• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июнь 2014
  • Рубрика Современное делопроизводство

Вклад службы ДОУ
в оптимизацию системы регламентирующих документов:
опыт нефтедобывающей компании

Автор делится опытом создания работающей системы регламентирующих документов по всем бизнес-процессам компании (регламентация сферы ДОУ стала следствием выполнения этой глобальной задачи). Какие проблемы может выявить обследование и как их лечить? Как распределить роли и ответственность, кого задействовать? Как стоит ограничить нормотворчество исполнителей? Какой инструментарий СЭД и MS Word можно взять на вооружение?


Кому это нужно?

Компания, в которой я работаю, занимает лидирующее положение на рынке услуг, связанных с бурением и эксплуатацией нефтяных скважин. Создание эффективной системы документационного сопровождения деятельности компании является одним из ключевых факторов конкурентного преимущества для любой организации.

Во-первых, документы – это ценный ресурс компании, они являются доказательством ее интересов во многих областях деятельности, в отношениях с третьими лицами, в т.ч. в суде. Однако не редки случаи, когда организации оказываются не готовыми собрать и представить необходимые документы для защиты своих интересов, а внутри у себя разобраться, где и у кого они должны были сохраниться. Это происходит, когда нет специального подразделения (службы документационного обеспечения, Управления делами, архивного подразделения), которое могло бы установить правила и требования к работе с документами, системный подход к формированию документопотоков и сохранению документального фонда (далее будем именовать его службой ДОУ). И чем крупнее становится организация, тем острее встает данный вопрос.

Во-вторых, когда организация выходит на определенный уровень развития бизнеса, покрывает широкую географию присутствия, руководству необходимо уделить внимание управляемости бизнеса, которая отчасти достигается при помощи регламентирующих документов по всем бизнес-процессам. Служба ДОУ реально может помочь руководству:

  • разобраться в том массиве правилоустанавливающих документов – локальных нормативных актов (далее – ЛНА), которые к моменту осознания новой задачи успели накопиться бессистемно (это различные регламенты, положения, инструкции и т.п.). Они могут иметь несоответствия законодательству, противоречащие друг другу положения, устаревшие структурные данные и создать риски неуправляемости или бездействия в самых экстренных ситуациях;
  • предложить механизм построения новой системы регламентирующих документов организации и
  • при ее создании отслеживать соблюдение установленного механизма, дисциплинируя «творцов на местах».

Наша компания, развиваясь, тоже проходила этапы становления. Вышеуказанные «проблемы роста» были своевременно выявлены и идентифицированы. Была создана система документов, регламентирующих бизнес-процессы организации (в т.ч. сферы ДОУ), которая:

  • отвечала бы современным требованиям работы с документами с использованием информационных технологий;
  • соответствовала действующим государственным стандартам по направлениям деятельности;
  • имела возможность постоянной актуализализации.

А разработанный и реализованный план мероприятий в свою очередь помог решить и сопутствующие задачи:

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Тематика:

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.