Эдуард Шифман, Тамара Мокеева: «Электронный документооборот может автоматизировать работу бухгалтерии»

Кому выгодно перейти на электронный документооборот? Что тормозит его развитие? Как исправить или аннулировать электронные документы? Можно ли выставить электронный счет-фактуру «задним числом»? О тенденциях развития электронного документооборота во взаимоотношениях с госорганами рассказали эксперт сервиса Контур.Диадок Тамара Мокеева и руководитель направления «Электронный документооборот и взаимодействие между предприятиями» Эдуард Шифман.

– Тамара, расскажите, какие виды электронного документооборота существуют на сегодняшний день? Коммерсанты обмениваются электронными документами только с налоговой или между собой тоже все чаще применяют электронные средства связи, например, для обмена счетами­фактурами?

Тамара Мокеева (ТМ): Говоря об электронном документообороте в компаниях, или, как его еще называют, ЭДО, следует различать, во-первых, сдачу отчетности в электроном виде в налоговые, а также иные государственные органы (Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования России, Росстат и прочие), во-вторых, обмен счетами­фактурами и, в-третьих, обмен другими документами между коммерсантом и его контрагентами.

В России возможность передавать документы в электронном виде появилась не так давно – в начале 2000-х годов – с принятием Федерального закона от 28.12.2001 № 180 «О внесении изменения в статью 80 части первой Налогового кодекса Российской Федерации», который позволил налогоплательщикам представлять декларации не только на бумажном носителе, но и в электронном виде. Затем, в 2002 году, вступил в силу Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Эти и другие нормативные правовые акты сформировали законодательную базу для перехода на безбумажную технологию сдачи отчетности по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной цифровой подписи.

– То есть применение ЭДО с самого начала было связано именно с первым вариантом – сдачей отчетности в электронном виде в определенные госорганы?

ТМ: Совершенно верно. Причем в настоящее время некоторые лица обязаны представлять отчетность в контролирующие органы исключительно в электронном виде. Например, плательщики НДС обязаны представлять декларации по НДС в электронном виде через операторов электронного документооборота¹. Компании со среднесписочной численностью сотрудников свыше 100 человек должны сдавать налоговую отчетность в электронном виде². Ну и, наконец, предприниматели со среднесписочной численностью сотрудников более 50 человек обязаны отчитываться в электронном виде в Пенсионный фонд РФ и Фонд социального страхования России³.

– А если вернуться к ЭДО между коммерческими структурами? Как развивается это направление?

ТМ: Что касается электронного документооборота между ними, то нормативная база, регулирующая данную сферу, завершила свое формирование в 2012 году. Так, счет-фактуру стало возможно перевести в электронный вид только в мае 2012 года, сразу после вступления в силу приказа ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@, утвердившего формат электронного документа. Теперь организации и индивидуальные предприниматели могут выставлять электронные счета­фактуры, в том числе корректировочные, первичные бухгалтерские документы, договоры и прочее.

Кстати, в налоговую инспекцию можно подавать не только отчетность в электронном виде, но и другие электронные документы, а также сканы бумажных документов по телекоммуникационным каналам связи⁴.

– Эдуард, мой следующий вопрос будет обращен к Вам. Какие возможности предлагает электронный документооборот между коммерсантами, то есть в сфере b2b?

Эдуард Шифман (ЭШ): Сегодня преимущества ЭДО для большинства пользователей очевидны. Во-первых, предприниматель экономит время: получает документы не в течение недели, а в день их выставления. Во-вторых, снижаются налоговые риски: доставка документов, их сохранность и круглосуточный доступ к ним гарантированы системой электронного документооборота. В-третьих, сокращаются затраты на хранение и обработку документов: их не нужно распечатывать и хранить в бумажных архивах. В-четвертых, работать с электронными документами можно непосредственно из бухгалтерской системы (1С, SAP и других), прием и проверку входящих документов можно автоматизировать. В-пятых, представить электронные документы по требованию налоговой инспекции можно через Интернет.

