Любой кадровик хотя бы раз сталкивался с оформлением на работу материально ответственных сотрудников. В подобных ситуациях нужно быть предельно внимательным. Одинаково важны как процедура принятия на работу материально ответственных лиц, так и привлечение их к ответственности, а также увольнение. В статье пошагово рассмотрено, какие документы нужно составить и что в них предусмотреть.
Кадровикам часто приходится оформлять на работу материально ответственных сотрудников. В трудовом праве материальной ответственности сторон трудового договора посвящен раздел XI ТК РФ, который состоит как из глав о материальной ответственности работодателя перед работником, так и из глав о материальной ответственности работника. Какие документы требуются, чтобы свести к минимуму возможные конфликты из-за причиненного ущерба? Рассмотрим алгоритмы действий по оформлению материально ответственного лица, его увольнению и привлечению к ответственности.
Процедура принятия на работу материально ответственного лица
Полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере. Поэтому при принятии на работу материально ответственного лица одновременно с оформлением трудового договора работодатель должен заключить с ним .
В соответствии со ст. 244 ТК РФ данный договор заключается при наличии следующих условий:
- достижение работником возраста 18 лет (ч. 1 ст. 244 ТК РФ);
- выполнение сотрудником функций, которые связаны с обслуживанием денежных, товарных ценностей, по должности, предусмотренной Перечнем должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, и Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность за недостачу вверенного работникам имущества (утверждены постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85).
Мнение эксперта
Светлана Ларина, юрист, эксперт журнала
Следует различать договоры о полной индивидуальной и коллективной (бригадной) материальной ответственности. Дело в том, что если работодатель заключил не ту форму договора о полной материальной ответственности, которая должна быть использована, суд может отказать во взыскании полной суммы материального ущерба.
Наиболее важное различие заключается в том, что договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности заключается, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба, т.е. доступ к товарно-материальным ценностям у работников общий (ч. 1 ст. 245 ТК РФ).
Отметим, что заключение такого договора является правом, а не обязанностью работодателя. Поэтому если организация не заключит подобный договор, то работник будет освобожден от обязанности нести полную материальную ответственность.
На основании Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказа Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (с изменениями) при смене материально ответственных лиц в обязательном порядке проводится инвентаризация. Поэтому до того как заключить договор о полной материальной ответственности, работник должен быть ознакомлен с ценностями и соответствующими документами, за которые он будет нести материальную ответственность.
Далее процесс оформления на работу происходит в соответствии с ТК РФ, как и оформление остальных работников.
Процедура увольнения материально ответственного лица
Процедура увольнения материально ответственного лица имеет свои нюансы. Так, после принятия от него заявления об увольнении (если речь идет об увольнении по собственному желанию) необходимо получить резолюцию генерального директора с указанием ответственного лица, принимающего материальные ценности, числящиеся за увольняемым. Затем следует издать приказ о проведении инвентаризации.
В Примере 1 представлен образец такого приказа.
Если работодатель в течение двух недель (максимального срока предупреждения об увольнении) не успеет сделать акт сверки, то все дальнейшие претензии к работнику о его материальной ответственности он может предъявить только через суд.
Пример 1. Приказ о проведении инвентаризации
Затем необходимо выполнить следующие действия:
1. Ознакомить работника с приказом о проведении инвентаризации под его личную подпись.
2. Провести инвентаризацию.
3. Оформить результаты инвентаризации и получить акт сверки.
4. Ознакомить работника с результатами инвентаризации под его личную подпись.
Далее следуют шаги, которые необходимо сделать в случае выявления недостачи:
5. При возникновении ущерба, помимо инвентаризации, нужно провести служебное расследование для установления причин утраты или повреждения имущества. Для этого следует издать приказ о создании комиссии с участием соответствующих специалистов и о проведении служебного расследования по результатам инвентаризации (Пример 2).
