Компания, в которой я работаю, занимает лидирующее положение на рынке услуг, связанных с бурением и эксплуатацией нефтяных скважин. Создание эффективной системы документационного сопровождения деятельности компании является одним из ключевых факторов конкурентного преимущества для любой организации.
Во-первых, документы – это ценный ресурс компании, они являются доказательством ее интересов во многих областях деятельности, в отношениях с третьими лицами, в т.ч. в суде. Однако не редки случаи, когда организации оказываются не готовыми собрать и представить необходимые документы для защиты своих интересов, а внутри у себя разобраться, где и у кого они должны были сохраниться. Это происходит, когда нет специального подразделения (службы документационного обеспечения, Управления делами, архивного подразделения), которое могло бы установить правила и требования к работе с документами, системный подход к формированию документопотоков и сохранению документального фонда (далее будем именовать его службой ДОУ). И чем крупнее становится организация, тем острее встает данный вопрос.
Во-вторых, когда организация выходит на определенный уровень развития бизнеса, покрывает широкую географию присутствия, руководству необходимо уделить внимание управляемости бизнеса, которая отчасти достигается при помощи регламентирующих документов по всем бизнес-процессам. Служба ДОУ реально может помочь руководству:
Наша компания, развиваясь, тоже проходила этапы становления. Вышеуказанные «проблемы роста» были своевременно выявлены и идентифицированы. Была создана система документов, регламентирующих бизнес-процессы организации (в т.ч. сферы ДОУ), которая:
А разработанный и реализованный план мероприятий в свою очередь помог решить и сопутствующие задачи:
