• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» декабрь 2014
  • Рубрика Информационные технологии

Инициация и планирование внедрения новой СЭД

Предположим, что вы уже осознали острую необходимость внедрения в организации системы электронного документооборота. Однако в этом еще требуется убедить ваше руководство, которое и должно выделить деньги на ее внедрение. Как это лучше ­сделать? А как документировать инициацию проекта в целом?
Ответы на эти вопросы вы получите из уст специалиста по проектному менеджменту с учетом требований ГОСТов и с примерами оформления документов.



Азы проектного менеджмента

Начнем с общих азов проектного менеджмента. В российском стандарте ГОСТ Р 54869-2011 «Проектный менеджмент. Требования к ­управлению проектом» выделены следующие процессы управления проектом:

  • процесс инициации;
  • планирования;
  • организации исполнения;
  • контроля исполнения;
  • завершения.

Процесс инициации плавно перетекает в процессы планирования проекта. Более того, как правило, компании объединяют их в один – инициация, т.к. все-таки достаточно сложно провести черту между ними и сказать четко, где заканчивается инициация и начинается планирование. Частенько эти процессы идут параллельно, чтобы не ­терять времени.

Итак, в вышеупомянутом ГОСТе даны определения таким терминам, как:

  • «проект» (комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального продукта или услуги в условиях временных и ресурсных ограничений),
  • «архив проекта» (структурированный комплект документации проекта, представленный в бумажном и / или электронном виде),
но нет определения термину «документ проекта», хотя управлению документами проекта посвящен целый раздел – 6.

Документирование проекта

С точки зрения российского законодательства, опираться в документировании проектов практически не на что (не считая отраслевых ГОСТов, но об этом далее в статье), поэтому будем разбираться в этом самостоятельно.

Прежде всего в проектной деятельности всю проектную документацию принято делить на:

  • «управленческую» – это те документы, с помощью которых происходит непосредственное управление проектом (протоколы совещаний, отчеты о ходе проекта и т.д.);
  • «продуктовую» – документация на продукт проекта. Именно состав и структура продуктовой документации регулируется отраслевыми ГОСТами. Что касается проектов по внедрению информационных систем, то это ГОСТы серии 34 (Комплекс стандартов на автоматизированные системы). Однако применение этих ГОСТов – дело добровольное (в соответствии со статьей 1 Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»).

Наглядная агитация руководства

Как показывает практика, руководство предпочитает «наглядную» подачу материала. В этом случае необходимость проекта лучше показать в небольшой, но содержательной презентации. Кроме того, руководство мыслит с точки зрения таких понятий, как «выгода», «экономия», «эффективность», потому в презентации рекомендуется сделать акцент на этом.

Если говорить о внедрении систем электронного документооборота (СЭД), то акцентировать внимание руководства необходимо, скорее, на исключении потерь бумажных версий документов, увеличении скорости согласования да и просто повышении уровня исполнительской дисциплины сотрудников, т.к. экономическую выгоду от внедрения системы просчитать достаточно сложно. Для подготовки такой презентации совместно с ИТ-специалистами требуется проанализировать рынок существующих информационных систем с точки зрения их функциональных возможностей, ­сроков внедрения, ­примерной стоимости внедрения, стоимости владения и т.д.

Таким образом, примерная структура презентации для руководства может выглядеть следующим образом:

Пример 1

Структура презентации для собственного руководства необходимости внедрения СЭД

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  нет голосов

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Редакция
и отдел подписки продолжают работать для вас!
Контактные данные здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.