Top.Mail.Ru

Организационные мероприятия службы делопроизводства в конце и начале года

Что и как лучше сделать службе делопроизводства при переходе из одного календарного года в другой в рамках своих непосредственных задач по управлению документами организации? Как собрать данные и оформить итоговую запись к номенклатуре дел 2014 года, куда потом передать эти сведения и какие мероприятия на их базе стоит запланировать на следующий год? Как «закрыть» бумажные и электронные регистрационные формы? Что в конце года нужно сделать в СЭД? Какую отчетность стоит подать руководству организации и как интерпретировать ее цифры в свою пользу? Как ­спланировать работу на следующий год?

В конце года все подразделения организации охватывает предпраздничная суета. Но это не только подготовка поздравлений и списков на их рассылку, а и завершение расчетов с клиентами и контрагентами, свое­временная передача актов приемки-сдачи работ и услуг по договорам, заключение дополнительных соглашений на новый срок к продолжающимся договорам, сверка полномочий и сроков действия выданных доверенностей, завершение процедур согласования проектов документов, подготовка отчетов об исполнении заданий, документов и поручений, защита бюджетов на следующий год (и в зависимости от фонда оплаты труда – согласование штатных расписаний) и даже попытки избавиться от документов, которые еще не стали архивными и т.п. Во всех этих процедурах служба делопроизводства является обязательным участником или помощником, ответственным исполнителем и «регистратором», общекорпоративным координатором и «курьером».

Подведением итогов, формированием аналитических отчетов и составлением планов по основным направлениям собственной деятельности службе делопроизводства приходится заниматься в самом конце декабря и в первые после новогодних праздников январские дни.

Рассмотрим некоторые организационные мероприятия по основным направлениям деятельности службы делопроизводства, которые обеспечивают непрерывность, последовательность и системный подход к ­технологии делопроизводства и о которых не следует забывать.

Систематизация документального фонда

Служба делопроизводства отвечает за систематизацию документального фонда организации путем разработки номенклатуры дел, которая является многофункциональным документом. В момент ее утверждения на следующий год она выполняет свою функцию как плановый и организационный документ, а через год она становится в основном учетным и отчетным документом, т.к. в январе года, следующего за годом действия номенклатуры, к ней составляется итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел.

В ноябре-декабре прошлого года в приказ об утверждении номенклатуры дел на 2014 год служба делопроизводства должна была предусмотрительно включить пункт с поручением представить в службу делопроизводства итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений на 2014 год, подписанные руководителями подразделений, причем не позднее 20-х чисел января 2015 г. Если этого не было сделано, то в декабре текущего года необходимо успеть подготовить приказ по административно-организационной деятельности (срок хранения – 5 лет) со следующими «поручительским» пунктом:

Пример 1. Поручительский пункт приказа о предоставлении в службу делопроизводства сведений из подразделений о количестве заведенных дел за год

Руководителям структурных подразделений к 20.01.2015 представить в отдел ДОУ сведения о категориях и количестве дел (папок) с документами в бумажной форме, директорий и папок коллективного пользования с электронными документами, образовавшихся в деятельности подразделения в 2014 году, по форме <. .>

Форма итоговой записи может быть просто заимствована из Приложения 7 к Основным правилам работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002) или перенесена из Приложений № 18 и 19 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). При необходимости в эту утвержденную форму можно дополнительно внести графу для учета электронных документов, созданных в виде электронного оригинала и подлежащих формированию в электронные дела (показана в ­Примере 2, мы добавили в нее графу 3).

А в январе 2015 года на основании номенклатур дел и итоговых запи­сей к ним, полученных от структурных подразделений, необходимо перенести сведения о заведенных «переходящих» делах в сводную номенклатуру дел организации и оформить итоговую запись к ней, которую подписывает руководитель службы делопроизводства.

Итоговая запись к сводной номенклатуре дел на 2014 год передается в архив организации (в дело фонда), а если организация является источником комплектования – то и в государственный или муниципальный архив (в соответствующее наблюдательное дело источника...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Какую отметку использовать в номенклатуре дел – ЭПК или ЭК?

