• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2014
  • Рубрика Современное делопроизводство

Цветовое кодирование:
примеры использования

Технология цветового кодирования принадлежит к числу незаслуженно обделенных вниманием простых приемов делопроизводства и архивного дела, использование которых порой быстро дает отдачу, сопоставимую с внедрением дорогостоящих современных технологий. Вас ждут конкретные примеры использования цветового кодирования и перечень доступных инструментов для его реализации.


См. статью «Неожиданные идеи использования цветового кодирования»

В самой идее использования цвета для упорядочения книг и документов нет ничего нового, и даже на бытовом уровне все знают, что поставить на место книжку гораздо проще и быстрее, ориентируясь по цвету и рисунку корешка. В такой простейшей форме метод цветового кодирования с давних пор использовался многими российскими организациями, в первую очередь регистратурами медицинских учреждений.

Как было раньше

В прошлом веке ограниченное использование цветового кодирования было связано с проблемой закупки соответствующих канцелярских товаров и с отсутствием оборудования для самостоятельного изготовления наклеек с цветовым кодом (например, цветных принтеров). Именно по этой причине в классических стандартах, инструкциях, рекомендациях и учебниках по делопроизводству данный метод упорядочивания и систематизации дел и документов практически не упоминается.

Недостаток внимания к цветовому кодированию, как мне представляется, связан еще и с тем, что оно у нас использовалось и используется в основном:

  • при работе с массовыми документами временного срока хранения, которые обычно не попадают в архивы организаций и на протяжении всего своего жизненного цикла (от момента создания до уничтожения) хранятся в деловых подразделениях организаций;
  • для обеспечения оперативного доступа к делам и документам всем или нескольким сотрудникам делового подразделения и, что особенно важно, для сокращения числа ошибок при расстановке возвращаемых дел.

Не секрет, что вопросы работы в деловых подразделениях с документами короткого срока хранения меньше привлекали внимание представителей отечественного документоведения.

Что стало теперь

В 21-м веке положение дел с канцелярскими товарами у нас изменилось. Есть возможность приобрести с доставкой в любую точку страны:

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.