Концепция хранения электронных документов Минкомсвязи

На необходимость разработки новых концептуальных подходов к хранению электронных документов, прежде всего в организационном, технологическом и даже техническом аспектах, Минкомсвязи России обратило внимание в процессе реализации пилотного проекта обмена электронными документами, который был предусмотрен постановлением Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти». Обмен электронными документами (нормативные правовые акты в формате XML + квалифицированная электронная подпись) был осуществлен между Минкомсвязи и Аппаратом Правительства РФ, Минфином России, Минюстом России и Минэкономразвития России.

Но оказалось, что инфраструктурная поддержка исполнения и использования документов, полученных в процессе подобного обмена, осталась неурегулированной и практически отсутствует. До сих пор бытует мнение, что создание и хранение документов не является основной функциональностью СЭД, а главное – движение, «транспорт», документооборот. Но электронные документы, созданные в статусе оригинала, после получения адресатами должны воспроизводиться, быть пригодными для использования и сохранять свою целостность и аутентичность. И, конечно, они должны существовать и храниться в информационных системах (соответствующих «хранилищах» СЭД) как физические объекты в соответствии с технологическими и техническими требованиями, которые должны строиться на единой методической основе, соответствовать правилам делопроизводства и архивного хранения (оперативного текущего, временного и постоянного). Требования к созданию, использованию и хранению электронных документов должны быть понятными и оптимально реализуемыми.