Поводом для написания этой статьи стал актуальный вопрос читателя: «Мы сейчас составляем номенклатуру дел на 2015 год. Сроки хранения и статьи проставляем по Перечню типовых управленческих документов 2010 года. В некоторых статьях есть отметка «ЭПК», а у нас – только ЭК (экспертная комиссия в ­филиале). Мы должны указывать сроки как в Перечне (с ЭПК) или как в жизни (с ЭК)?»

Оформляем актуализацию локальных нормативных актов

Конец года – это повод пересмотреть и актуализировать внутренние регламентирующие документы организации (как минимум, обратите внимание на те, что определяют деятельность вашего подразделения). Когда целесообразнее внести изменения, дополнения, а когда лучше заменить старый документ на новый целиком? Как документально оформить разные способы «рокировки» и все зарегистрировать, чтобы потом легко «находить концы»? Как организовать и зафиксировать ознакомление ­отрудников с первоначальным документом и его ­последующими редакциями?

Доверенности: порядок оформления и отмены

Как оформить выдачу доверенности организацией другому юридическому или физическому лицу? Какие идентифицирующие сведения «об участниках» и какой состав реквизитов стоит оформить (что лучше добавить к обязательному минимуму)? Чьи подписи нужны, когда ставить печать, использовать ли бланк организации? Как ­составить генеральную, специальную и разовую доверенности? Как отозвать доверенность раньше окончания ее срока: каков алгоритм действий, нужен ли приказ, как составить и направить извещения представителю и другим ­заинтересованным лицам, когда доверенность будет считаться отмененной? Нужно ли актировать факт утери доверенности? Какие формулировки в доверенности и извещениях дополнительно обезопасят доверителя? Как вести учет доверенностей? Что стоит сделать в конце года?

Конфиденциальные документы в номенклатуре дел

Как отразить документы с ограниченным доступом в номенклатуре дел? Если их очень мало или среднее количество, то их можно по-разному включить в обычную номенклатуру дел. Но когда их становится много, то пора разрабатывать ­отдельную номенклатуру. В статье мы показали все три варианта.

Разработка номенклатуры дел: классика жанра

В конце года служба делопроизводства разрабатывает номенклатуру дел (или актуализирует существующую) на следующий год. Статья подскажет вам, как лучше провести эту работу: систематизировать все документы организации, сформулировать заголовки дел и определить им сроки хранения, подготовить проект номенклатуры дел, подписать, согласовать и утвердить его, что нужно будет сделать по окончании делопроизводственного года. Опубликован образец сводной номенклатуры дел коммерческой организации на 2011 год со ссылками на статьи уже нового Перечня типовых управленческих архивных документов со сроками хранения.

Конфиденциальные документы в номенклатуре дел

Как отразить документы с ограниченным доступом в номенклатуре дел? Если их очень мало или среднее количество, то их можно по-разному включить в обычную номенклатуру дел. Но когда их становится много, то пора разрабатывать ­отдельную номенклатуру. В статье мы показали все три варианта.

Какую отметку использовать в номенклатуре дел – ЭПК или ЭК?

Поводом для написания этой статьи стал актуальный вопрос читателя: «Мы сейчас составляем номенклатуру дел на 2015 год. Сроки хранения и статьи проставляем по Перечню типовых управленческих документов 2010 года. В некоторых статьях есть отметка «ЭПК», а у нас – только ЭК (экспертная комиссия в ­филиале). Мы должны указывать сроки как в Перечне (с ЭПК) или как в жизни (с ЭК)?»

Оформляем актуализацию локальных нормативных актов

Конец года – это повод пересмотреть и актуализировать внутренние регламентирующие документы организации (как минимум, обратите внимание на те, что определяют деятельность вашего подразделения). Когда целесообразнее внести изменения, дополнения, а когда лучше заменить старый документ на новый целиком? Как документально оформить разные способы «рокировки» и все зарегистрировать, чтобы потом легко «находить концы»? Как организовать и зафиксировать ознакомление ­отрудников с первоначальным документом и его ­последующими редакциями?