Top.Mail.Ru

Состав удостоверения документов: актуальные вопросы

Юридическую силу документу придают такие реквизиты, как «подпись», «печать» и «гриф утверждения». И если их оформление на бумажных документах уже давно остается неизменным (четко прописано в ГОСТе Р 6.30-2003), то их визуализация в электронных документах вызывает множество вопросов (поэтому мы на примерах показали вам правильные варианты). Кроме того, дали советы по регламентации применения электронных подписей, предостерегли от возможных ошибок коммерческие структуры и федеральные органы исполнительной власти.

Вопросы терминологии

К составу удостоверения документа относятся реквизиты, обеспечивающие его юридическую силу. Это прежде всего реквизиты «подпись» (идентификационный реквизит), «печать», «гриф утверждения», которые должны оформляться всегда почти одновременно с такими идентификационными реквизитами, как «дата документа» и «регистрационный номер документа» (индекс). А в отношении удостоверения копий документов и выписок из документов реквизитом состава удостоверения является «отметка о заверении копии». Правила оформления реквизитов состава удостоверения документов давно установлены стандартами на организационно-распорядительную документацию, в том числе и действующим в настоящее время ГОСТом Р 6.30-2003.

С точки зрения структуры документа (заголовочная, содержательная и оформляющая части), реквизиты состава удостоверения необходимо относить к оформляющей части документа, что важно в процессе проектирования современных электронных шаблонов бланков и классификации типов метаданных, описывающих создание электронного документа в статусе оригинала и его логическую структуру.

К сожалению, термин «удостоверение документа» в настоящее время остается зафиксированным лишь в словаре «Управление документами. Термины и определения» (М., 2013) и определяется как «проставление на документе (копии документа) реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа». А в определении связанного термина «юридическая сила документа» и данный словарь, и новый терминологический ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» не отражают предметную сущность документа (структуру и правовую функцию), а опираются на понятие и термин «официальный документ», зафиксированные законодательством. Тем не менее в процессе работы с документами возможно руководствоваться одной из главных частей в определении официального документа: «... оформленный в установленном порядке», т.е. содержащий необходимый состав реквизитов, которые могут быть идентифицированы как реквизиты в связи с их оформлением по действующим в момент создания документа правилам.

По ГОСТу Р 7.0.8-2013 новое определение термина «юридическая сила документа» и вновь введенный термин «юридическая значимость документа» опираются на понятие «свойство» документа, которое не изучено и до сих пор не развито документоведением в теоретическом аспекте, впрочем, как и учение о функциях документа.

Оформление реквизитов состава удостоверения

При всей неточности новых определений терминов позитивным моментом является то, что правила оформления реквизитов состава удостоверения и место их расположения на листах бумаги при создании документов в бумажной форме остаются стабильными, поскольку закрепляются стандартами на оформление организационно-распорядительных документов, в том числе действующим в настоящее время ГОСТом Р 6.30-2003 (планируется его новая версия в 2015 г.). Несмотря на рекомендательный характер стандартов, правила оформления реквизитов состава удостоверения организационно-распорядительных документов давно применяются при удостоверении документов, относящихся и к другим системам документации. Именно поэтому понятие о составе удостоверения всегда сохраняет свою актуальность.

Некоторые вопросы вызывает только место проставления оттиска печати при удостоверении документа, которое в настоящее время стандартом и какими-либо рекомендациями точно не устанавливается. Но юридический смысл оттиска печати состоит в удостоверении того факта, что:

  • лицо, чей собственноручный росчерк оформлен на документе (как атрибут, т.е. составная часть реквизита «подпись»),
  • действительно занимает должность с наименованием, указанным на документе (тоже является атрибутом реквизита «подпись»),
  • в организации – авторе документа (ее наименование вырезано на печати и фиксируется на документе в ее оттиске).

Поэтому рекомендуется оттиск печати проставлять таким образом, чтобы он затрагивал часть наименования должности и часть личной подписи (собственноручного росчерка), но при этом оттиск печати, наименование организации и личная подпись должны быть хорошо читаемы. Это же правило соблюдается и в случае проставления оттиска печати на грифе утверждения документа, только дополнительно следует обеспечить читаемость даты утверждения, которая является обязательным атрибутом грифа утверждения.

