Работодатель заинтересован в повышении квалификации персонала, поэтому обычно подписку на профессиональные издания оформляет за свой счет, на свое имя и адрес (иногда доставка предусматривается сразу на домашний адрес отдельных сотрудников). Бывает и так, что человек из личных средств оплачивает журнал, газету, которые нужны ему для работы. Мы объясняем, какие документы и как нужно оформить, чтобы во всех этих случаях переложить финансовые затраты на работодателя и оградить работника даже от дополнительного НДФЛ и страховых взносов во внебюджетные фонды.
Если подписывается организация, а доставка оформляется на домашний адрес работника
Профессиональные издания нужны специалистам для постоянного повышения квалификации, чтобы быть в курсе последних тенденций. Т.к. они нужны для работы, в большинстве случаев их оплачивает работодатель – организация. Тогда по отделам собираются заявки на подписку и она оформляется «оптом» обычно силами секретаря или иного специалиста сразу на всю организацию (в одном агентстве, на почте либо напрямую в издательствах, что дешевле; бывают и смешанные варианты, особенно когда потребность подписаться на какие-то издания возникает позже оформления «оптовой» подписки). При такой схеме задача специалиста – вовремя подать заявку на нужное ему издание и доказать руководству его необходимость, чтобы выделили деньги. Все остальное оформляет, оплачивает, получает организация.
И тут возможен нюанс. Если подписку оформляет организация от своего имени на свой адрес, то вопросов не возникает. Но некоторым специалистам было бы удобнее получать журнал / газету на свой домашний адрес. Возможно ли при этом избежать «налоговых» сложностей? Да! В этом случае важно, чтобы подписчиком числилась организация, и в документах, например, в счете-фактуре, накладной1 юридический адрес этой организации был указан как адрес покупателя, а вот адрес доставки (грузополучателя) может быть домашним адресом ее работника2, на который фактически и будет приходить журнал / газета. При таком оформлении документов работнику не грозит дополнительный налог на доходы физических лиц (НДФЛ) и дополнительные страховые взносы, потому что подписчиком является организация! Все документы по оформлению и исполнению договора подписки будут на ее имя, она спокойно примет их в учете.
Только не все смогут так оформить документы: большинство издательств и агентств подписки смогут, а вот в почтовом отделении в таком «двойном» адресе вам могут отказать из-за отсутствия технических возможностей.