– Плюсы, безусловно, есть, но все-таки далеко не все переходят на электронный документооборот. Первое, что останавливает, – очевидное увеличение расходов, второе – невозможность заменить счет-фактуру на новую «задним числом».

ТМ: Действительно, сегодня существует ряд моментов, которые несколько тормозят переход бизнеса на электронное взаимодействие. Сейчас Федеральная налоговая служба РФ активно работает над тем, чтобы устранить данные проблемы.

Как Вы верно заметили, при переходе на ЭДО поставщиков услуг связи, электроэнергии и любых других длительных услуг зачастую волнует проблема выставления счета­фактуры «задним числом». Например, при поставке электроэнергии закрывающие документы, в том числе счет-фактура, выставляются обычно в начале следующего месяца. В результате на стыке периодов счета­фактуры покупатель получает уже в следующем квартале, что при обмене в электронном виде будет зафиксировано оператором ЭДО. Вычет НДС можно будет получить уже в следующем квартале. На бумаге дату получения счета­фактуры не видно. При электронном взаимодействии весь процесс прозрачен.

Но в феврале распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 №162-р⁵ была утверждена «дорожная карта» по совершенствованию налогового администрирования. Это перечень мер, которые призваны упростить взаимодействие государства и бизнеса и повысить эффективность коммерческих структур и экономики России в целом. Согласно «дорожной карте» уже разработан проект федерального закона, который поможет решить проблему НДС «на стыке периодов», то есть выставления счетов-фактур «задним числом».

Кстати, у бизнеса возникает ряд вопросов и по хранению электронных документов. Минфин России в письме от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314 отмечает, что хранение информации на машинных носителях следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» с применением электронной цифровой подписи.

С 1 июля 2013 года на смену этому закону пришел Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», согласно которому электронные документы необходимо хранить вместе с электронной подписью. Однако закон однозначно не устанавливает способ и место хранения документов, а также методы их уничтожения. Поэтому организации необходимо самостоятельно определить, каким образом и где хранить электронные документы. Причем в «дорожной карте», о которой я упомянула ранее, прописан ряд мероприятий, посвященных решению данного вопроса.

– А как быть с исправлением и аннулированием электронных документов?

ТМ: К сожалению, никаких нормативных правовых актов, регулирующих процесс исправления электронных первичных бухгалтерских документов, не существует. Если это обычный документооборот, то компании просто уничтожают ошибочный документ и выставляют вместо него верный. Однако отследить процесс уничтожения электронного документа намного сложнее, чем бумажного. Так, электронный документ можно выгрузить из системы и сохранить на рабочем компьютере в нескольких экземплярах. Поэтому удалять электронные документы не всегда безопасно, намного надежнее составить электронное соглашение об аннулировании.

Если вернуться к «дорожной карте», то она предусматривает сокращение количества документов, передаваемых между контрагентами. Не секрет, что в счетах-фактурах и товарных накладных информация зачастую дублируется. Для сокращения объема документооборота (как бумажного, так и электронного) были разработаны форматы универсального передаточного документа (УПД) и универсального корректировочного документа (УКД).

УПД⁶ совмещает функции первичного учетного документа и счета­фактуры, он имеет двойное назначение. При необходимости его можно применять и как подтверждающий операцию первичный документ, и для налоговых целей, связанных с уплатой НДС и получением вычетов. По замыслам чиновников, универсальный передаточный документ, а по сути – расширенная форма счета­фактуры годится на все случаи хозяйственной жизни: не только при передаче материальных ценностей по договору купли­продажи (поставки), но и при оформлении отгрузок, оказании услуг, выполнении работ, передаче имущественных прав.

Что касается универсального корректировочного документа⁷, то в его основе лежит корректировочный счет-фактура и основание для его составления: первичный документ, подтверждающий согласие сторон на изменение стоимости отгруженных товаров, выполненных работ или оказанных услуг⁸.

