• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» май 2014
  • Рубрика Архивное дело

Уничтожение документов:
пошаговая инструкция

Когда практик с многолетним опытом работы описывает процедуру уничтожения документов в виде алгоритма, она кажется гораздо проще. Вы поймете, как действовать. На какие документы обратить особое внимание при их отборе на уничтожение. Как оформить акт о выделении к уничтожению и как потом на нем шаг за шагом отобразить всю дальнейшую процедуру. Как оформить протокол экспертной комиссии. Какими документами зафиксировать факт физического уничтожения. Как потом хранить весь комплекс документации, подтверждающий соблюдение вами предписанной процедуры уничтожения документов с истекшими сроками хранения.


В наступившем 2014 году все организации завели новые папки для систематизации, хранения, оперативного использования в текущем году. Но в то же время, как всегда, остро встал вопрос: где же найти место для документов за 2013 год? Ответ есть: подошел срок уничтожения документов временного хранения (прежде всего обратите внимание на документы со сроком хранения от 1 до 5 лет). На это место и будут помещены документы за 2013 год.

Пример 1

Как исчисляются годы хранения документа

СвернутьПоказать

Если документ 2008 года издания, то срок его хранения начинает исчисляться со следующего, 2009 года. Тогда:

  • 1-й год хранения – 2009 г.,
  • 2-й год хранения – 2010 г. и, таким образом,
  • 5-й год хранения – 2013 г.

Документы 2008 года с 5-летним сроком хранения можно уничтожать начиная с января 2014 года.

Давайте разберемся, что можно уничтожать и как это грамотно сделать. Прежде всего обратимся к «Основным правилам работы архивов организаций» (далее – Основные правила):

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Основные правила работы архивов организаций
(одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

2.1.1. Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

2.1.2. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

См. статью «Экспертиза ценности научно-технической документации». Вы найдете в ней не только специфику НТД, но и общие правила проведения этой работы начиная с формирования экспертной комиссии

Если сказать более простым языком, то при проведении экспертизы ценности документов нужно прежде всего руководствоваться следующими критериями:

  • имеет ли рассматриваемый документ историческое, научное и практическое значение;
  • подумать, не навредит ли кому-либо в дальнейшем уничтожение документа;
  • представить, в каких ситуациях этот документ может кого-то в буквальном смысле спасти от больших проблем (например, подтвердить права на собственность или пенсионные льготы).

И только после этого принимать решение.

В Основных правилах расписан порядок проведения экспертизы ценности документов. Остановимся на некоторых пунктах.

Фрагмент документа
СвернутьПоказать
Основные правила работы архивов организаций
(одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

2.3.2. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК)1 организации под методическим руководством архива...

2.4.1. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного хранения (приложение 1), временного хранения (свыше 10 лет) (приложение 2) и по личному составу (приложение 3), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение 4).

При проведении экспертизы ценности необходимо просмотреть абсолютно все документы. «Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел» (п. 2.3.3 Основных правил). В пункте 2.4 Основных правил четко расписана процедура оформления результатов экспертизы ценности документов.

Необходимо заметить, что приступать к отбору документов на уничтожение следует только после систематизации, оформления документов постоянного хранения и по личному составу. Надо быть на 100% уверенным, что не будет уничтожен ни один документ, представляющий ценность.

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  1 голос

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.