Лишь на некоторых категориях документов удостоверяющего (лицензии, дипломы, свидетельства и т.п.) и финансового характера (векселя, платежные поручения и т.п.) предусматривается проставление оттиска печати на специально отведенном месте, которое обозначается на свободной площади документа сокращенным символом «М.П.». При этом часть наименования должности и личной подписи не захватываются оттиском печати.

В аспекте состава удостоверения документов определенную сложность представляет применение Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон об ЭП). На применении электронной подписи в составе удостоверения документа далее и сосредоточимся в статье.

Закон об ЭП предусматривает 3 вида электронных подписей (далее – ЭП):

  • простая подпись;
  • усиленная неквалифицированная;
  • усиленная квалифицированная.

Он признает информацию, подписанную простой или неквалифицированной электронной подписью, электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. А усиленная электронная подпись на электронном документе соответствует собственноручной подписи уполномоченного должностного лица и печати организации на бумажном документе.

Фрагмент документа

Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью

Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
Статья 6. Условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью

1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными «законами», принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям «статьи 9» настоящего Федерального закона.

3. Если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью.

4. Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При подписании электронной подписью пакета электронных документов каждый из электронных документов, входящих в этот пакет, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов.

Вопросы применения электронной подписи

На федеральном уровне предусмотрено постепенное, но реальное внедрение ЭП и обмена электронными документами, создаваемыми в статусе оригиналов, по мере готовности информационно-технологической инфраструктуры, входящей в состав информационных систем электронного документооборота (постановление Правительства РФ от 06.09.2012 № 890). В организационном аспекте тем же постановлением № 890 предпринимается попытка связать «транзакции» (подтверждаемые действия) с видами документов и видами ЭП:

Пример 1. В определенном действии для определенного документа должна применяться определенная электронная подпись (согласно постановлению Правительства РФ от 06. 09. 2012 № 890)

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Можно ли ламинировать документы?

Прямого запрета ламинировать документ (запаивать в пленку) в законодательстве нет. Но вы рискуете при этом лишить его юридической силы! Во-первых, рассматриваем судебную практику, которая показывает, в чем проявляется ущербность заламинированного документа и когда она возникает. Во-вторых, нотариусы обычно отказываются удостоверять копии с заламинированных документов. Отдельно рассматриваем ситуацию с дипломами об образовании, подсказывая, как можно сгладить последствия допущенной оплошности в случае их ламинирования.

Составление и оформление справок

Разбираем правила составления информационной справки и справки по личному составу. Какие реквизиты обязательны, а какие факультативны для внутренней и внешней справки. Варианты их оформления показаны на примерах целых документов и отдельных реквизитов. Как указывать получателя справки, когда он точно известен и когда не известен. Когда нужен оттиск печати. Кому подписывать. Сколько действует справка. Приведены примеры справок о состоянии исполнения приказов и распоряжений за месяц, об объеме документооборота за год, о работе по совместительству, о занятости и среднемесячном доходе с отпуском – по типовому формуляру, а также справки о среднемесячном заработке по утвержденной Минтрудом РФ форме.

Оформление в протоколе совмещенных и дистанционных заседаний

Какова специфика оформления протокола заседания, на котором все или часть участников присутствует дистанционно: как отразить место проведения, идентифицировать участников, как подписывать протокол, что делать, если в процессе заседания «упала» связь и количество участников изменилось. Показываем примеры возможных вариантов оформления, обращая ваше внимание на специфику требований к протоколам собраний / заседаний разных коллегиальных органов в разных организациях.

Составляем график отпусков на следующий год

По какой форме составлять график отпусков, как нумеровать, надо ли прошивать. Кому подписывать. До какой даты его надо успеть утвердить. Сколько потом хранить. Какие организации его могут не оформлять. Чьи пожелания о времени отпуска работодатель обязан удовлетворить. Какие виды отпусков включать в график. Что делать с отпусками за 1-й год работы (всей организации или отдельных новых сотрудников). Как оформить ознакомление работников, в т.ч. дистанционных, с утвержденным графиком. Штрафы за нарушения, связанные с оформлением и исполнением графика отпусков. Мы приводим не только примеры оформления и нормы ТК РФ, но еще обращаем ваше внимание на риски там, где практика «разношерстная», приводим разъяснения различных ведомств, на которые можно будет опереться.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?