Оформляем банковскую карту для ведения представительских расходов

Банковские карты прочно вошли в нашу жизнь. Действительно, это удобно, поскольку не нужно возить с собой денежные средства. Просто, т.к. можно использовать банковскую карту как в России, так и за рубежом, без необходимости менять средства в «обменнике». А также надежно, ведь не должен выдавать средства через кассу, что позволяет избежать ошибок. Однако банковские карты необходимо правильно оформить. О том, как это сделать, читайте в статье.

Что выбрать: деньги под отчет или оформление карты?

Многие предприятия отказались от «налички», выбрав банковские карты. Конечно, карты защищены от мошенников не на 100%, но имеют целый ряд преимуществ:

1. работодателю не нужно выдавать денежные средства из кассы, кассир при этом более защищен, поскольку нет необходимости перевозить деньги из банка, а следовательно, нет рисков, что их украдут злоумышленники;
2. не нужно создавать дополнительные документы, например, авансовые отчеты;
3. неизрасходованные денежные средства, выданные под отчет, не нужно возвращать в кассу, что, без сомнения, удобно, например, если встреча с контрагентами отложена на неопределенный срок;
4. при перечислении денег на карточку в качестве средств, направляемых на представительские цели, облагать сумму НДФЛ нет нужды.

Напомним, по мнению налоговиков, если оправдательные документы на приобретение товара или за оказанную работу (услугу) отсутствуют либо оформлены с нарушением установленных требований, суммы, выданные подотчетному лицу на хозяйственные расходы, облагаются НДФЛ (письма УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 № 28-11/097861 и от 27.03.2006 № 28-11/23487).

Однако таких рисков не возникнет, если деньги перечислены сотруднику в качестве средств, направляемых на представительские цели на основании подтверждающих документов. При этом ошибки в ­документах не влияют на факт обложения НДФЛ.

Таким образом, оформление банковской карты более удобно, чем ­выдача средств из кассы под отчет.

Оформление карт для представительских нужд

Прежде всего может возникнуть вопрос: зачем оформлять отдельную банковскую карту для ведения представительских расходов, если одна (для перечисления заработной платы) у работника уже есть? Все очень просто. Во-первых, отдельная карта позволяет разграничить средства, которые получает сотрудник в качестве зарплаты, от средств, которые он получает в качестве представительских расходов.

Во-вторых, в отличие от заработной платы, представительские расходы являются нормируемыми. В течение отчетного (налогового) периода они включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный ­(налоговый) период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

В-третьих, представительские расходы могут быть использованы только на определенные цели.

Однако если компания все-таки решит перечислять средства на карту работника, такой вариант тоже возможен. Более того, речь идет даже не о зарплатной карте, а о личной карте работника. Выдача подотчетных сумм путем перечисления их на банковскую карту работника не противоречит действующему законодательству. Об этом заявили Минфин России в письме № 02-03-10/37209 и Казначейство России в письме № ­42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013. Единственное условие для этого – подобный порядок возмещения расходов должен быть предусмотрен в трудовом договоре с работником или в коллективном договоре, ­соглашениях, локальных ­нормативных актах работодателя.

Представительские деньги могут быть потрачены на:

• официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах;
• проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);
• транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего ­органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских ­мероприятий.

Для перечисления представительских расходов мы рекомендуем изготовить отдельную банковскую карту, что позволит, во-первых, отдельно учитывать расходы, во-вторых, перечислять сотруднику на карту ­исключительно сумму представительских расходов.

Алгоритм оформления карт

Чтобы оформить карту для ведения представительских расходов, ­необходимо следовать определенному алгоритму. Рассмотрим его.

Шаг 1. Определите перечень сотрудников, которым будут оформляться карты, а также лимит расходов по карте. Это возможно сделать ­путем издания соответствующего приказа (Пример 1).

Шаг 2. Ознакомить сотрудников с приказом об утверждении лимитов.

Это необходимо для того, чтобы сотрудники понимали, какие денежные средства им будут перечисляться на карту. Кроме того, лицо, ответственное за начисление денежных средств (чаще всего это бухгалтер), должно разъяснить порядок расходования сумм с данной карты. Ведь как мы говорили ранее, деньги не могут быть потрачены на любые цели, например, сотрудник не может приобретать на данные средства ­канцелярские товары или заказать для себя лимузин.

Шаг 3. Ознакомить работников с условиями предоставления банковской карты.

Чаще всего для представительских расходов оформляются дебетовые карты, которые не предусматривают кредитования. Расчетная (дебетовая) карта как электронное средство платежа используется для совершения операций ее держателем в пределах расходного лимита – суммы денежных средств клиента, находящихся на его банковском счете, и (или) кредита, предоставляемого кредитной организацией-эмитентом клиенту при недостаточности или отсутствии на банковском счете денежных средств (овердрафт). На это указано в п. 1.5 положения Банка России от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием». Также сотрудника необходимо ­ознакомить с тем, какие операции он может проводить по карте.