Пример 2. Приказ о создании комиссии и проведении служебного расследования для установления причин возникновения ущерба
6. Ознакомить работника с решением о проведении служебного расследования под его личную подпись.
7. Кроме того, в случае недостачи в соответствии с ч. 2 ст. 247 ТК РФ необходимо истребовать от работника письменное объяснение для установления причины возникновения ущерба. Для этого выдать под личную подпись работнику уведомление о предоставлении объяснения. В Примере 3 приведен образец уведомления.
Пример 3. Уведомление о представлении письменного объяснения
Если работник отказывается от проставления подписи в подтверждение ознакомления с уведомлением либо приказом, его следует зачитать ему вслух в присутствии свидетелей и составить об этом акт. С данным документом также необходимо ознакомить работника письменно. Если он отказывается поставить подпись, в акте нужно сделать соответствующую отметку. ТК РФ не установлен срок, в течение которого с работника нужно истребовать письменное объяснение. Следовательно, работодатель может запросить его, например, с момента обнаружения ущерба, а также во время служебного расследования или после него. В Примере 4 представлен образец акта.
Пример 4. Акт об отказе работника представить объяснение по факту отсутствия денежных средств
8. По результатам служебного расследования следует составить акт. В Примере 5 представлен образец документа, который подписывают все участники комиссии. К акту могут быть также приложены материалы инвентаризации, письменное объяснение работника и другие документы. В акте отражаются обстоятельства, установленные комиссией, в частности:
- вина работника;
- противоправность совершенных действий;
- причинно-следственная связь между действиями работника и возникшим у работодателя ущербом.
Следует учитывать, что в соответствии с ч. 3 ст. 247 ТК РФ работник и (или) его представитель вправе знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их в случае несогласия с ее результатами.
Пример 5. Акт комиссии о результатах служебного расследования
9. Если ущерб составил сумму, не превышающую среднего месячного заработка, – издать приказ о взыскании с работника причиненного ущерба и ознакомить работника с приказом под его личную подпись. Напомним, что в соответствии с ч. 1 ст. 248 ТК РФ взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя, сделанному не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. В Примере 6 представлен образец такого приказа.
10. Кроме того, работник должен выразить согласие с содержанием приказа. Для этого в документе целесообразно предусмотреть графу «С приказом ознакомлен, с содержанием согласен», в которой сотрудник ставит свою личную подпись.
11. В заключение можно привлечь виновное материально ответственное лицо к ответственности.
Пример 6. Приказ о взыскании с работника суммы причиненного ущерба
Процедура привлечения работника к полной материальной ответственности
При привлечении работника к материальной ответственности важно обратить внимание на несколько моментов. Во-первых, на документальное подтверждение размера причиненного ущерба и, во-вторых, на порядок возмещения работником вреда.
Размер причиненного ущерба и документы
Размер причиненного ущерба определяется ст. 246 ТК РФ. Так, размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, которые исчисляются исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества.
В результате проведенной проверки и установления размера причиненного ущерба у отдела кадров должны быть следующие документы:
- приказ о проведении инвентаризации, с которым работник ознакомлен под личную подпись, с такой формулировкой: «С приказом ознакомлен, с содержанием согласен»;
- документ, фиксирующий результаты инвентаризации, с личной подписью работника и надписью «С результатами ознакомлен, с содержанием согласен»;
- письменное объяснение работника или акт об отказе его предоставить. Также составляются акты, если работник отказался ставить подпись в подтверждение ознакомления с уведомлением о даче объяснения или иным документом;
- приказ о проведении служебного расследования по результатам инвентаризации, с которым работник ознакомлен под личную подпись;
- акт по результатам служебного расследования, подписанный всеми членами комиссии, с которым работник ознакомлен под личную подпись.
Порядок возмещения работником вреда, причиненного работодателю
В соответствии с ч. 1 ст. 248 ТК РФ взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя, поэтому отделу кадров необходимо подготовить соответствующий приказ. Приказ должен быть издан в течение одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. Месячный срок нужно исчислять со дня окончания мероприятий по определению размера причиненного вреда и причин его возникновения. Имейте в виду, что несоблюдение этого срока может повлечь признание такого документа незаконным в судебном порядке.
