• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» декабрь 2014
  • Рубрика Современное делопроизводство

Организационные мероприятия службы делопроизводства
в конце и начале года

Что и как лучше сделать службе делопроизводства при переходе из одного календарного года в другой в рамках своих непосредственных задач по управлению документами организации? Как собрать данные и оформить итоговую запись к номенклатуре дел 2014 года, куда потом передать эти сведения и какие мероприятия на их базе стоит запланировать на следующий год? Как «закрыть» бумажные и электронные регистрационные формы? Что в конце года нужно сделать в СЭД? Какую отчетность стоит подать руководству организации и как интерпретировать ее цифры в свою пользу? Как ­спланировать работу на следующий год?


В конце года все подразделения организации охватывает предпраздничная суета. Но это не только подготовка поздравлений и списков на их рассылку, а и завершение расчетов с клиентами и контрагентами, свое­временная передача актов приемки-сдачи работ и услуг по договорам, заключение дополнительных соглашений на новый срок к продолжающимся договорам, сверка полномочий и сроков действия выданных доверенностей, завершение процедур согласования проектов документов, подготовка отчетов об исполнении заданий, документов и поручений, защита бюджетов на следующий год (и в зависимости от фонда оплаты труда – согласование штатных расписаний) и даже попытки избавиться от документов, которые еще не стали архивными и т.п. Во всех этих процедурах служба делопроизводства является обязательным участником или помощником, ответственным исполнителем и «регистратором», общекорпоративным координатором и «курьером».

Подведением итогов, формированием аналитических отчетов и составлением планов по основным направлениям собственной деятельности службе делопроизводства приходится заниматься в самом конце декабря и в первые после новогодних праздников январские дни.

Рассмотрим некоторые организационные мероприятия по основным направлениям деятельности службы делопроизводства, которые обеспечивают непрерывность, последовательность и системный подход к ­технологии делопроизводства и о которых не следует забывать.

Систематизация документального фонда

Служба делопроизводства отвечает за систематизацию документального фонда организации путем разработки номенклатуры дел, которая является многофункциональным документом. В момент ее утверждения на следующий год она выполняет свою функцию как плановый и организационный документ, а через год она становится в основном учетным и отчетным документом, т.к. в январе года, следующего за годом действия номенклатуры, к ней составляется итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел.

См. статью «Разработка номенклатуры дел: классика жанра» Статья подскажет, как систематизировать все документы организации, сформулировать заголовки дел и определить им сроки хранения, подписать, согласовать и утвердить номенклатуру, что нужно сделать по окончании делопроизводственного года

В ноябре-декабре прошлого года в приказ об утверждении номенклатуры дел на 2014 год служба делопроизводства должна была предусмотрительно включить пункт с поручением представить в службу делопроизводства итоговые записи к номенклатурам дел структурных подразделений на 2014 год, подписанные руководителями подразделений, причем не позднее 20-х чисел января 2015 г. Если этого не было сделано, то в декабре текущего года необходимо успеть подготовить приказ по административно-организационной деятельности (срок хранения – 5 лет) со следующими «поручительским» пунктом:

Пример 1

Поручительский пункт приказа о предоставлении в службу делопроизводства сведений из подразделений о количестве заведенных дел за год

СвернутьПоказать

Руководителям структурных подразделений к 20.01.2015 представить в отдел ДОУ сведения о категориях и количестве дел (папок) с документами в бумажной форме, директорий и папок коллективного пользования с электронными документами, образовавшихся в деятельности подразделения в 2014 году, по форме <. . .>

Пример 2

Рекомендуемая нами форма итоговой записи к номенклатуре дел

СвернутьПоказать
См. статью «Номенклатура дел: организационный алгоритм для службы делопроизводства» Вы поймете, как организовать работу так, чтобы не составлять самостоятельно номенклатуру дел за все подразделения

Форма итоговой записи может быть просто заимствована из Приложения 7 к Основным правилам работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002) или перенесена из Приложений № 18 и 19 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). При необходимости в эту утвержденную форму можно дополнительно внести графу для учета электронных документов, созданных в виде электронного оригинала и подлежащих формированию в электронные дела (показана в ­Примере 2, мы добавили в нее графу 3).

Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё


на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.
за 300 руб.

  1 голос

Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы

Вниманию тех, кто оформил подписку через ООО «Межрегиональное агентство подписки» (ООО «МАП»): важная информация для вас размещена здесь.

Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.