Как считают налоговики, применение этих двух форм универсальных документов позволит компаниям «закрыть» все потребности, связанные с оформлением передачи какой-либо ценности (товара, услуги, работы или имущественного права) и при этом оптимизировать документооборот.

Хотелось бы также отметить еще несколько нововведений «дорожной карты», которые должны упростить переход бизнеса на электронный документооборот. Например, сейчас в электронном счете­фактуре в качестве страны происхождения невозможно указать Евросоюз или Таможенный союз. Это ограничивает переход на ЭДО компаний-импортеров. Поэтому планируется усовершенствовать форматы счета­фактуры, журналов полученных и выставленных счетов-фактур, корректировочных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж.

Планируется также расширить перечень фактов хозяйственной жизни, оформление которых может быть осуществлено по формату, установленному ФНС России, для последующей передачи таких документов в налоговые органы по телекоммуникационным каналам связи. Скажем, акт приемки ТМЦ.

– Эдуард, какие цифры в сфере применения ЭДО Вы можете озвучить? Как изменился рынок?

ЭШ: Отмечается устойчивый рост числа документов и компаний, вовлеченных в электронный документооборот. Если в первом полугодии 2013 года через систему Контур.Диадок было передано около полутора миллионов электронных документов, а во втором полугодии – пять миллионов, то только за шесть месяцев этого года – более девяти миллионов.

Также заметен рост доли документов, которые передаются в установленных ФНС России форматах. Доля электронных счетов-фактур и товарных накладных достигла 86 процентов общего объема трафика. Это связано с тем, что перевод в электронный вид счетов-фактур и накладных по форме № ТОРГ-12 практически полностью автоматизирует работу бухгалтерии в части учета документов и приводит к значительному экономическому эффекту.

Рынок ЭДО в России постепенно растет. Об этом свидетельствует то, что увеличение трафика за полугодие в большей мере связано с ростом числа структур, переходящих на электронный документо­оборот, и в меньшей степени – с ростом числа документов, отправляемых одним предпринимателем. Мы ожидаем, что этой тенденции будет существенно способствовать реализация «дорожной карты» по совершенствованию налогового администрирования.

– Какие коммерческие структуры наиболее охотно используют электронный документооборот?

ЭШ: Традиционно самый большой вклад в объемы трафика вносят ритейл, телекомы, автодистрибуция, энергосбытовые компании и фармдистрибуция. Это объясняется тем, что существенной статьей расходов предприятий данных отраслей является поддержка бумажного документооборота. Например, каждый месяц телекоммуникационная компания печатает и доставляет тысячи закрывающих документов своим корпоративным клиентам, распределенным по разным регионам России. Поэтому внедрение электронного документо­оборота помогает не только сэкономить время доставки документов, но и снизить расходы на бумажные документы.

Что касается ритейла, то на российский рынок ЭДО принесли международные торговые сети, благодаря им постепенно начала выстраиваться схема электронного взаимодействия. В дальнейшем сети сами начали заставлять поставщиков переходить на электронный документооборот. Это было необходимостью для всех сторон. Затем, в 2012 году, государство признало электронные счета­фактуры легитимными. Тогда и начался рост числа налогоплательщиков, переходящих на электронный документооборот.

Почему это произошло? Торговые сети и поставщики видят реальную пользу от внедрения ЭДО: электронные сообщения о заказе, отгрузке и приемке позволяют не только избавиться от ошибок, обусловленных человеческим фактором и ручным вводом информации, но и приводят к созданию и подписанию электронных первичных документов, которые имеют юридическую значимость и не нуждаются в дублировании на бумаге.

Важно отметить, что кроме крупных компаний на ЭДО постепенно переходит сегмент малого и среднего бизнеса. Помимо контрагентов крупных организаций, которые бесплатно получают электронные документы, к ЭДО самостоятельно подключаются представители малого бизнеса. Для них это дополнительная возможность развития без каких-либо географических ограничений.

