя, принимающего решение о покупке. В основе подготовки такого КП – скрупулезный сбор информации о компании-адресате. Такое письмо начинается с обращения лично к генеральному директору (или другому должностному лицу), а в его тексте содержится только тот продукт компании-продавца, который может заинтересовать именно его.
  • КП под конкретную сделку. Оно составляется уже после того, как продавец и потенциальный клиент познакомятся, неоднократно встретятся и совместными усилиями поймут, какой продукт продавца лучше всего удовлетворит потребности клиента. В содержании коммерческого предложения, таким образом, будет сделан упор на расчет стоимости товара или услуги, выгод клиента после использования продукта и т.п. Часто подобное КП принимает вид не письма, а многостраничного проекта. В этом случае проект направляется клиенту с сопроводительным письмом, которое, в отличие от первых двух видов КП, пройдет путь полноценного входящего документа и гарантированно будет прочитано.

Рассмотрим коммерческое предложение как один из видов деловых писем с соответствующей структурой. Дополнительной целью при составлении КП будет экономия места на бланке. Особенно это актуально для «холодного» предложения. Если у компании много разнообразных услуг, перечислять приходится как можно больше – никто не знает, что может стать интересно тому или иному адресату. А объем письма не безграничен, и уместить свое предложение желательно на одном-двух листах.

Бланк коммерческого предложения

Организация может создать специальный бланк для коммерческих предложений и утвердить его в инструкции по делопроизводству.

Бланк для КП может отличаться от бланка письма:

  • продольным расположением реквизитов – это сэкономит место;
  • отсутствием полей для ссылки на дату и номер письма-запроса (с той же целью) и
  • более ярким оформлением, чем у обычного бланка для переписки.

Не нужно раскрашивать лист бумаги во все цвета радуги, но графические объекты на нем желательны. Они призваны выделить письмо среди других, но при этом не должны отвлекать от текста. Собственными логотипом и слоганом злоупотреблять не стоит, если только они не однозначно узнаваемы любым представителем целевой аудитории компании. Можно разместить на полях бланка рисунки по теме предложения (например, если свои услуги предлагает агентство интернет-маркетинга, то это могут быть различные символы, ассоциирующиеся именно с веб-пространством)....

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Можно ли ламинировать документы?

Прямого запрета ламинировать документ (запаивать в пленку) в законодательстве нет. Но вы рискуете при этом лишить его юридической силы! Во-первых, рассматриваем судебную практику, которая показывает, в чем проявляется ущербность заламинированного документа и когда она возникает. Во-вторых, нотариусы обычно отказываются удостоверять копии с заламинированных документов. Отдельно рассматриваем ситуацию с дипломами об образовании, подсказывая, как можно сгладить последствия допущенной оплошности в случае их ламинирования.

Составление и оформление справок

Разбираем правила составления информационной справки и справки по личному составу. Какие реквизиты обязательны, а какие факультативны для внутренней и внешней справки. Варианты их оформления показаны на примерах целых документов и отдельных реквизитов. Как указывать получателя справки, когда он точно известен и когда не известен. Когда нужен оттиск печати. Кому подписывать. Сколько действует справка. Приведены примеры справок о состоянии исполнения приказов и распоряжений за месяц, об объеме документооборота за год, о работе по совместительству, о занятости и среднемесячном доходе с отпуском – по типовому формуляру, а также справки о среднемесячном заработке по утвержденной Минтрудом РФ форме.

Оформление в протоколе совмещенных и дистанционных заседаний

Какова специфика оформления протокола заседания, на котором все или часть участников присутствует дистанционно: как отразить место проведения, идентифицировать участников, как подписывать протокол, что делать, если в процессе заседания «упала» связь и количество участников изменилось. Показываем примеры возможных вариантов оформления, обращая ваше внимание на специфику требований к протоколам собраний / заседаний разных коллегиальных органов в разных организациях.

Составляем график отпусков на следующий год

По какой форме составлять график отпусков, как нумеровать, надо ли прошивать. Кому подписывать. До какой даты его надо успеть утвердить. Сколько потом хранить. Какие организации его могут не оформлять. Чьи пожелания о времени отпуска работодатель обязан удовлетворить. Какие виды отпусков включать в график. Что делать с отпусками за 1-й год работы (всей организации или отдельных новых сотрудников). Как оформить ознакомление работников, в т.ч. дистанционных, с утвержденным графиком. Штрафы за нарушения, связанные с оформлением и исполнением графика отпусков. Мы приводим не только примеры оформления и нормы ТК РФ, но еще обращаем ваше внимание на риски там, где практика «разношерстная», приводим разъяснения различных ведомств, на которые можно будет опереться.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?