Численность службы ДОУ

По какой формуле рассчитывают количество сотрудников службы ДОУ?

Обратите внимание, что в зависимости от объема документооборота организации структура и численность сотрудников службы делопроизводства в настоящее время не рассчитывается. Расчет численности осуществляется в зависимости от трудоемкости и содержания работ, которые выполняются по каждой из функций, осуществляемых службой делопроизводства. То есть сначала необходимо четко регламентировать:

• функции службы делопроизводства, которые она выполняет самостоятельно (например, получение и отправка документов организации, систематизация документального фонда на основе номенклатуры дел и т.п.) и
• функции, в выполнении которых она участвует вместе с другими подразделениями (например, прием-передача документов внутри организации, разработка номенклатуры дел и т.п.).

По каждой из функций необходимо как можно более конкретно выявить и регламентировать содержание работ (действий сотрудников), т.е. технологию работы с документами, которая принята в организации. По каждой из операций нужно проанализировать объемы выработки на одного сотрудника в пересчете на стандартный 8-часовой рабочий день, что делается по материалам оперативного учета и регистрации документов и на основе методов хронометража и фотографий, самофотографий рабочего дня сотрудников. Далее полученные результаты необходимо сравнить с нормативами времени на выполнение делопроизводственных операций, т.е. с нормами выработки. А в зависимости от нормативов времени уже определяется численность сотрудников, необходимых для выполнения той или иной делопроизводственной операции, причем вполне может оказаться, что численность службы делопроизводства действительно можно оптимизировать в сторону сокращения, а не увеличения, поскольку нормы времени достаточно жесткие.