– Расскажите про удачные примеры внедрения ЭДО.

ЭШ: КiaMotors RUS – один из самых ярких примеров, когда внедрение ЭДО дает ощутимый результат за довольно короткий срок. Вообще переход на электронные документы особенно актуален для структур с очень большими объемами документооборота. KiaMotors RUS – это именно такая компания. Ежегодно она оформляет два­три миллиона документов. Дополнительная сложность – передача документов. В случае KiaMotors RUS документы доставлялись дилерам обычной или экспресс­почтой, нередко приходилось привлекать штатного курьера. Собирать документы от региональных дилеров дистрибьютор мог в течение целого квартала. Все это приводило к нерациональному использованию времени и лишним расходам. Поэтому идея о переходе на электронный документооборот, озвученная в 2011 году, сразу получила поддержку руководства.

По расчетам проект должен был окупиться в первые полгода. И это несмотря на то, что нужно было наращивать мощности серверов и привлекать стороннюю компанию-интегратора. Опирались на голые цифры: сокращение затрат на покупку бумаги и конвертов, канцтоваров, картриджей и копировальной техники, на доставку документов экспресс­почтой, содержание архивов и зарплату персонала. Спустя всего пять месяцев после завершения пилотных проектов все 160 дилеров начали получать документы от Kia в день их формирования, заодно избавились от необходимости вручную вводить данные в учетные системы. А через шесть месяцев, как и рассчитывали, проект окупился.

Еще один яркий пример – торговая сеть «Елисей». Она перевела более половины поставщиков на электронный документооборот. По приблизительным оценкам к концу года за счет внедрения ЭДО экономия временных и трудовых ресурсов компании составит до 50 процентов.

– Многих останавливает то, что получение сертификата на электронную подпись, которая необходима для электронного документо­оборота, довольно дорогая услуга. К тому же продлевать ее приходится ежегодно. Что происходит сейчас в сфере электронных подписей? Их деление на три категории как-то помогло? Упростило использование ЭДО?

ТМ: Федеральный закон об электронной подписи⁹ утверждает три вида электронной подписи: простую, усиленную квалифицированную и усиленную неквалифицированную. Закон приравнивает электронный документ с квалифицированной электронной подписью (КЭП) к бумажному документу с собственноручной подписью. Иными словами, документ, подписанный КЭП, по определению имеет юридическую силу. Для двух других видов подписи сторонам придется составить письменное соглашение о том, что они признают документы, подписанные таким образом, юридически значимыми.

При этом в законе не говорится, где и какой вид подписи используется. Согласно статье 169 Налогового кодекса РФ электронные счета­фактуры должны быть подписаны только квалифицированной электронной подписью. А вот первичные документы, согласно закону о бухучете¹⁰, могут быть подписаны любым видом подписи.

Выше мы уже говорили о том, что многие сейчас сдают отчетность в налоговые органы в электронном виде. При сдаче данной отчетности они используют квалифицированную электронную подпись. Эти же самые сертификаты КЭП можно применять при подписании электронных счетов-фактур, первичных и прочих документов.

Кстати, сегодня некоторые операторы ЭДО принимают сертификаты не только своих удостоверяющих центров, но и других, которые прошли аккредитацию.

Таким образом, чтобы не усложнять себе жизнь соглашениями о признании и разными видами подписей для разных документов, а также избежать проблем при представлении документов в налоговую, лучше использовать только квалифицированную электронную подпись.

Кроме того, есть еще такое понятие, как «простая электронная подпись». Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом¹¹. Для формирования простой ЭП криптографические средства не используются. Простая электронная подпись реализуется с помощью программного обеспечения, которое программными средствами при входе в конкретную информационную систему конкретного лица с использованием его логина и пароля идентифицирует этого пользователя. Поэтому для согласования документа необязательно покупать несколько квалифицированных электронных подписей, что может значительно упростить внедрение электронного документооборота.