• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» ноябрь 2014
  • Рубрика Современное делопроизводство

Оформляем актуализацию локальных нормативных актов

Конец года – это повод пересмотреть и актуализировать внутренние регламентирующие документы организации (как минимум, обратите внимание на те, что определяют деятельность вашего подразделения). Когда целесообразнее внести изменения, дополнения, а когда лучше заменить старый документ на новый целиком? Как документально оформить разные способы «рокировки» и все зарегистрировать, чтобы потом легко «находить концы»? Как организовать и зафиксировать ознакомление ­отрудников с первоначальным документом и его ­последующими редакциями?


Вспомним, что к локальным нормативным актам (далее – ЛНА) относятся не только «глобальные» и долгосрочные документы типа Инструкции по делопроизводству или Порядка сдачи документов в архив, но и более «компактные», например, некоторые приказы по основной деятельности, указания и распоряжения. Между прочим, за этой группой документов уследить гораздо сложнее. Мы рассмотрим способы ­поддержания в ­актуальном состоянии и тех, и других.

Когда нужно актуализировать ЛНА?

При построении системы ЛНА важно задуматься о поддержании принятых актов в актуальном состоянии. Поэтому ­лучшие практики ­рекомендуют в каждом ЛНА сразу закладывать:

  • периодичность проведения аудита этого документа;
  • должностное лицо, инициирующее процедуру аудита;
  • основания ее запуска.
См. статью «Изменения и дополнения к приказу».

Есть и другой подход – ограничить действие документа календарным годом, тогда его окончание становится поводом для аудита ЛНА.

Но в большинстве организаций не так пристально следят за системой ЛНА. И тогда службе делопроизводства в конце года, как минимум, нужно пересмотреть «свои» регламентирующие документы, которыми она руководствуется в собственной работе: положения, инструкции, ­правила, порядки, регламенты.

Предмет проверки – соответствие утвержденного порядка выполнения процесса фактическому. Как правило, каждый год выявляются расхождения. Причины могут быть любыми: обновились технические или программные средства выполнения процесса, изменились традиции компании или просто были внедрены новые правила, ключевую должность в выполнении процесса занял новый человек с другими ­«талантами», поэтому какие-то обязанности с него сняли, а какие-то добавили.

См. статью «Оформляем по-новому протоколы общих собраний участников ООО и АО».

Кроме того, бывают случаи, когда организация просто обязана пересмотреть свои ЛНА и внести в них корректировки. Обычно это связано с изменением законодательства. Например:

  • в Положении о проведении общих собраний акционеров (или участников ООО) необходимо отразить новое корпоративное действие в связи с появлением 01.09.2014 статьи 67.1 ГК РФ;
  • организации, которые придерживаются государственных стандартов ДОУ, должны пересмотреть свои Инструкции по делопроизводству в связи с недавним введением в действие ГОСТа Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
См. новость «Новый терминологический ГОСТ уже действует».

В отраслях, где с нормами и правилами строго (например, банки или строительство), необходимо готовить изменения в ЛНА заранее, еще до вступления в силу новых нормативных актов, и вводить их в действие одновременно с «законодателем моды».

Еще один повод для актуализации своих ЛНА – изменение ­«действующих лиц», например:

  • наименования компании, ее адреса;
  • состава ответственных за исполнение ЛНА, к примеру, когда принято решение включить в экспертную комиссию технического директора.

Как «не потерять» ЛНА?

Единственный способ не «потерять» ЛНА и круглогодично поддерживать их в актуальном состоянии – любым удобным способом вести базу данных локальных нормативных актов в организации. Причем ­регистрировать надо не только ЛНА, но и все изменения / дополнения к ним.

Хотя ЛНА можно утверждать подписью руководителя на нем самом (оформляется гриф утверждения), чаще это все-таки делают путем издания утверждающего приказа (тогда ЛНА оформляется как его ­приложение). В этом случае в распорядительном документе отражают:

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  2 голоса

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.