• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» август 2014
  • Рубрика Оформление документов

Служебная и докладная записки

  • 0 комментариев
  • 105 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
В чем разница между служебной и докладной записками? Возможно ли использование служебных записок вместо докладных? Мы произвели пореквизитный анализ этих документов и показали множество образцов полностью оформленных служебных и докладных записок для различных случаев. Объяснили, как организовать их регистрацию, исполнение, сколько потом хранить.
Эта статья будет полезна компаниям, избравшим служебные записки основным средством письменных внутрикорпоративных коммуникаций.



В делопроизводстве используется три вида записок, которые различаются по назначению:

  • служебная записка обычно направляется «по горизонтали», например, от руководителя одного подразделения руководителю другого;
  • докладная записка направляется по вертикали (от подчиненного вверх руководству);
  • объяснительную составляют, как правило, когда у работника требуют письменных объяснений какого-либо инцидента (например, опоздания на работу, причиненного ущерба имуществу работодателя и т.п.).

Пожалуй, самой популярной из перечисленных является служебная, несмотря на некоторые сложности в определении ее статуса как документа. На практике очень многие организации поддерживают довольно обширную внутреннюю переписку именно с помощью служебных записок. Докладные записки менее популярны, т.е. в некоторых организациях направляют служебные записки и «по вертикали», и «по горизонтали» (и это несмотря на то, что докладная записка в числе официальных документов значится – имеет код по ОКУД, а служебная – нет).

Есть ли такой документ?

Как документ служебная записка не имеет официального статуса и не предусмотрена Общероссийским классификатором управленческой информации (ОКУД). Поэтому найти ее определение оказалось непросто. Краткий словарь видов и разновидностей документов (Главархив, ВНИИДАД, М., 1974) толкует служебную записку как записку о выполнении какой-либо работы, направляемой одним должностным лицом другому.

Реквизиты и бланк служебной записки

При оформлении служебной записки опирайтесь на рекомендации ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а конкретные правила оформления этого документа рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте организации.

Стандартная служебная записка содержит следующие реквизиты:

  • наименование вида документа (отмечено цифрой 1 в Примерах со 2 по 4),
  • дата документа (цифра 2 там же),
  • регистрационный номер документа (цифра 3 там же),
  • адресат (цифра 4),
  • ссылка на номер и дату документа (если записка пишется в ответ на запрос или в целях исполнения нормативного акта, см. пометку с цифрой 5 в Примерах 3 и 5),
  • заголовок к тексту (цифра 6),
  • текст документа (цифра 7 в Примере 4),
  • отметка о наличии приложения (если оно имеется, цифра 8 в Примере 5),
  • подпись (цифра 9 в Примере 4),
  • отметку об исполнителе, которая не обязательна (цифра 10 в Примере 4).

Из-за того, что служебная записка является внутренним документом, в ней часто не оформляют такие реквизиты, как «место составления документа» и «наименование организации-автора» (указывая только подразделение). Если с первым изъятием можно согласиться, то со вторым – не стоит.

Дополнительно в ходе своего жизненного цикла служебная записка может приобрести:

  • резолюцию,
  • визы согласования документа,
  • отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

ГОСТ Р 6.30-2003 предлагает на рисунке Б.5 бланк конкретного вида документа, а именно – приказа. Возьмем его за основу, изменим вид документа («ПРИКАЗ» на «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА»), уберем место составления (Москва), добавим наименование подразделения (при внутренней переписке это становится принципиальным) и получаем «стандартный» бланк служебной записки. Результаты наших манипуляций показаны в Примере 1.

Пример 1

Бланк служебной записки, сконструированный по ГОСТу Р 6.30-2003

СвернутьПоказать
Бланк служебной записки, сконструированный по ГОСТу Р 6.30-2003

Но нигде нет запрета на разработку собственных бланков служебных записок, с оформлением и расположением реквизитов в соответствии с принятыми в компании традициями (Примеры 2 и 3).

Пример 2

Бланк служебной записки организации – вариант 1

Вы видите 20% этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.


Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.