Каждый раз по прибытии к месту командирования работник отправляется в отдел кадров, где в журнале прибытия делается запись, а в командировочном удостоверении проставляются отметки. Если командированных сотрудников немного, это несложно, а если их сотни или тысячи в год, то процедуру надо как-то оптимизировать. Автор статьи делится своим опытом по ведению журнала учета командированных работников, прибывших в организацию.
В некоторые компании в командировку прибывают более 2000 человек в год. Как выполнить требования приказа Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н, как вести Журнал учета, сколько его хранить, как оформлять отметки на командировочных удостоверениях, как можно распределить обязанности? Автор делится опытом оптимизации работы по регистрации командированных работников.
Что нужно делать?
Все организации с выходом приказа Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы» обязаны вести учет:
- командируемых работников в Журнале выбытия (полностью он называется «Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации») и
- прибывших в командировку работников в Журнале прибытия (полностью – «Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы»).
Формы обоих журналов утверждены приказом. Еще он требует назначения лица, ответственного за ведение этих журналов и проставление отметок в командировочных удостоверениях. Срок хранения данных журналов напрямую указан в п. 6 Порядка и составляет 5 лет.
Итак, после выхода данного приказа Минздравсоцразвития в номенклатуре дел должны быть два новых дела, наименования которых совпадают с официальными полными наименованиями журналов, срок хранения каждого из них – 5 лет. Он отсчитывается после окончания рабочего года, в котором сделана последняя регистрационная запись в журнале (например, если она датируется 23.12.2013, то первым годом хранения будет 2014-й, а последним (пятым) – 2018 год).
Кроме того, организации были обязаны издать приказ с назначением одного или нескольких ответственных лиц за ведение журналов и проставление отметок в командировочных удостоверениях. Если объем работы большой, то делить его между разными лицами лучше не по потокам (прибывающих и убывающих в командировку), а по подразделениям вашей организации (в которые прибывают и из которых выбывают в командировку) – так удобнее. Если организация использует стандартную форму журналов, то это нужно указать в своем приказе, сославшись на приложения № 2 и № 3 приказа Минздравсоцразвития России. Уменьшать состав регистрируемой информации нельзя, но расширить можно (в этом случае дополненную форму лучше утвердить тем же приказом по организации).
Фрагмент документа
Приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы»