Шаг 4. Возьмите заявление с работника о том, что он согласен на изготовление банковской карты.

Необходимо обратить внимание, что работодатель не может навязать сотруднику оформление банковской карты. Выдать карту можно только по заявлению самого работника (Пример 2).

Шаг 5. Собрать необходимые документы и представить их в банк.

Как правило, для оформления карты необходим договор банка с компанией, а также заявления и копии паспортов работников. Однако при оформлении кредитных карт банки часто запрашивают дополнительные документы и информацию:

• ИНН;
• военный билет;
• водительские права;
• сведения о заработной плате, например, справку по форме № 2-НДФЛ.

Шаг 6. Дождаться выпуска карты.

Обычно карты выдают представители банка работнику под подпись, к карте также прилагается пин-код, который нельзя никому раскрывать. Однако следует помнить, что наличие банковской карты не говорит о том, что сотрудник может тратить денежные средства, содержащиеся на ней, беспрепятственно: для обоснования представительских расходов нужны документы.

Документы для обоснования представительских расходов

Полный перечень документов, который необходимо представить, в законодательстве отсутствует. Однако согласно ст. 252 НК РФ все расходы должны быть экономически обоснованы и документально ­подтверждены. К подтверждающим документам могут относиться:

• приказ о проведении мероприятия (с указанием должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, и лица, ­ответственного за проведение мероприятия и за все произведенные ­расходы);
• договоры;
• чеки;
• программа мероприятия;
• список представителей организации, которые принимают участие в переговорах или в заседаниях руководящего органа;
• перечень делегатов приглашенной стороны (с указанием должностей);
• смета представительских расходов, где следует указать ­предполагаемую величину затрат с разбивкой по конкретным статьям расходов;
• меню, утвержденное директором ресторана (кафе) или руководителем либо директором столовой предприятия (если обед готовился своими силами, в собственной столовой);
• акт (отчет) о величине произведенных представительских расходов, подписанный руководителем организации. В нем должны быть указаны суммы фактически понесенных затрат со ссылкой на ­подтверждающие документы;
• отчет об израсходованных сувенирах (образцах готовой продукции) с указанием, что, кому и в каком количестве вручено;
• договор с переводчиком и акт выполненных работ и т.д.

Помимо первичных учетных документов, подтверждающих факт приобретения товаров (выполнения работ, оказания услуг) (в том числе прилагаемых к авансовому отчету), достаточно любого первичного документа, отвечающего критериям ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухучете), из содержания которого следует, что данные приобретения использованы организацией при проведении мероприятий (письмо ФНС России от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852 «О документальном подтверждении представительских расходов»).

В отношении представительских расходов не предусмотрено конкретного перечня и форм первичных документов, подтверждающих указанные расходы, поэтому любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и производственном характере произведенных расходов, могут служить для их подтверждения в целях налогообложения прибыли.

В частности, документом, подтверждающим обоснованность представительских расходов, может быть отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем организации. При этом все расходы, перечисленные в отчете о представительских расходах, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами (письмо Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288 «О документах, подтверждающих при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль ­организаций представительские расходы»).

Поскольку форма отчета не утверждена законодательно, каждая компания может самостоятельно разработать ее (Пример 3).

Форму отчета целесообразно утвердить либо распорядительным документом, либо установить в качестве приложения к локальному нормативному акту, например, учетной политики компании.

На что можно потратить средства с карты?

Как было указано ранее, средства с карты можно израсходовать на представительские цели, которые определены в законодательстве, скажем, на банкетное обслуживание или встречу делегации в аэропорту, а также на услуги переводчика.

Но некоторые компании любят дарить подарки приглашенным контрагентам, например, спиртные напитки. И ограничений для подобных подарков нет. Но иногда правомерность таких подарков приходится ­доказывать в судебном порядке.

Важно, чтобы расходы были осуществлены при проведении официальных мероприятий и не относились к расходам на отдых и развлечения (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 11.02.2011 по делу № ­А32-8834/2010). В п. 2 ст. 264 НК РФ указано, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений и отдыха. То есть нужно запастись подтверждающими документами.

Нельзя также признать в расходах затраты на проведение мероприятия, не носящего официальный характер (письмо Минфина России от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675). Поэтому лучше подтвердить ­официальный характер мероприятия путем издания соответствующего приказа.

Таким образом, важно не просто оформить карту сотруднику, но и правильно потратить денежные средства.

В заключение необходимо отметить, что сегодня ни одна компания не обходится без представительских расходов, ведь часто важную сделку легче заключить в неформальной обстановке. А банковская карта позволяет не оформлять каждый раз выдачу денег под отчет и чувствовать себя комфортно. Безусловно, это намного удобнее. Но оформив сотруднику карту, нужно помнить о различного рода особенностях, в том числе о нормировании и подтверждении ­представительских расходов.