Затем следует ознакомить работника с приказом о взыскании причиненного ущерба под личную подпись. Кроме того, он должен выразить согласие с его содержанием. Лучше, если надпись «С приказом ознакомлен, с содержанием согласен» будет сделана от руки самим работником.
Если сотрудник отказывается добровольно возместить причиненный ущерб, работодатель не может взыскать с него сумму ущерба самостоятельно. В такой ситуации ему следует обратиться в суд (ч. 2 ст. 248 ТК РФ).
По общим правилам работник может добровольно возместить ущерб полностью или частично. Он может выплатить работодателю из личных средств сумму причиненного ущерба в полном размере или определенную его часть. Оставшуюся сумму организация удерживает из заработной платы работника в размере 20% вплоть до окончательного возмещения ущерба.
Работник и работодатель могут также договориться о возмещении ущерба с рассрочкой платежа. Чтобы у работодателя были доказательства договоренности с работником о возмещении причиненного ущерба, необходимо составить соглашение (см. Пример 7). В нем следует указать размер ущерба и сроки его возмещения.
На основании ч. 5 ст. 248 ТК РФ сотрудник с согласия работодателя может передать ему имущество, равноценное поврежденному, или исправить имущество за свой счет. ТК РФ не предусмотрена обязанность работодателя письменно фиксировать такое согласие, однако чтобы у работодателя были доказательства достигнутой договоренности, рекомендуем составить соответствующее соглашение.
Следует учитывать, что наличие полной материальной ответственности не препятствует работнику расторгнуть трудовой договор по своей инициативе до окончательного возмещения ущерба работодателю. Однако расторжение договора не освобождает материально ответственное лицо от обязанности полностью возместить ущерб.
Таким образом, доказать, что ущерб был причинен именно по вине конкретного материально ответственного лица, должен сам работодатель, соблюдая законодательные процедуры и используя необходимый документооборот. Алгоритмы приема, увольнения и привлечения к ответственности материально ответственного лица см. в Схеме.
Пример 7. Соглашение о возмещении работником ущерба с рассрочкой платежа
Мнение эксперта
Раузский Станислав, юрист, специалист по трудовому праву консалтинговой компании «Советникъ»
Стоит отметить, что трудовое законодательство не ограничивает длительность рассрочки по соглашению. То есть срок может быть как кратковременным (один-два месяца), так и более длительным (полгода и несколько лет). И зависит это в наибольшей степени от финансовых возможностей работника, его заработной платы и размера ущерба.
Кстати, если работник уволился и отказался возмещать материальный ущерб, работодатель сможет вернуть оставшуюся сумму только через суд. На практике может возникнуть вопрос: с какого момента начинает течь срок обращения с иском, чтобы его не пропустить?
Напомним, что в соответствии с ч. 2 ст. 392 ТК РФ работодатель имеет право обратиться в суд с требованием о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба. Датой обнаружения ущерба считается либо день, когда организации стало известно о наличии ущерба (дисциплинарный проступок сотрудника зафиксирован), либо день окончания инвентаризации и составления акта. Если ущерб выявлен другим способом, то датой его обнаружения будет считаться день, когда работодателю стало известно о наличии ущерба.
Но как быть в случае с соглашением, особенно когда оно устанавливает длительную рассрочку? Сроки могут быть пропущены. Верховный Суд РФ отмечает, что при наличии заключенного между работодателем и работником соглашения о добровольном погашении долга с рассрочкой платежей годичный срок для обращения в суд исчисляется с момента, когда работник должен был возместить ущерб (внести очередной платеж), но не сделал этого (определение Верховного Суда РФ от 30.07.2010 № 48-В10-5, апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа – Югры от 16.07.2013 по делу № 33-2894/2013).
