Top.Mail.Ru
Как стоит обращаться в письме к конкретному человеку и к группе людей? Когда уместно писать «Вы» с большой буквы? Какие заключительные этикетные фразы можно взять себе на вооружение? Как при этом быть в высшей степени учтивым, но не перегнуть палку? Вас ждут интересные объяснения и множество примеров.

Лучше всего придерживаться простого правила, пришедшего к нам из глубины веков: относитесь к людям так, как вы хотите, чтобы другие относились к вам.

От того, как вы обращаетесь к человеку, зависит, какими будут ваши дальнейшие отношения с ним. Очень важно расположить к себе потенциального партнера, правильно обратившись к нему. При этом следует помнить, что форма обращения зависит от того, насколько официальны ваши отношения с адресатом письма. В письме следует сдерживать эмоции и не допускать фамильярности. Разговорная манера общения, неофициальный стиль – не для делового письма. Хотя другая крайность – чопорность – также опасна.

Слова приветствия

Обращение – этикетная языковая формула с выражением уважения должностному лицу – адресату служебного письма.

Задача обращения – установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересовать. При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности и некоторые другие аспекты.

Наиболее официальный характер носит формула обращения по должности, она используется при обращении к руководителям, занимающим высокое положение (президент, член парламента, губернатор, посол, мэр и т.п.):

Пример 1. Формулы уважительного обращения по должности

Уважаемый господин президент!

Уважаемый господин председатель!

Уважаемый господин мэр!

Уважаемый господин министр!

Официальный характер носит и формула обращения по фамилии (без имени, отчества или инициалов). Она широко используется в служебной переписке, является строго официальной и свидетельствует о наличии некоторой дистанции между адресатом и автором письма:

Пример 2. Формулы уважительного обращения по фамилии (предпочтительнее писать без сокращений)

Уважаемый господин Королев! или Уважаемый г-н Королев!

Уважаемая госпожа Смолякова! или Уважаемая г-жа Смолякова!

Менее официальный характер носит обращение по имени и отчеству (Пример 3). Эта формула обращения свидетельствует о тесных контактах между автором и адресатом письма, она делает акцент «на личности». Ее принято использовать в пригласительных и поздравительных документах, в коммерческих предложениях, ответных письмах на обращения граждан и т.п.

Пример 3. Образец письма с «этикетной рамкой»

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Можно ли ламинировать документы?

Прямого запрета ламинировать документ (запаивать в пленку) в законодательстве нет. Но вы рискуете при этом лишить его юридической силы! Во-первых, рассматриваем судебную практику, которая показывает, в чем проявляется ущербность заламинированного документа и когда она возникает. Во-вторых, нотариусы обычно отказываются удостоверять копии с заламинированных документов. Отдельно рассматриваем ситуацию с дипломами об образовании, подсказывая, как можно сгладить последствия допущенной оплошности в случае их ламинирования.

Составление и оформление справок

Разбираем правила составления информационной справки и справки по личному составу. Какие реквизиты обязательны, а какие факультативны для внутренней и внешней справки. Варианты их оформления показаны на примерах целых документов и отдельных реквизитов. Как указывать получателя справки, когда он точно известен и когда не известен. Когда нужен оттиск печати. Кому подписывать. Сколько действует справка. Приведены примеры справок о состоянии исполнения приказов и распоряжений за месяц, об объеме документооборота за год, о работе по совместительству, о занятости и среднемесячном доходе с отпуском – по типовому формуляру, а также справки о среднемесячном заработке по утвержденной Минтрудом РФ форме.

Оформление в протоколе совмещенных и дистанционных заседаний

Какова специфика оформления протокола заседания, на котором все или часть участников присутствует дистанционно: как отразить место проведения, идентифицировать участников, как подписывать протокол, что делать, если в процессе заседания «упала» связь и количество участников изменилось. Показываем примеры возможных вариантов оформления, обращая ваше внимание на специфику требований к протоколам собраний / заседаний разных коллегиальных органов в разных организациях.

Составляем график отпусков на следующий год

По какой форме составлять график отпусков, как нумеровать, надо ли прошивать. Кому подписывать. До какой даты его надо успеть утвердить. Сколько потом хранить. Какие организации его могут не оформлять. Чьи пожелания о времени отпуска работодатель обязан удовлетворить. Какие виды отпусков включать в график. Что делать с отпусками за 1-й год работы (всей организации или отдельных новых сотрудников). Как оформить ознакомление работников, в т.ч. дистанционных, с утвержденным графиком. Штрафы за нарушения, связанные с оформлением и исполнением графика отпусков. Мы приводим не только примеры оформления и нормы ТК РФ, но еще обращаем ваше внимание на риски там, где практика «разношерстная», приводим разъяснения различных ведомств, на которые можно будет опереться.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?